Resumo

Os líderes e os administradores têm muito em comum, com algumas diferenças. Talvez a diferença mais importante seja a capacidade de comunicar-se de forma efetiva.

A comunicação cria significado para as pessoas. Ou deveria criar. É a única maneira pela qual qualquer grupo, pequeno ou grande, pode alinhar-se em apoio às metas abrangentes de uma organização. Transmitir a mensagem de forma inequívoca para cada nível é a chave para o processo criativo e que, uma vez mais, distingue os administradores dos líderes.

Uma das piores frases numa situação de trabalho é: "eu não sabia". Se você não sabia qual era o objetivo, não tinha chance de chegar ao destino. Se você não sabia quais eram as alternativas, não tinha como tomar uma boa decisão. Se não sabia quais as ameaças, não tinha como evitá-las. Daí a importância da comunicação, que está para a organização como o fluxo sanguíneo está para o corpo humano.

Além de informações sobre o que fazer e com quem fazer, o empregado necessita de informação que o estimule na realização.

Assim, os principais tipos de informações são:

Em relação às redes de comunicação, experiências compararam 3 sistemas de comunicação: a roda, o círculo e a estrela.

Para tarefas simples, a Rede I em roda dava soluções mais rápidas e eficientes, isto é, com menos contatos. A pessoa na posição central desempenhava papel de coordenador e, de modo geral, ficava muito satisfeita. Porém, os membros periféricos da roda ficavam menos satisfeitos do que os membros de outras redes menos eficientes.

Quando a tarefa era complexa e incerta, por exemplo, identificar uma bolinha manchada, cuja cor era de difícil descrição, na Rede III em estrela era mais rápida para resolver o problema. Além disso, conseguia descobrir novos métodos de resolvê-lo. Na Rede III não havia barreiras artificiais impostas à comunicação coletiva. O resultado foi que um coordenador sempre emergia. A Rede II, correspondente ao círculo, era a mais lenta das três redes. Não havia um coordenador com quem começar, como na roda, e uma vez que ninguém podia comunicar-se com todos, não emergia nenhum coordenador.

Os ajustes dos processos de comunicação, são apoiados por pesquisas que defendem a ideia de que maior incerteza, complexidade e interdependência intensificam as necessidades de processamento de informações. Elas também comprovam a ideia de que as empresas eficientes engendram sistemas de comunicação que se adequam às suas necessidades de processamento de informação, por meio de mecanismos apropriados de estrutura e coordenação.

As variações nas características das tarefas pedem adaptações correspondentes às práticas e estilos de administração. Tarefas simples exigem pouca comunicação, ao passo que as tarefas complexas e incertas exigem mais comunicação durante sua execução.

Os departamentos funcionais, as estruturas altas, os planos detalhados e as chefias diretivas podem atender bem a necessidade de informação de uma empresa que realiza trabalho certo e relativamente simples. Por outro lado, os departamentos por clientes ou produtos, as estruturas matriciais e as estruturas relativamente baixas podem prover melhor as necessidades de processamento de informação da empresa que realiza um trabalho complexo e relativamente incerto.

Seja qual for a distribuição de tempo, uma comunicação isolada deve ser considerada pelo impacto que possa causar no processo decisório, seja ela uma troca de informações com: superiores, subordinados e colegas de outros departamentos.

Um modelo adequado de empresa, com mecanismos adequados de coordenação, não garante a eliminação das dificuldades com a comunicação. As pessoas conversam entre si e assim transmitem a maior parte das comunicações empresariais.

Quando organizamos a atividade de um grupo ou de uma equipe, devemos levar em consideração o processo de comunicação, que envolve pelo menos um emissor, um receptor e a compreensão do receptor.