A cada exercício social (normalmente, um ano) a empresa
deve apurar o resultado dos seus negócios. Para saber se obteve
lucro ou prejuízo, a contabilidade confronta a receita (vendas)
com as despesas. Se a receita foi maior que a despesa, a empresa teve
lucro, se a receita foi menor que a despesa, teve prejuízo.
A Receita corresponde, em geral, a vendas de mercadorias
ou prestações de serviços. Ela é refletida
no balanço através da entrada de dinheiro no Caixa
(Receita à Vista) ou entrada em forma de direitos a receber
(Receita a Prazo) – Duplicatas a Receber.
A Despesa é todo sacrifício, todo
esforço da empresa para obter Receita (todo consumo de bens
ou serviços com o objetivo de obter Receita). É um
sacrifício, um esforço para a empresa. Ela é
refletida no balanço por meio de uma redução
do Caixa (quando é paga no ato – à vista) ou
mediante um aumento de uma dívida – Passivo (quando
a despesa será paga no futuro – a prazo).
A despesa
pode, ainda, originar-se de outras reduções de Ativo (além
do caixa), como é o caso de desgastes de máquinas (depreciação)
e outros.