Vimos que o relatório deve ser impessoal, claro, preciso e sucinto. Não deve conter repetição de informações, que tornam maçantes a sua leitura e interpretação. Saiba também que tabelas, gráficos, fluxogramas, fotos e ilustrações devem ser inseridos no texto, desde que não sejam demasiadamente extensos. Se forem extensos, devem ser reunidos em anexos, tantos quanto forem necessários para fidelidade da informação. Cita-se, no texto, o local onde poderão ser encontrados.

Quanto ao conteúdo, é importante em cada etapa, estabelecer quais dados e problemas serão relatados, quais os caminhos que podem ser tomados para solucionar problemas assim como as vantagens e desvantagens destes, e qual a melhor opção de resolução.

E o e-mail? É uma carta, e, como tal, deve ter as mesmas características, ou seja, deve ser impessoal, clara, precisa e sucinta, e com o cuidado de o redator compor frases simples, com parágrafos curtos, de forma homogênea. A linguagem deve ser culta, simples, dinâmica e moderna. O bom texto de e-mail deve possuir, portanto, transparência, publicidade, objetividade, homogeneidade, especificidade, concisão e clareza – além de estilo visual agradável.

Para equilíbrio dos parágrafos, recomenda-se deixar linhas em branco entre blocos de texto. Dessa forma, o texto fica organizado e mais fácil de ler, mesmo que a mensagem seja longa.

Atualmente, não há mais sentido em utilizar uma linguagem rebuscada, formal demais ou antiquada. Basta lembrar que a empresa ou você, que está escrevendo o e-mail, reflete sua imagem a partir do que oferece para interpretação e, portanto, deve-se escrever de forma correta (gramatical e estilística) sem afetação (em outras palavras, sem exagero ou presunção) e sem palavras “mágicas” ou expressões que já caíram em desuso. A simplicidade é prioridade, sempre. O vocabulário pode ser extenso, sem ser obscuro ou rebuscado, ou seja: é sempre interessante uma revisão para checar se as palavras estão bem colocadas e se é possível simplificá-las com um sinônimo.