A comunicação humana pode ocorrer em diversos níveis e formas. O processo de negociação tende a ser tanto mais eficiente quanto maior for a capacidade de comunicação das partes envolvidas.

Lasswel, em 1948, propôs um esquema que subdivide a comunicação em cinco elementos essenciais: emissor, receptor, mensagem, meio e feedback. Porém, esse esquema tradicional linear emissor/receptor é equivocado, porque acaba passando a ideia de comunicação unidirecional, na qual o receptor é um agente passivo dentro do processo de comunicação.

Para que haja boa comunicação, é preciso que haja uma sintonia entre o emissor e o receptor e que seja dedicada especial atenção ao feedback, porque, nas negociações, ele assume papel fundamental. O feedback pode ser oral, por escrito, por meio de gestos, expressões e tons de voz.
Porém, para que o feedback possa ser útil em um processo negocial, é preciso que as partes estejam dispostas a ouvir.

A habilidade de saber ouvir é essencial a um negociador. Saber ouvir compreende mais do que escutar a mensagem do emissor, significa entendê-la e absorver as informações que foram passadas. O bom ouvinte presta atenção não só nas palavras, mas também nos gestos, na voz e nas emoções que o seu interlocutor emprega ao transmitir a mensagem. Quem sabe ouvir consegue fortalecer os seus argumentos e consequentemente aprimorar o processo negocial.

Quando analisamos os aspectos relacionados ao conceito de negociação, observamos que vários deles estão ligados ao processo de comunicação: a persuasão, a informação, a busca de acordo e a própria comunicação em si mesma. Na verdade, a negociação é basicamente conversação e significa a prática habitual do diálogo. Diálogo pressupõe uma troca na qual as pessoas falam e escutam.

Ouvir com atenção o que o emissor transmite é fundamental para uma boa comunicação. Em negociações, é comum as partes avaliarem que já sabem o que o outro vai dizer, o que se reflete muitas vezes em interrupções ao emissor da mensagem. Esse é um tipo de “ruído” na comunicação que precisa ser evitado, pois muitas vezes esse tipo de atitude gera conflitos.

Entre todas as possíveis falhas de comunicação, provavelmente a mais comum relaciona-se a divergências de linguagem. Isto é, muitas vezes a linguagem do emissor difere da linguagem do receptor, o que dificulta em muito o entendimento. Quando se emite uma mensagem é sempre necessário que se leve em consideração para quem esta mensagem está sendo emitida para, então, torná-la a mais clara possível ao receptor.