Em se tratando de empresas pequenas e médias, entende-se que o fluxo de caixa deveria ser de uso restrito do principal executivo da empresa, do administrador financeiro e, quando for conveniente, dos demais diretores da empresa.

As informações para o fluxo de caixa devem fluir com rapidez, para isso, é fundamental o engajamento do principal executivo. Ao administrador financeiro está reservado o papel de saber dialogar com os demais departamentos enfatizando sempre a importância das informações. O estabelecimento das regras deve ser feito por escrito, isto é, documentado, para evitar esquecimento de envio de dados para o sistema. Qualquer tipo de receita e/ou gasto deve ser informado ao financeiro de imediato.