Os bens e direitos de uma entidade são registrados em contas que especificam o tipo e o valor de cada ativo. A soma dos valores registrados em cada conta representa o total do Ativo da entidade.
Todos os valores registrados no ativo possuem correspondência no passivo ou no patrimônio Líquido, pois os bens e direitos são adquiridos pela redução do próprio ativo ou pelo aumento do passivo ou do patrimônio líquido.
Débito e Crédito são palavras convencionadas para indicar se uma transação aumenta ou diminui o ativo, passivo ou patrimônio líquido de uma companhia, e a transações são registradas nas contas por meio de lançamentos.
Diferentes usuários possuem interesse nas informações relativas aos valores patrimoniais das entidades. Por isso, todas as transações, expressas em termos monetários, devem ser registradas para que se possam avaliar as alterações no patrimônio da entidade.
O registro das transações deve ser realizado de forma cronológica e sequencial no Diário. Este livro de escrituração está sujeito às formalidades extrínsecas e intrínsecas e apresenta os lançamentos contendo os seguintes dados: data da operação; conta a ser debitada; conta a ser creditada; histórico da operação, com a menção das características principais dos documentos comprobatórios da transação e valor da operação.
O Razão constitui-se em um livro muito importante, já que por meio dele é apurado o saldo de cada conta. Ele facilita também a verificação do trabalho contábil, uma vez que os saldos obtidos podem ser relacionados para confirmar a igualdade dos débitos e créditos. Este relatório no qual são separadas as contas devedoras e credoras e confirmado se o total dos débitos corresponde ao total dos créditos é denominado Balancete de Verificação.