b) As pessoas nas reuniões

A convocação de pessoas para uma reunião leva em conta os objetivos da reunião e os assuntos a serem tratados. Determinados membros podem ser convocados devido a seus conhecimentos, competência, posição dentro da empresa e nível de informação sobre o assunto.

A seleção de pessoas deve considerar aquelas cuja presença é necessária durante toda a reunião ou parte dela. Vejamos: • pessoas com poder de decisão; • pessoas responsáveis pela implementação das decisões que vierem a ser tomadas; • pessoas que podem ser afetadas pela decisão a tomar; • pessoas que possam contribuir para a resolução do problema e estão dispostas a oferecer contribuições.

c) Preparo das reuniões pelo líder

O líder deve se preparar para as reuniões e estimular seus participantes a fazerem o mesmo.

Para exercer funções de liderança em uma reunião, é recomendável observar:

• o propósito da reunião e se este está claro para o líder e para os participantes;
• o comportamento e interesse das pessoas que irão participar;
• a possibilidade de lidar com os assuntos em discussão e com as pessoas;
• a divulgação antecipada da agenda com os temas a serem tratados.