Um grupo de qualidade irá fazer um acompanhamento de um documento. É feito um fluxograma do processo desde sua entrada em uma cidade do país até a publicação da portaria. Esta publicação é feita no Diário Oficial. O grupo examina todos os processos de aposentadoria dos últimos meses. Uma folha de verificação é desenhada para coletar estes dados. Pelo Gráfico de Pareto, verifica-se qual o setor da organização é responsável pela maior demora no andamento do processo.

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