Prestar/divulgar informações

• São importantes quando a informação é controversa, tem fortes implicações nos participantes, necessita ser discutida para ser entendida, e/ou há vantagens em ser transmitida pessoalmente (ex. nova política de distribuição de lucros para os colaboradores).
• São mais eficazes para clarificar informação escrita já detida pelos participantes do que para apresentar informação pela primeira vez.
• Dependendo do seu teor, podem albergar um número de participantes superior ao que é desejável em reuniões de outros tipos (exemplo: tomada de decisão).
• Não faz sentido quando as mensagens são simples e/ou não requerem interação.

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Desenvolver novas ideias

• Em sessões de brainstorming as ideias podem emergir de modo mais aberto, espontâneo e não autoritário.
• Podem apresentar excelentes meios de preparar reuniões posteriores de tomada de decisão, na medida em que podem permitir a geração de soluções alternativas para os problemas.
• É fundamental que a participação seja espontânea.
• Não devem incluir mais do que 7-10 participantes.

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Delegar tarefas ou responsabilidades

• Por vezes, após a decisão tomada, é necessário reunir para distribuir tarefas e responsabilidades às pessoas que irão implementá-la.
• Embora essa distribuição possa ser feita sem uma reunião, esta pode ser necessária para que as pessoas compreendam as interligações entre as várias tarefas e funções e, assim, harmonizem as suas ações.
• Mesmo quando as responsabilidades já foram atribuídas, uma reunião pode ser necessária para clarificar detalhes específicos.

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Gerir a colaboração interpessoal

• Os participantes trabalham em conjunto para preparar relatórios, desenvolver projetos, coordenar o trabalho etc.
• A coordenação das atividades é beneficiada quando as pessoas de vários departamentos podem adquirir, por meio da interação, a visão de conjunto da organização.
• Quando um processo engloba gestores e subordinados, os gestores podem divulgar os sucessos alcançados e explicar as mudanças futuras, os subordinados podem colocar questões, solicitar esclarecimentos, compreender os mecanismos da mudança, e propor ideias e sugestões.

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Persuadir

Os participantes são convocados tendo em vista que a gerencia deseja obter o seu apoio para um determinado projeto/decisão. A persuasão é mais difícil quando as pessoas não têm participação no projeto ou na tomada de decisão.

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Proporcionar formação

• Idealmente, as sessões de informação não devem conter mais do que 15-20 participantes.
• É necessário desenvolver um clima de participação ampla e envolvimento de todos.
• Representam uma excelente oportunidade de compartilhar conhecimentos e experiências, ocorre aprendizagem mútua.

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Inspirar e promover entusiasmo

O objetivo é promover o entusiasmo das pessoas para com a empresa e os seus produtos, encorajar o espírito de equipe, melhorar a interação e clima organizacional etc. O reconhecimento dos sucessos individuais ou grupais pode constituir um excelente modo de alcançar tal meta.

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Tomar decisões

Visam, sobretudo, reconciliar opiniões divergentes e congregar conhecimentos, vontades e experiências, tendo em vista produzir decisões de melhor qualidade do que as emergentes de decisões individuais. O brainstorming e outros métodos fomentadores da criatividade podem ser utilizados para identificar as causas do problema ou descortinar diferentes possibilidades de ação.

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