Um sistema de controle eficaz não apenas indica quando ocorre um desvio significativo, mas também sugere qual ação deveria ser implementada em cada situação. Ou seja, ele deveria mostrar o problema e especificar uma possível solução. Isto muitas vezes é feito estabelecendo orientações do tipo se... então. Por exemplo, "se as receitas da unidade caírem mais de 10%, então os custos devem ser revistos e reduzidos na mesma proporção".

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Tanto os administradores quanto os empregados irão procurar "se dar bem" nos critérios que são controlados. Se a administração controla o desempenho por meio de uma única medida, como lucro por unidade, o pessoal tende a se concentrar apenas neste ponto. Medidas múltiplas de desempenho diminuem este enfoque limitador. Como a manipulação é mais difícil do que no caso de uma medida única, tendem a desestimular os esforços de forjar dados para "parecer bem". Além disso, como o desempenho raramente pode ser avaliado de forma completamente objetiva, os critérios múltiplos permitem medir as variações de forma mais precisa.

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Como os administradores não podem controlar todas as atividades, eles deveriam focar seus instrumentos de controle nas exceções. Esse " princípio da exceção", proposto por Taylor, assegura que um administrador não seja inundado por informações sobre pequenas variações em relação ao padrão. Por exemplo, se uma organização tiver uma política de delegar aos supervisores autoridade para conceder aumentos aos empregados de até R$ 200,00 por mês e fazer despesas de capital de até R$5.000,00, somente os desvios acima desses valores deveriam exigir aprovação dos níveis hierárquicos mais elevados. Estes padrões são parte do limite de autoridade estrutural, liberando a administração de controlar gastos rotineiros.

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A administração não pode controlar tudo o que acontece na organização. E, mesmo se pudesse, os benefícios não justificariam os custos nem os esforços despendidos. Por isso, os administradores devem controlar os fatores que abrangem atividades, operações e eventos cruciais para a empresa. Você pode se concentrar onde os desvios têm maior possibilidade de ocorrer, ou onde uma variação causaria maior dano. Por exemplo, se o custo da mão de obra é de R$ 20.000,00 e o custo de correio é de R$ 50,00 por mês, é fácil notar que um aumento de 5% no primeiro é muito mais crítico do quer um aumento de 20% no segundo. Assim, a administração deveria estabelecer controles para os pontos mais importantes das áreas-chave de desempenho ou de resultado que são os aspectos da que têm de funcionar eficazmente para que a organização tenha sucesso. Algumas dessas áreas-chave são: na produção - qualidade, quantidade e custo; no marketing - volume de vendas, despesas de vendas e desempenho dos vendedores; em recursos humanos - relações trabalhistas, rotatividade e absenteísmo; em finanças - gastos de capital, controle de estoques e liquidez.

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Os padrões de controle devem ser razoáveis e possíveis de serem atingidos. Se forem elevados demais, eles podem desmotivar os empregados que não querem se arriscar a serem vistos como incompetentes. Estes podem acusar os superiores de exigir demais, ou podem recorrer a atalhos antiéticos para atender aos padrões. Os controles deveriam reforçar os padrões que desafiam as pessoas a atingir níveis de desempenho mais elevados, desde que não sirvam para desmotivar nem incentivar a mentira.

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Os controles que não podem ser entendidos pelos usuários não possuem valor. Algumas vezes, é preciso substituir um controle simples por instrumentos sofisticados. Entretanto, se o sistema for de difícil compreensão, pode causar erros, frustrar empregados ou até mesmo ser ignorado.

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Um sistema de controle deve ser econômico em sua operacionalização, justificando os benefícios produzidos com relação aos custos ocorridos. Para minimizar os custos, a administração deve ativar a menor quantidade possível de controles, limitando-os aos estritamente necessários para garantir a consecução dos resultados desejados.

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Os controles deveriam chamar a atenção da administração para que a ação se dê em tempo hábil, prevenindo efeitos mais sérios sobre o desempenho de uma unidade. Mesmo a melhor informação tem pouco valor se for ultrapassada. Um sistema de controle eficaz deve fornecer a informação no tempo certo.

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É a qualidade de fornecer dados corretos e confiáveis. Um sistema de controle que já tem informações imprecisas pode levar uma administração a não agir quando devia ou responder a um problema que não existe. Um sistema de controle preciso e confiável deve produzir informações válidas.

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