Para compreender como os dados são organizados em uma base de dados, devemos entender a hierarquia de dados. Para isso, vamos utilizar o exemplo dos dados dos clientes de uma loja mostrado na figura a seguir.

A coleção de dados dos clientes inclui nome, sobrenome, endereço e telefone. A menor parte de uma base de dados é o caractere, ou seja, uma letra que forma o nome, o endereço e o telefone.

É comum também a representação dos registros por meio de tabelas, onde cada linha da tabela com exceção da primeira linha (cabeçalho) corresponde a registros.

Diversos caracteres formam o chamado campo (field) que contém um dado acerca da entidade cliente como o nome, o endereço ou o telefone.

O conjunto de dados sobre uma mesma entidade (nome, endereço e telefone do cliente) forma o registro (record) que seria o equivalente digital das antigas fichas em papel.

O conjunto de registros é mantido em arquivos e o conjunto de arquivos forma a base de dados.

Entretanto, é bom ressaltar que existem bases de dados com apenas um arquivo de registros. É importante salientar que os campos não armazenam apenas letras e números, eles podem armazenar informações multimídia como fotos, vídeos e sons.