David F. Andersen e George P. Richardson, da Universidade de Albany, afirmam que a imagem para a fase de planejamento é a de preparação de uma apresentação de teatro ou para um concerto de jazz. Cada fase deve ser cuidadosamente descrita em detalhes, mas o próprio desenvolvimento do trabalho pode desviar os objetivos do script, produzindo momentos de grande criatividade como também de distrações improdutivas. Veja, a seguir, como estruturar um encontro para modelagem.

Entrevistas com gerentes chave – Pessoas que desempenham papel importante na organização desses encontros são os chamados gatekeepers. O gatekeeper ajuda a selecionar as pessoas apropriadas para participar desses encontros. Ele ajuda a estruturar os conceitos iniciais para a primeira sessão de modelagem mediante discussões prévias com essas pessoas, o que é uma tarefa essencial no planejamento e sucesso dos encontros.