Podemos identificar as seguintes finalidades da função controle e avaliação:
  • Identificação de problemas/falhas – detectar erros que desviam o planejado, com o propósito de corrigi-los e de evitar sua reincidência;
  • Aproximação - fazer que os resultados produzidos estejam próximos dos resultados esperados;
  • Verificação – examinar se as estratégias/políticas estão gerando os resultados esperados, conforme as situações existentes e previstas;
  • Informativa - fornece informações gerenciais periódicas para que a intervenção no desempenho do processo seja rápida;
  • Feedback – dar retorno das ações/resultados aos tomadores de decisões para que possam corrigir/reforçar o desempenho ou interferir no processo administrativo.
    A informação é o resultado final do processo de controle. Por isso, o sistema de informações que permite efetiva e constante avaliação dos objetivos, estratégias e metas devem ser estabelecidas pelo executivo. A função controle e avaliação devem ser permanentes, visto que retroalimenta o sistema por meio de fluxo de informações e comunicação.

Veja o quadro seguinte sobre as características das informações a serem analisadas:

TIPOS
FREQUÊNCIA
QUALIDADE
FONTES

  • Observar a quantificação das atividades e da mão de obra; qualificação do trabalho;

  • datas de ocorrência dos eventos (relatório de evolução, objetivos, metas etc);

  • valores de custos etc.

  • Dois ou três a seis meses para controle estratégico (alta cúpula);

  • de um a três meses para o controle setorial (tático);

  • de uma/duas semanas a um mês para os operacionais.

  • O controle estratégico exige alto grau de consolidação e baixo grau de detalhamento das informações;

  • baixo grau de detalhamento e alto grau de síntese (controle tático);

  • alto grau de detalhamento (controle operacional).

  • Dos coordenadores: enviam informações de ações para os objetivos, metas, estratégias, programas e projetos;

  • dos usuários do sistema: informações vindas dos usuários (é preciso cruzar as informações dos coordenadores com as dos usuários para se evitar equívocos);

  • fontes básicas: internas e externas à empresa; passadas, presentes e futuras.


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