| Disseminação
do conhecimento - A maioria do trabalho que utiliza o conhecimento
é realizado dentro dos escritórios. São utilizados
então sistemas de escritório que têm por finalidade
aumentar a produtividade dos trabalhadores da informação dentro
do escritório. Esses sistemas permitem o gerenciamento de documentos
(criação, armazenagem, recuperação e disseminação),
a gestão de agendas (agendamento de reuniões), os contatos
(dados referentes a funcionários, fornecedores e clientes), as ferramentas
de comunicação e os dados do escritório.
O grande problema enfrentado pelas organizações na implantação de programas de gestão do conhecimento é que a maioria da documentação está armazenada em papéis, exigindo a utilização de sistemas de digitalização de documentos. Entretanto, mesmo com a utilização desses sistemas, ainda é preciso manter uma grande quantidade de papéis, pois documentos digitalizados não possuem valor legal reconhecido. De qualquer forma, a grande vantagem da digitalização de dados é reduzir a circulação de documentos em papel na empresa e a facilidade de pesquisa e consulta desses documentos dentro por meio da intranet da empresa. Além dessas funcionalidades básicas de gestão de documentos, existem alguns sistemas que permitem o controle de alterações e versões de documentos, possibilitando ainda a pesquisa de documentos pelo seu conteúdo. Sem dúvida, a aquisição de um sistema em rede com essas funcionalidades como os da IntraNet solutions e da Open Text pode ser interessante e, em alguns casos, quase indispensável para grandes empresas. Entretanto,
empresas pequenas e de médio porte podem utilizar o próprio
Microsoft Word para funcionalidades, como o controle de alterações.
Ferramentas como o Google Desktop também permitem a indexação
de documentos e a pesquisa por documentos que tenham palavras-chave específicas
em seu conteúdo. |
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