A secretária deve ser orientada a nunca deixar uma ligação esperando. Caso o destinatário da ligação esteja em outro atendimento, o interlocutor deve ser informado e perguntado se poderá aguardar na linha.

Em caso de reunião, o ideal é que a secretária ou outra pessoa seja orientada a atender ao telefone, fazer as devidas orientações e anotações. Só se deve interromper a reunião quando a ligação for da máxima urgência e, mesmo assim, com a autorização antecipada do chefe.