Na área de suprimentos, a atividade de aquisição deve desenvolver métodos apropriados para garantir que os requisitos para o suprimento sejam claramente definidos, comunicados e, mais importante, sejam amplamente compreendidos pelo fornecedor.

Os métodos podem incluir procedimentos escritos para a elaboração de especificações, desenhos e ordens de compra, reuniões entre vendedores e compradores antes da liberação de ordens de compra, e outros métodos apropriados para os fornecimentos que estão sendo adquiridos.

Os documentos de compra devem conter dados que descrevem claramente o produto ou serviço pedido.