Outro aspecto fundamental é a necessidade de que a política de comunicação seja materializada na forma de um documento. Esse documento deve ser amplamente divulgado junto aos públicos de interesse da empresa (como dito anteriormente), tanto internos quanto externos.

Essa documentação da política ajuda a torná-la referência para todo o trabalho de comunicação da organização, expressando não só uma intenção, mas compromisso dela em promover o melhor relacionamento possível com seus stakeholders.

O autor cita, como pressupostos básicos para uma política de comunicação, sua vinculação com o processo de gestão da empresa, com a cultura organizacional (especialmente por meio da atenção aos valores organizacionais), além de estrutura profissionalizada, recursos (financeiros, tecnológicos etc.) e vontade política para sua efetiva implementação.

Nessa ótica, fundamental também atentar, além do alinhamento estratégico, a princípios de responsabilidade social, que a maior parte das organizações declara procurar seguir atualmente.

Outra preocupação expressa por Bueno quanto à formulação dessa política é a priorização dos públicos internos – como referenciado anteriormente, ao estudarmos a comunicação de crise. Muitas vezes, as empresas acabam dando maior atenção aos públicos externos, quando o envolvimento e o engajamento de funcionários e colaboradores, num primeiro momento, é fundamental para o sucesso da política de comunicação.

O público interno pode se constituir no maior defensor da comunicação da empresa e, no dia a dia, é agente fundamental dela – não apenas o pessoal da própria área de comunicação.