Resumo

O controle é o processo pelo qual os administradores se certificam de que as atividades presentes estão de acordo com os padrões estabelecidos e também servem para avaliar a eficácia do planejamento, da organização e da direção. Alguns requisitos técnicos do sistema de controle indicam que ele deve: ser compreendido por todos que o utilizam; antecipar desvios para permitir ação preventiva; ser flexível para permanecer compatível com as mudanças no ambiente organizacional; ser econômico (respeitar a relação custo/benefício).

Os métodos de controle são basicamente: centrados na préação; simultâneos; posteriores. Os controles antecipados são muito importantes porque previnem as discrepâncias de desempenho antes que elas ocorram. Os controles simultâneos permitem uma valiosa rechecagem de atividades, notadamente aquelas que envolvam segurança de pessoas ou grandes valores. Os controles posteriores, mesmo significando fechar a porta depois de roubado, dão feedback necessário à melhoria do desempenho futuro.

Não é possível controlar tudo. Mas, se fosse, além do alto custo e da perda de tempo e energia, o controle cerrado traria prejuízos ao moral da equipe. Por esse motivo, os administradores mais eficazes constroem sistemas de controle sobre as áreas-chave de desempenho nos pontos estratégicos da atividade organizacional.

Dentre os instrumentos de controle, destacamos os orçamentos. Eles são largamente utilizados como meios de planejamento e controle porque registram, formalmente, a quantidade de recursos destinados a determinada atividade num certo período. Além disso, permitem fácil comparação entre projetos e atividades em termos de gastos e potencial de lucro, proporcionando padrões claros de desempenho. É importante registrar que os esforços para elaboração e aprovação do orçamento ajudam a coordenar as atividades entre os diversos departamentos e setores da organização.

O controle financeiro é importante porque o dinheiro, além de facilmente mensurável, está presente tanto nos insumos como nos produtos da maioria das organizações. Os demonstrativos financeiros oferecem um retrato instantâneo da situação da empresa, compreendendo liquidez, situação financeira e lucratividade. Os indicadores gerados a partir dos balanços são úteis para comparar a empresa com outras semelhantes ou do mesmo ramo de atividade, bem como analisar sua evolução histórica.

A auditoria compara o desempenho econômico-financeiro presente com o orçamento. A auditoria interna, realizada por contadores internos ou por equipe de auditoria interna, ajuda os administradores a avaliarem a eficiência operacional e administrativa da organização. A auditoria externa, realizada por firma contratada, examina os documentos contábeis para atestar sua precisão e veracidade, bem como para atestar a honestidade dos gestores ou apurar eventuais fraudes.

Disciplina é a ação administrativa, ligada ao controle, para impor obediência aos padrões organizacionais, podendo ser preventiva e corretiva. Dê preferência à preventiva, comunicando padrões e regras a todos os empregados e encorajando-os a cumpri-los. Caso haja transgressão, utilize a regra do espinho ou sua similar a regra do fogão quente.