A autoridade, numa burocracia, deve-se às normas racional-legais, em vez da dominação tradicional. As normas são válidas, não porque a tradição as legitime, mas porque, sendo racionais, levam aos fins visados. Elas são legais e conferem à pessoa investida autoridade e poder de coação sobre os subordinados tendo à sua disposição meios coercitivos capazes de impor disciplina. A autoridade burocrática é baseada no Direito.

As normas são escritas e exaustivas. A norma tradicional não precisa ser escrita; ela pouco muda, é aceita e obedecida através das gerações. A norma racional, porém, precisa a todo instante ser modificada para se adaptar aos fatores novos que surgem. A necessidade de escrever as normas burocráticas, de formalizá-las, acentua-se ainda mais devido ao caráter exaustivo que elas tendem a ter.

Essas normas procuram cobrir todas as áreas da organização, prever todas as ocorrências e enquadrá-las dentro de um comportamento definido. Dessa forma, não só a alta administração mantém mais firmemente o controle, reduzindo o âmbito de decisão dos administradores novos que surgem. A necessidade de escrever as normas burocráticas, de formalizá-las, acentua-se ainda mais devido ao caráter exaustivo que elas tendem a ter.

A norma escrita facilita o trabalho da alta administração, que não precisa estar a cada momento medindo as consequências vantajosas e desvantajosas de um ato antes de agir, ou seja, não fica à mercê das vontades individuais. Em face de uma determinada situação, o funcionário já sabe como agir, baseando-se nas diretrizes, nas normas organizacionais e disciplinares, nos métodos e rotinas, nos padrões previamente definidos. Seu comportamento, como de todos os participantes da organização, torna-se então muito previsível, mais preciso e mais controlável. Ora, esse objetivo de tornar exaustivas as normas só pode ser cumprido na medida em que elas são escritas e formalmente promulgadas, em forma de estatutos, regulamentos e regimentos.