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2 - PowerPoint: Criando uma Apresentação Simples

a) Criando uma apresentação

Você pode criar ou entrar em uma apresentação de algumas maneiras:

1 – utilizando o Assistente de AutoConteúdo: auxilia na montagem da apresentação. O Assistente de AutoConteúdo é uma abordagem orientada para a criação de uma apresentação. Ele pode ajudar a desenvolver suas idéias e a organizar a sua apresentação. Basta ir respondendo às perguntas exibidas na tela e alterar o conteúdo dos slides, conforme as informações sugeridas.

2 – utilizando Modelos: você pode escolher entre várias estruturas pré-definidas de slide desenvolvidas por designers profissionais.

3 - Apresentação em branco: você começa uma apresentação em branco.

4 – Abrindo uma apresentação existente.

Neste módulo nós trabalharemos com uma apresentação em branco. Selecione a opção Apresentação em branco.

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b) Escolhendo o Layout do slide

O PowerPoint apresentará na tela a janela Layout do slide para que você escolha o layout do seu primeiro slide. Cada slide possui uma área de título e pode ter uma ou mais áreas contendo textos, gráficos ou figuras.

Vamos escolher o layout slide de título. Preste atenção que quando você passa o mouse em cima do layout aparece o nome do layout. Para escolher basta clicar com o botão esquerdo no mouse em cima do layout e clicar no botão OK.

Aparecerá mostrará o slide como segue:

Adicionando texto à área de título do slide

Clique na caixa de título e escreva:

“Qualidades e características do bom administrador”

c) Inserindo novo slide

Para inserir um novo slide, você poderá escolher um dos seguintes passos:

1 - Acionar na Barra de Menus – Inserir / Novo slide

2 - Clicar na Barra Padrão (lado direito) no botão Novo slide

3 - Teclar Ctrl + M

Aparecerá a caixa de diálogo Layout do slide e você seleciona a opção lista com marcadores, clique em OK.

Adicionando texto ao corpo do slide

1 – Clique na caixa de texto e escreva:

“Características do administrador”

2 - Clique na caixa de texto e escreva:

“buscar oportunidades”

3 – Pressione Enter. Os marcadores serão automaticamente inseridos. A janela deve estar como segue:

4– Escreva cada um dos tópicos abaixo clicando Enter ao fim de cada um deles:

“ter iniciativa
Correr riscos calculados
Exigir qualidade e eficiência
Ser persistente e comprometido”

DICA 1: Se houver necessidade de mais espaço no slide, você poderá diminuir o tamanho das letras (selecione e use a barra de formatar) ou aumentar o quadro destinado ao texto.

d) Verificando os slides

É importante que você "navegue" na sua apresentação, percorrendo os slides e verificando o andamento de seu trabalho. Para tal, você pode:

1 - Teclar Page Down ou PageUp para acessar o próximo slide ou o anterior, respectivamente, no modo de Slides.

2 - Arrastar o botão da barra de rolagem vertical para cima ou para baixo, acessando o slide anterior ou o próximo.

3 - Clicar, na barra de rolagem, sobre os botões Slide anterior / Slide seguinte

DICA:
Para ir diretamente para o primeiro slide – tecle HOME
Para ir diretamente para o último slide – tecle END

e) Utilizando os modos de visualização

Existem 5 (cinco) modos diferentes de visualizar a sua apresentação, basta ativar o modo escolhido clicando no botão específico na parte inferior da janela principal.

1 - Modo Normal: você trabalha os slides uma a um, definindo as características de layout, textos e aparência final. Inclui também uma área de anotações e tópicos.

2 - Modo de Slide: você trabalha os slides uma a um, definindo as características de layout, textos e aparência final. Foi o que utilizamos para incluir os textos dos nossos slides.

3 - Modo de tópicos: você realiza a apresentação por meio de textos (títulos/conteúdo).

4 - Modo de classificação de slides: permite a visualização de todos os slides simultaneamente.

5 - Modo de anotações: acrescenta dados para serem utilizados como dicas da apresentação.

6 - Modo apresentação de slides: reproduz a apresentação em tela cheia, simulando um projetor de slides e mostrando todos os efeitos produzidos.

f) Salvando o trabalho e fechando o PowerPoint

Salve agora o seu trabalho. O procedimento é similar ao utilizado para salvar documentos no Word.

Você pode fazê-lo, ativando no menu Arquivo a opção Salvar. Se o texto estiver sendo salvo pela primeira vez, o Word abrirá a caixa de diálogo Salvar, onde poderá ser informada a unidade de disco, a pasta ou diretório e o nome do arquivo.

IMPORTANTE: se o texto não for salvo, o documento será apagado DEFINITIVAMENTE se o computador for desligado.

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Digamos que você deseja salvar este texto no disco rígido com o nome de lição1.ppt, proceda da seguinte maneira:

1 - Clique sobre o menu Arquivo e escolha Salvar.

2 - Na caixa de diálogo Salvar, clique sobre a seta posicionada à direita da caixa de texto Salvar em e selecione a unidade de disco rígido, geralmente, identificada pela letra C.

3 - Crie uma nova pasta ou diretório no disco rígido, clicando sobre o botão Criar nova pasta na caixa de diálogo na janela do Salvar.

4 - Na caixa de diálogo Nova pasta, digite o nome PowerPointAula no campo Nome e clique no botão OK.

5 - Dê um duplo clique sobre o nome da nova pasta PowerPointAula que agora aparece na caixa de diálogo Salvar, a fim de transferi-la para a caixa de texto Salvar em.

6 - Na caixa de texto intitulada Nome do arquivo, digite lição1.ppt.

7 - clique sobre o botão Salvar, para efetivar a gravação.

8 - Observe que o nome do arquivo (lição1.ppt) aparece agora na Barra de Título no alto da tela, junto às palavras Microsoft PowerPoint.

Dicas úteis para elaborar a sua apresentação

• Em todas as suas apresentações procure sempre colocar em cada slide uma síntese ou os tópicos de suas idéias, sob pena de tornar monótona e cansativa a leitura dos slides.
• Procure sempre manter os slides simples e concisos, limitando a quantidade de idéias por slide.
• Escreva sempre frases curtas, pois são as mais fáceis de serem lidas e compreendidas.
• Evite abarrotar o slide de frases e figuras, pois dificulta muito a sua leitura.

Mais dicas úteis podem ser obtidas na apresentação Criando apresentações interessantes.ppt.

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3 - PowerPoint: Formatando a Apresentação

Para praticar o que será visto neste módulo abra a apresentação liçao1.ppt.

a) Caixas de texto

Você pode perceber que todos os textos presentes nos slides estão dentro das chamadas Caixas de texto.

Quando você clica em cima do texto você poderá editá-lo e também redimensionar a caixa de texto.

Redimensionando a caixa de texto

1- Clique com o botão esquerdo do mouse em cima do texto de título.

2 - As bordas do caixa irão aparecer. Repare que quando o cursor do mouse passa em cima de um dos quadrados que delimitam a caixa de texto ele muda para uma seta.

3 – Pressione o botão esquerdo do mouse em cima de um dos quadrados da caixa e arraste o mouse até a dimensão desejada e solte o botão do mouse.

b) Formatando textos

O PowerPoint possui uma barra de formatação que é bastante similar àquela presente no Word. Os comando presentes na barra funcionam da mesma forma que no Word.

Alterando a fonte

1 – selecione o título do slide.

2 – clique na lista de fontes.

3 – As fontes disponíveis aparecerão. Escolha a fonte desejada.

Dica: evite utilizar muitas fontes diferentes na sua apresentação. Duas fontes diferentes são suficientes, uma pode ser utilizada para o texto normal e a outra para dar enfatizar alguma palavra.

Alterando a cor da fonte

1 – selecione o título.

2 – Clique no botão cor da fonte

3 – Escolha uma das cores disponíveis ou então clique no botão Mais cores.... Escolha na paleta de cores a cor desejada clicando em cima e clicando no botão OK.

c) Alterando a cor de fundo

Você pode aplicar cores diferentes para cada um dos slides de sua apresentação.

No primeiro caso:

1 - Passe para o modo slide (recomendado para esta operação).

2 - Posicione no primeiro slide da apresentação.

3 - Abra o menu Formatar e clique sobre o comando Segundo plano.

4 - Na caixa de diálogo você deve abrir o drop-down da paleta de cores (abaixo do modelo de preenchimento) e selecionar qualquer uma das cores disponíveis.

5 - Pode-se optar por aplicar esta estrutura a todos os slides (botão Aplicar a tudo) ou somente Aplicar (aplicará a cor escolhida apenas a este slide).

6 - Para se ter uma prévia de como ficará seu slide, clique sobre o botão Visualizar.

7 - Clique no botão aplicar para aplicar apenas ao slide de título.

Dica 1: o fundo não deve chamar muito a atenção. Não pode ser mais interessante do que está escrito, ou seja, evite utilizar fotos com muitos detalhes que possam “roubar” a atenção da platéia.
Dica 2: tome cuidado para que o fundo não dificulte a leitura do texto ou a visualização das figuras.

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d) Utilizando Modelos de estruturas

Ainda podemos utilizar outros modelos de estruturas já preparadas, com a vantagem de já terem sido previamente testados no tocante à combinação de cores e fundos, bastando:

1 - Clicar no menu Formatar ou acionar no menu rápido o comando Aplicar Modelo de estrutura e selecionar uma dentre as muitas sugestões apresentadas.

2 - Selecione a sua opção e clique em Aplicar.

DICA: Esta Estrutura de apresentação, escolhida desta forma, tornar-se-á válida para todos os slides da apresentação.

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4 - PowerPoint: Inserindo Clip-art e Animando a Apresentação

a) Inserindo clip-art

O PowerPoint possui uma série de imagens e figuras que podem ser inseridas na apresentação a fim de enfatizar uma idéia ou mesmo dar uma pitada de humor. Mas tome cuidado para não sobrecarregar a sua apresentação distraindo a platéia do ponto focal de sua apresentação.

O procedimento para inserir um clip-art em um slide em branco é mostrado a seguir, mas o procedimento é o mesmo para slides com texto.

1 – Crie um novo slide em sua apresentação.

2 - Selecione a opção Clip-art do submenu Figura do menu Inserir.

3– Irá aparecer então uma janela com diversas categorias. As figuras estão divididas em categorias para facilitar a pesquisa.

4– Clicando em cima da categoria você terá acesso às figuras. Clique, por exemplo, na categoria Escritório. Neste caso aparecerão as seguintes figuras:

5– Clicando em cima da figura aparecerá um menu rápido. Clique na primeira opção do menu rápido que é Inserir Clip e feche a janela por meio do botão de controle Fechar.

6– O Clip-art será inserido no slide.

7– Você poderá reposicionar o clip-art arrastando com o mouse ou redimensionar arrastando qualquer uma das alças (quadrados da borda da figura).

b) Animando o slide

É importante conhecermos e aplicarmos as possibilidades de animação previstas pelo software. No PowerPoint, podemos movimentar nossa apresentação, basicamente, de 3 (três) formas:

• Efeitos de transição: refere-se à maneira como será feita a entrada do slide.
• Efeito de composição: refere-se ao modo como será apresentado o texto ou figura de cada slide.
• Efeito de intervalo: refere-se à apresentação automática com previsão de cronometragem de intervalo de tempo entre slides (automática) ou se a apresentação será comandada pelo próprio apresentador.
  Para criarmos Efeitos de Transição podemos:

1 - Na barra de Menus, clicar Apresentações e selecionar Transição de slides.

2 - Abaixo da figura, escolha no drop down o efeito desejado e a velocidade prevista.

3 - Em Avanço, você escolhe a mudança de slides a seu comando ou automaticamente, e neste caso, coloque o tempo previsto.

4 - A caixa de diálogo, ainda apresenta a possibilidade de você escolher um dos sons programados.

5 - Estes dados podem ser aplicados a um slide (Aplicar) ou para toda a seqüência de slides da apresentação (Aplicar a todos).

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Adicionando efeitos de composição

Para introduzirmos Efeitos de Composição (movimentação) no próprio slide proceda da seguinte forma:

1 - Clique em Apresentações/Personalizar animação.

2 - Na caixa de diálogo, na guia Intervalos, você deve selecionar os objetos no quadro sem animação e trocar a seleção "Não animar" para "animar" (imediatamente o objeto selecionado passa para o quadro Ordem de animação).

3 - Repita esta operação para os objetos que se quer animar.

4 - Confira a ordem de animação, isto é, a seqüência de aparecimento dos objetos e em caso de reorganizá-los, utilize as setas ao lado do próprio quadro. Utilize o botão Visualizar.

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5 - A partir da seleção dos objetos a serem animados, você deve clicar na guia de Efeitos e para cada objeto selecionado, informar em Inserir animação e som os efeitos desejados.

6 - Em Inserir texto, acione o drop down e informe como aparecerá o texto.

7 - Em Visualizar, você tem uma prévia da movimentação de todo o slide. Repita o Passo 5 em caso de alteração dos movimentos.

Dica 1: o uso de animações é uma técnica muito utilizada para chamar a atenção da platéia, mas evite sobrecarregá-la com muitas apresentações para que a platéia não perder o foco da apresentação.