O balanço social surge como um instrumento para delimitar e definir a responsabilidade da organização (Chiavenatto, 1995).

a) etapa política: é a fase da tomada de consciência por parte da direção da organização quanto à necessidade do balanço social, como um instrumento de relações públicas;

b) etapa técnica: quando surge a exigência de um sistema de informação social, e o balanço social é um instrumento válido para isso;

c) etapa de integração dos objetivos sociais: quando o processo decisório passa a integrar os novos objetivos sociais, como reflexo da ideia da responsabilidade social, nos diversos níveis da organização, o balanço social passa de um mero instrumento de informação-comunicação para um sistema de administração. Tais objetivos são tratados com a mesma força dos econômicos, afetando profundamente o processo de tomada de decisão organizacional.

Deste modo, o balanço social passa a ser um sistema de informação dirigido ao público a respeito do comportamento socialmente responsável da organização, o qual mostra se a organização está fazendo um bom trabalho ou não, seja do ponto de vista dos seus participantes, dos seus acionistas, dos seus clientes, do público geral e da comunidade.