1 - Características da Contabilidade Gerencial

Para Iudícibus (1998), "a Contabilidade Gerencial pode ser caracterizada, superficialmente, como um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira, na contabilidade de custos, na análise financeira e de balanços etc., colocados numa perspectiva diferente, num grau de detalhe mais analítico ou numa forma de apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades em seu processo decisório".

Anthony, citado por Padoveze (2000), caracteriza a Contabilidade Gerencial como a Ciência que se preocupa com a informação contábil útil à administração.

Nesse sentido, não basta gerar informações sem dimensão da sua utilidade. As informações devem ter conteúdo apropriado à situação e chegar às mãos da pessoa certa e a tempo de poder ser utilizada. A contabilidade gerencial deve trabalhar nessa direção.

Para Padoveze (2000), "a Contabilidade Gerencial só existe ou existirá se houver uma ação que faça com que ela exista. Uma entidade tem Contabilidade Gerencial se houver dentro dela, pessoas que consigam traduzir os conceitos contábeis em atuação prática. Contabilidade Gerencial significa gerenciamento da informação contábil... significa o uso da contabilidade como instrumento da administração."

Se as informações contábeis e os registros anteriores não forem utilizados na empresa, para decisões futuras, não existe Contabilidade Gerencial.

A Contabilidade Gerencial passou a se utilizar das informações da Contabilidade de Custos, cuja função inicial, entre outras, é fornecer elementos para avaliação dos estoques e apuração de resultados. Basicamente, a Contabilidade Gerencial passou a se utilizar dos dados de custos, para auxílio ao controle e para tomada de decisões.

Os dados da Contabilidade de Custos para tomada de decisões podem ser úteis ao administrador quando ele precisa, por exemplo:

2 - Contabilidade Gerencial como Disciplina Integradora

Certamente, o papel mais importante da Contabilidade Gerencial é integrar as diferentes áreas da empresa; ou seja, por meio de relatórios contendo informes que originalmente seriam pulverizados pelos diversos setores da organização, ela acaba gerando informação "útil" à Organização.

Não existe Contabilidade Gerencial numa entidade, à semelhança da Contabilidade Financeira, Contabilidade de Custos e Administração Financeira. Em todas as entidades, as aplicações dessas disciplinas são visíveis, e, dependendo do porte da companhia, existem departamentos distintos, responsáveis pela execução.

Didaticamente, essas disciplinas são ministradas de forma isolada, cabendo à Contabilidade Gerencial o papel de integradora das demais.

3 - Contabilidade Gerencial x Contabilidade Financeira

A Contabilidade Gerencial está diretamente relacionada com a geração e a disponibilização de informações para os administradores. Ou seja, para os responsáveis pelas decisões e conseqüentemente pelos rumos da empresa. A Contabilidade Financeira está diretamente relacionada com a geração e disponibilização de informações para os acionistas, credores, instituições financeiras e outros que estão "fora" da organização.

A existência de uma empresa justifica-se, basicamente, no produto ou serviço que ela presta à comunidade/sociedade. Todavia, existem aspectos que não podem ser deixados de lado, como a geração de lucros em volumes suficientes para cobrir custos e possibilitar novos investimentos. A cúpula da empresa decide quais produtos ou serviços colocar à disposição dos consumidores.

A área financeira, por sua vez, lida com decisões sobre planejamento, no sentido de atingir o objetivo de maximizar a riqueza dos proprietários. Como as finanças estão envolvidas em todos os aspectos operacionais da empresa, é comum e compreensível, que qualquer deliberação necessite de informações da área financeira. E isso é muitas vezes fundamental no processo de tomada de decisão.

O quadro, a seguir, mostra o tratamento que recebem alguns fatores envolvidos na realidade contábil, quando vistos sob a ótica financeira e gerencial.

Fonte: Padoveze (pág.31 e 32)

A Contabilidade Gerencial trabalha dados e informações da Contabilidade Geral e das áreas Financeira, de Produção, de Administração, de Qualidade, etc., ou seja, busca registros pulverizados nos demais campos da empresa, que, por natureza, estão associados ao funcionamento específico de cada setor.

Os registros das obrigações com os fornecedores da empresa são realizados em uma conta denominada "Fornecedores". Trata-se de uma conta sintética. Além disso, são criadas contas analíticas que guardam os registros de cada fornecedor. Assim, um supermercado que compra café de uma distribuidora (Abdala Alimentos Ltda.) terá uma conta analítica em nome desse fornecedor. Se o mesmo supermercado compra ainda das Indústrias Reunidas Nestlé, terá também uma conta analítica em nome desse fornecedor. Quando o administrador precisa saber para quem deve, quais montantes, prazos de vencimento e concentração de dívidas com os fornecedores da empresa, os registros das contas sintéticas e analíticas precisam ser trabalhados para gerar relatórios com as informações necessárias.

5 - Sistemas de Informações Gerenciais

Segundo Rebouças (1996), "informação é o produto de análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados dentro de um contexto para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada".

É, portanto, o processo de transformação de dados em informação a ser utilizada na estrutura decisória da empresa, a fim de proporcionar a sustentação administrativa para otimizar os resultados operados. O quadro a seguir mostra de forma simplificada um sistema: dado (entradas), processamento (tratamento dos dados) e informação (saída do sistema).

Sistema simplificado - transformação do dado em informação

Segundo Padoveze (2000), "...para se fazer contabilidade gerencial é necessário um sistema de informação contábil gerencial e um sistema de informação operacional, que seja um instrumento dotado de características tais que preencha todas as necessidades informacionais dos administradores para o gerenciamento de sua entidade".

Segundo Gil (1995), "um sistema pode ser definido como uma entidade composta de dois ou mais componentes ou subsistemas que interagem para atingir um objetivo comum".

Há, basicamente, dois tipos de sistemas: o sistema aberto (interage com o meio ambiente) e o sistema fechado (não interage com o meio ambiente). Uma empresa é exemplo de sistema aberto; nela há interação com o ambiente. O sistema fechado, na prática, é abstração; só existe na teoria.

Um sistema de informação tem como elementos básicos: objetivos, ambiente ou processamento, recursos ou entradas do sistema, componentes, administração e controle e saídas do sistema.

É, portanto, um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados em seqüência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações para com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais.

Os sistemas de informações podem ser de Apoio às Operações e de Apoio à Gestão.

Os Sistemas de Apoio às Operações têm como objetivo auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções operacionais (compras, estocagem, produção, vendas, faturamento, recebimentos, pagamentos, qualidade, manutenção, planejamento e controle de produção etc.. Portanto, o registro contábil das operações comerciais e financeiras da empresa faz parte do sistema de apoio às operações.

Os Sistemas de Apoio à Gestão preocupam-se, basicamente, com as informações necessárias para gestão econômico-financeira da empresa. O Sistema de Informação Contábil Gerencial é de apoio à gestão, juntamente com os de controladoria e de finanças. Eles têm como base de apoio as informações de processos e quantitativas geradas pelos sistemas operacionais.

Na montagem de um sistema de informação contábil gerencial, há dois pressupostos básicos:

6 - Pontos Fundamentais do Sistema de Informação Contábil

A operacionalidade está relacionada à existência de dados reais, significativos e objetivos.

Operacionalidade significa também relatórios práticos e objetivos. Para a operacionalidade estar presente, os relatórios devem ser:

• concisos;
• elaborados de acordo com a necessidade do usuário (quem vai receber a informação);
• preparados com informações objetivas e de imediato entendimento por quem os utiliza de forma a não gerar dúvidas;
• ter apresentação visual de fácil compreensão.

A integração do sistema de informação existe quando todas as áreas se interligam ao sistema contábil em utilização, com o mesmo tratamento oferecido ao processamento de dados.

Um sistema de informação contábil integrado se caracteriza pela "navegabilidade" dos informes. A partir do momento em que um dado é coletado, deverá ser utilizado em todos os segmentos do sistema.

Por exemplo, quando se pagar determinada despesa, a mesma classificação da contabilidade financeira deverá ser a da contabilidade de custos, orçamento, tesouraria, fluxo de caixa, etc.

Considerando os gastos com transporte de funcionários, vejam-se algumas classificações possíveis:

No sistema de informação contábil integrado, só haverá um dado e uma só classificação. Caso a empresa admita o tratamento das despesas com transporte de empregados como adicional dos gastos com pessoal (como encargos sociais), todos os utilizadores da informação deverão buscar o dado na contabilidade financeira e transferi-lo para seus eventuais subsistemas; da mesma forma, todos deverão dar o mesmo tratamento, em termos de classificação por tipo de despesa.

E, quando for decidido o tratamento conceitual de uma informação qualquer, ele deverá ser a única forma utilizada em todos os segmentos do sistema.

Uma vez definido o tratamento conceitual, nada impede que lançamentos contábeis sejam feitos em setores da empresa próximos dos fatos contábeis, dispensada a necessidade de relançamento dos dados em estruturas "particulares". Em método de informação contábil integrado, a análise do fato, seguida do registro, deve constar no sistema e ser posta à disposição dos diferentes setores na forma pela qual foi classificada. Não haverá necessidade de reclassificação para outros conjuntos. A informação deverá alimentar um banco de dados único e alimentar todos os sistemas de informação da empresa.

O custo da informação deve justificar a existência de um sistema; todavia o cálculo desse custo deve considerar aspectos de eficiência e eficácia da empresa.

O sistema de informação pode representar elevado custo para a empresa no primeiro momento. Entretanto, o seu desenvolvimento e implantação podem ser cruciais à competitividade e à própria sobrevivência da empresa no futuro.

A incorporação dos recursos da informática nas empresas oferece, à maioria delas, condições de manter um sistema contábil de informação. Cabe ao contador torná-lo gerencial.

O subsistema para gerenciamento de custos é imprescindível quando há necessidade de atendimento às exigências fiscais de integração e coordenação do custeio com o restante da escrituração. O subsistema de custos liga a contabilidade à sua maior área operacional, a produção.

O mais importante nesse complexo de regras são as informações para controle e tomada de decisões.

A área de administração financeira e orçamentos terá suas técnicas orçamentárias integralmente tratadas e inseridas no conjunto de informações contábeis. O tratamento da massa de dados pode variar de orçamentos com informações resumidas a extremamente detalhadas, a critério da administração da empresa.

A importância desse subsistema está no fato de que ele alcança todos os níveis de responsabilidade dentro da empresa. O contador gerencial deve envidar esforços no sentido de nunca deixar de fora, de suas informações contábeis, o subsistema orçamentário.

Grandes corporações tendem a estruturar sua forma societária pela constituição de empresas independentes para fabricação e comercialização de produtos. Em tais casos, as técnicas de consolidação de balanço, para reunir os resultados e gerenciar globalmente a corporação, devem ser aplicadas, pois elas são facilmente incorporadas ao sistema de informação contábil. Essas técnicas serão estudadas na disciplina Análise das Demonstrações Financeiras, nos próximos semestres do Curso.

Na arquitetura de um sistema de informação contábil, não devem ficar de fora a coleta, o armazenamento, o processamento dos dados quantitativos das operações da empresa e o subsistema de análises estatísticas e de acompanhamento.

O tratamento dos dados contábeis combinados com os dados quantitativos torna mais evidente as tendências da empresa.

7 - Construção dos Relatórios e Características da Informação Contábil

Cada relatório deve ser planejado, em seus mínimos detalhes. Estatísticas inadequadas podem prejudicar sensivelmente um ótimo conteúdo. O contexto deve facilitar a compreensão do destinatário. Ele é o cliente da informação contábil.

Os profissionais de contabilidade não devem se esquecer de que as narrações são lidas, principalmente, por pessoas de formação diferente da sua, não contadores. É preciso ter muito cuidado com a linguagem; há termos que são compreendidos apenas por quem tem formação contábil. Portanto, o profissional atento deverá "procurar" palavras que cheguem mais facilmente a quem se destina o relatório.

É fácil, para quem lida no dia-a-dia, saber que o índice de liquidez corrente é encontrado na divisão do ativo circulante pelo passivo circulante. Todavia, em vez de dizer: o índice de liquidez da empresa é de 0,9 em função da baixa rotatividade dos estoques, seria melhor dizer: não é possível saldar (pagar) os compromissos de curto prazo, mantidas as quantidades atuais dos produtos vendidos.

Uma informação contábil tem que ser explicitada no menor prazo possível. A informação morosa ou atrasada perde a validade e representa perda de tempo e dinheiro. Por isso, a força da informação contábil está em que tudo se faça rigorosamente nos prazos estipulados pelos usuários, no menor tempo possível. Contudo, é necessário não abusar dos relatórios, se estes forem freqüentes, sem agregação de valor e sem novos fatos, acabarão abandonados e perderão a credibilidade perante a administração.

Os relatórios, em função da periodicidade, no âmbito da Contabilidade Gerencial, podem ser:

• diários;
• semanais;
• quinzenais;
• mensais;
• trimestrais, quadrimestrais e semestrais;
• anuais.

Resumo

A Contabilidade Gerencial pode ser caracterizada, superficialmente, como o enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira e na de custos, na análise financeira e de balanços, etc.

Tem a função integrativa das demais áreas da empresa e está diretamente relacionada com a geração e disponibilização de informações para os administradores. Ou seja, para os responsáveis pelas decisões e, conseqüentemente, pelos rumos da empresa.

A Contabilidade Financeira se relaciona com a geração e a disponibilização de informações para os acionistas, credores, instituições financeiras e outros que estão de "fora" da organização.

A Contabilidade Gerencial trabalha com dados e informações de outras áreas.

Informação é o produto de análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados dentro de um contexto para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada.

Os sistemas de informações apresentam vantagens como redução dos custos operacionais; melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço; melhoria nos serviços realizados e oferecidos.

São pontos fundamentais, do Sistema de Informação Contábil, a operacionalidade, a integração e o custo da Informação.

Um sistema de informação contábil gerencial tem necessariamente que abranger todas as áreas de contabilidade.

Cada relatório deve ser planejado, em seus mínimos detalhes. Estatísticas inadequadas poderão prejudicar sensivelmente um ótimo conteúdo. O texto deve estar à altura da compreensão do usuário, a quem se destina o relatório. Ele é o cliente da informação contábil.

Em linguagem comum, "custo" significa o "preço" que se pagou por algo, ou o sacrifício em função de algum objetivo alcançado. Contabilmente, "custo" significa o quanto foi gasto para produzir ou adquirir certo bem, ou serviço.

Para Iudícibus (1998), a noção de custo está ligada à consideração que se dá em troca de um bem recebido.

Em linguagem comercial ou contábil, custo é o quanto foi despendido para produzir determinado produto ou serviço.

O carpinteiro, por exemplo, para fazer uma cadeira, utiliza de cola, madeira, ferro, parafusos, etc. Além disso, a mão-de-obra do carpinteiro tem um preço que pode ser definido em horas trabalhadas. Logo, o custo dessa cadeira será fixado em função do preço pago por todos os insumos utilizados, mais a mão-de-obra.

O termo custo pode ser utilizado quando alguém se refere ao esforço para conseguir algo.

No campo empresarial, devemos destacar a utilização desse conceito sob duas perspectivas diferentes:

• Na Contabilidade de Custos, o conceito de custo está relacionado aos gastos com o produto durante o processo produtivo;
• na Contabilidade Gerencial o conceito de custo é ampliado, incluindo alguns gastos na comercialização do produto.

Utilizaremos o primeiro conceito até a unidade 4. A partir da unidade 5 passaremos a adotar a perspectiva mais ampla.

A aplicação da teoria de custos remonta à Revolução Industrial, quando já existiam modelos de desenvolvimento de apuração dos dispêndios no processo de produção.

Parece razoável, lógico e fundamentado no raciocínio comercial, que o indivíduo ou a empresa, ao decidir pela venda de algum produto ou serviço, queira saber exatamente quanto lhe custou o bem a vender.

Segundo Crepaldi (1998,) "desde o surgimento da Administração Científica, toda a atenção gerencial foi predominantemente concentrada na área de produção". A preocupação maior era com o estudo de tempos e movimentos, incentivos salariais para incrementar a eficiência, organização, racionalização, programação e controle de produção.

Com a expansão dos mercados, cresce também a concorrência, e o enfoque do marketing insere novos custos no processo; já não basta produzir e vender, é necessário pesquisar e descobrir o que o consumidor procura. Isso representa novos custos no processo.

A idéia é que se tenha o custo total e o custo por unidade como elementos necessários para estabelecer-se o preço de venda e garantir a margem de contribuição necessária para cobrir as despesas e manter os lucros.

Gasto é termo genérico. Pode referir-se tanto a custo quanto a despesa.

Os custos são gastos relacionados ao processo de transformação de ativos como, por exemplo, consumo de matéria prima ou salários dos funcionários da área de produção.

Despesas são gastos que provocam redução no patrimônio da empresa como, por exemplo, aluguel pago ou juros sobre empréstimos. Podem também ser definidas como bens ou serviços consumidos direta ou indiretamente para a obtenção de receitas.

O quadro, a seguir, demonstra o efeito da despesa no patrimônio.

a) Integralização de capital, em dinheiro;
b) Compra de terrenos a prazo;
c) Compra de material de escritório, a vista;
d) Aluguel pago;
e) Juros sobre empréstimos.

As letras "d" e "e" mostram o efeito da despesa tornando menor o saldo da conta Bancos e reduzindo o Patrimônio Líquido da empresa. Observe-se que essa redução do patrimônio ocorre pelo processo de Apuração de Resultado do Exercício.

• Gasto

Investimentos

Consistem nos gastos realizados com a aquisição de equipamentos, instalações, móveis e utensílios, imóveis, marcas e patentes e bens destinados à obtenção de renda.

Utilizando um conceito genérico de investimento, a aquisição de matéria-prima é um investimento. A matéria-prima deve ser considerada custo apenas quando consumida no processo produtivo.

Custos

São gastos relativos aos bens e serviços utilizados na produção de outros bens e serviços. Os valores atribuídos aos custos dos produtos e serviços são baseados nos respectivos valores de aquisição (utilizando metodologia a ser estudada posteriormente).

Despesas

Consideram-se despesas os gastos com bens e serviços necessários às atividades da empresa, mas não aplicados aos bens ou serviços produzidos.

Uma empresa comercial compra e vende mercadorias. O valor da aquisição é utilizado para determinar o Custo das Mercadorias Vendidas (CMV). O lucro da empresa é calculado pela diferença entre os valores de venda (receita) e o CMV. Obviamente, outras despesas também são consideradas, mas o importante é entendermos que as mercadorias são adquiridas e contabilizadas em uma conta de estoque. Quando vendidas, os respectivos valores de aquisição devem ser transferidos para o resultado do exercício por meio do CMV.

Uma empresa prestadora de serviços apresenta características distintas, pois em vez de Custo das Mercadorias Vendidas, ela terá Custo dos Serviços Prestados (CSP). Esses custos são formados pela mão-de-obra utilizada e materiais aplicados na realização dos serviços.

Assim sendo, em uma empresa industrial teremos o Custo dos Produtos Vendidos (CPV). O termo “produto” indica o processo de fabricação. Neste caso, o lucro deve ser apurado pela diferença entre os valores de venda (receita) e o custo dos produtos vendidos.

O CPV consiste no valor dos produtos acabados, transferidos para o resultado por ocasião da venda. O valor dos produtos acabados decorre do custo da matéria-prima, mão-de-obra e outros gastos aplicados no processo de transformação.

O produto acabado é o resultado do processo de transformação da matéria-prima e outros materiais em um produto com características distintas da matéria-prima e pronto para a venda. Os materiais requisitados diretamente dos fornecedores ou de estoques de materiais da empresa são encaminhados para a fábrica, a fim de serem processados.

O processamento se dá pela manipulação dos materiais, utilizando-se mão-de-obra, instalações e equipamentos, consumindo recursos diversos e necessários à produção e ao controle. Depois de fabricados, os produtos finais são despachados diretamente aos clientes ou mantidos temporariamente em estoques, até posterior venda.

Os elementos formadores dos estoques industriais (insumos) são:

• as matérias-primas (para consumo no processo produtivo);
• mão-de-obra industrial;
• gastos gerais de fabricação;
• depreciação das instalações e equipamentos industriais.

Veja de forma simplificada o fluxo dos estoques industriais.

É o complexo de normas estruturado para coletar, processar e gerar informações sobre o custo dos produtos fabricados em determinado período.

É o segmento fundamental de banco de dados da contabilidade de custos; indica os caminhos de coleta, processamento e saída das informações para o custeio dos produtos.

Com base no processo produtivo da empresa e no correspondente ciclo operacional, a empresa tem condições de escolher o sistema de acumulação de custos que se adapta a seu processo produtivo. A indústria cujos produtos são manufaturados por encomenda deverá utilizar o sistema de acumulação por ordem. A que fabrica seus produtos em fluxo contínuo de operações deverá utilizar o sistema de acumulação de custos por processo. Quando os produtos da empresa iniciam-se em processo contínuo e, nas fases subseqüentes, adotam características de produção em lotes diferentes, deverá utilizar sistema híbrido, acumulando os dados de custos do sistema por processo para as fases iniciais e por ordem ou encomenda para as fases finais.

Uma opção para acumulação dos dados de custos é a contabilização por atividades que a empresa mantém, antes da acumulação por produtos. Outra opção é a acumulação dos dados considerando as características de cada insumo, em relação ao tempo e às variáveis que geram esses custos. Ambas as possibilidades são apresentadas por Catelli.

O modo de realizar-se o custeio dos produtos é decisão baseada no método de custeio adotado pela empresa. Enquanto o sistema de acumulação de custos se liga ao ciclo operacional e ao processo produtivo, o procedimento de custeio depende da visão conceitual que a empresa tem sobre o modo ideal de custear os produtos. Assim, se a administração da empresa entende que só os custos diretos devem compor o valor dos produtos (custo total), este será o método adotado. O mesmo raciocínio é válido para os demais métodos de custeamento.

As formas de custeamento são as opções de mensuração dos elementos obtidos pelo sistema de acumulação determinado pelo processo produtivo e pelo método de custeio adotado. A empresa pode trabalhar com o custeio real, com as informações de eventos econômicos já realizados, com as formas de financiamento previstas e padrões estimados ou orçados. Nada impede também que a empresa trabalhe com os dois, o que é o mais comum.

O método de custeamento define os tipos de gastos que devem formar o custo de cada produto ou serviço, assim como os critérios para apropriação desses gastos a cada unidade produzida. O método mais conhecido e utilizado é chamado “Custeio por Absorção” ou “Custeio Pleno”, mas as necessidades empresariais favoreceram o surgimento de muitos métodos, cujos principais citamos a seguir:

1. Custeio por Absorção ou Custeio Pleno
2. Custeio Direto ou Variável
3. Custeio Padrão
4. Custeio Baseado em Atividades
5. Custeio RKW

1º PASSO: Separar custos e despesas

Obs: As despesas são descarregadas diretamente no resultado do período.

Mão-de-obra direta levantada por meio de sistema de apontamento (controle de anotação das horas trabalhadas):
Prod. A ......................................... 32.000,00
Prod. B ......................................... 57.000,00
Prod. C .......................................... 31.000,00
T O T A L ................................ 120.000,00

Obs.: Cada setor produtivo registra as horas de mão-de-obra aplicadas aos produtos fabricados e a partir destas informações são calculados os custos de mão-de-obra.

Quadro resumo (1º e 2º passos):

3º PASSO: Ratear os Custos Indiretos

Os Custos indiretos não podem ser identificados e quantificados em relação aos produtos fabricados. Por isso é necessário estabelecer um critério de rateio para distribuí-los aos produtos. Neste exemplo, os custos indiretos serão alocados aos produtos A, B e C proporcionalmente aos custos diretos de cada produto:

Produtos	Custo Direto	Percentual sobre o total		Custo Indireto	Multiplicador	Custo Indireto alocado
Produto A	107.000	22,8 %		240.000	0,228	54.720
Produto B	192.000	40,8 %			0,408	97.920
Produto C	171.000	36,4 %			0,364	87.360
T O T A L	470.000	100,0 %				240.000

4º PASSO: Determinar o Custo Total de cada produto

Com isso, o custo de cada produto terá a seguinte composição:

Obs.: Observe-se que os custos indiretos foram rateados aos produtos, considerando-os proporcionais aos custos diretos.

6º PASSO: Realização do Custo pela Venda

Quando os produtos são vendidos, os respectivos valores de produção devem ser lançados como Custo dos Produtos Vendidos (CPV).

Assim, considerando que todas as unidades do produto “A” foram vendidas por R$ 300.000,00, teremos:

Observem que os custos indiretos podem ser acumulados em uma conta de custos indiretos de fabricação e rateados aos produtos, como apresentado no exemplo, ou podem ser departamentalizados. Nesse caso, atribuem-se a cada departamento os respectivos custos incorridos e, posteriormente, cada departamento deverá destinar aos produtos os respectivos custos conforme a participação do departamento no processo produtivo.

O processo de departamentalização de custos pode ser entendido com o exemplo apresentado a seguir:

• Suponha que uma empresa, que trabalha por processo, utilize três departamentos produtivos:Depto. de Corte, Depto. de Montagem e Depto. de Acabamento.Ela fabrica os produtos PX e PW. Utilizando-se do modelo de conta em "T", razonetes serão abertos para cada um dos departamentos, representando a conta Produção de cada fase. Utiliza-se apenas uma conta de matéria-prima, de mão-de-obra direta e de custos indiretos.

(4) Custos indiretos apropriados, segundo uma taxa predeterminada, aos três departamentos: Corte ($ 30.000), Montagem ($ 12.500) e Acabamento ($ 5.500).

(5) Transferência do custo dos departamentos para o Estoque de Produtos Acabados, referente à produção concluída no período:

• Depto. Corte: 70% dos custos foram transferidos para o prod. PX e 30% para o prod. PW.
• Depto. Montagem: 60% dos custos foram transferidos para o prod. PX e 40% para o PW.
• Depto. Acabamento: 50% dos custos foram transferidos para o prod. PX e 50% para o PW.
Os custos transferidos podem ser assim demonstrados:

(6) Venda de produtos PX que custaram $ 150.000.

Observa-se que não há saldos remanescentes nas Contas Departamentais, indicando que todos os produtos em processo foram concluídos.

Principal demonstrativo contábil, o Balanço Patrimonial apresenta a situação da empresa em seus aspectos patrimoniais e financeiros, evidenciando as aplicações dos recursos em bens e direitos (Ativos) e as origens desses recursos (que geram obrigações) representadas no passivo e no patrimônio líquido.

Elabora-se o Balanço Patrimonial segundo os princípios contábeis geralmente aceitos, adotando, entre outras coisas, a moeda corrente do país. A organização das contas em sua estrutura deve seguir a ordem decrescente de liquidez para as contas Ativo e a ordem decrescente de exigibilidade para as contas do Passivo. Dessa forma, a conta mais líquida do Ativo é a conta Caixa e, em seguida, Bancos, Clientes, Estoques, etc. No Passivo, a conta mais exigível é a conta Fornecedores, seguida das Obrigações com empregados (salários a pagar), impostos a recolher, etc..

O Ativo divide-se em Circulante, Realizável a longo prazo e Permanente. O Passivo divide-se em Circulante, Exigível a longo prazo (que registra os capitais de terceiros). O patrimônio líquido posiciona-se do mesmo lado do Passivo no Balanço patrimonial, porém, representa os capitais próprios da empresa, caracteriza-se como obrigação de longo prazo ou, ainda, a parte não exigível.

A representação gráfica do Balanço Patrimonial padrão é feita em duas colunas. Na coluna da esquerda, estão as contas de Ativo; na coluna da direita, estão as contas de Passivo e Patrimônio Líquido, conforme estabelecido na Lei 6.404/76.

Observando-se um modelo de Balanço Patrimonial, preparado para análise de índices e inferências, é importante lembrar que o total dos Ativos, em qualquer situação, deve ser igual ao total dos Passivos mais o Patrimônio Líquido.

Modelo de Balanço Patrimonial

Observe-se que existem dois períodos representados: o que representa o balanço encerrado em 31.12.x1 e o que representa o balanço encerrado em 31.12.x2. Isso ocorre pelo fato de que, para efeito de análise de desempenho da empresa, são necessários sempre os balanços patrimoniais de dois períodos.

2 - Demonstração de Resultados

Um Balanço Patrimonial sempre deve ser acompanhado de uma Demonstração de Resultados, onde podem ser verificadas as Receitas e Despesas de um período, assim como o lucro ou o prejuízo da empresa, no espaço de tempo considerado.

A Demonstração de Resultados geralmente apresenta informações de dois períodos, de maneira a permitir comparabilidade, assim como ocorre com o balanço patrimonial.

O resultado é dado pela equação:

Portanto, da Receita Bruta - que pode, por exemplo, ser representada pelas Vendas, numa empresa comercial - são deduzidos os descontos concedidos, abatimentos e devoluções, o custo das mercadorias vendidas ou o custo dos serviços prestados, no caso de empresa de prestação de serviços. O resultado, até esse ponto, informa o lucro bruto, de onde são deduzidas as despesas operacionais, o que caracteriza o resultado operacional da empresa no período. As mudanças recentes da Lei das Sociedades Anônimas, implementadas por meio da Lei nº 11.638/09, estabeleceram que todas as receitas e despesas da empresa devem ser consideradas operacionais, visando a padronização de normas internacionais. Assim, as receitas obtidas com a venda de imobilizado, por exemplo, passaram a ser tratadas como outras receitas operacionais.

Algumas considerações são necessárias com relação às despesas de depreciação (despesas extra-caixa) e as receitas e despesas financeiras. A despesa de depreciação é registrada na Demonstração como despesa comum, apesar do processo diferenciado que sofre antes do lançamento. As despesas de depreciação têm como contrapartida a conta patrimonial "depreciação acumulada".

As receitas e despesas financeiras são ganhos e gastos com atividades que não se caracterizam como o "negócio" da empresa. Em regime inflacionário, além dos juros, teríamos a contabilização das atualizações monetárias das aplicações financeiras e dos empréstimos e financiamentos.

3 - Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos

Tem por finalidade complementar os dados da movimentação ocorrida no período, inicialmente evidenciada pela demonstração de resultados. O Balanço Patrimonial contém toda a informação acumulada dos investimentos efetuados e dos recursos obtidos; mas não deixa claro o quanto de recursos foi requerido no último exercício e onde eles foram aplicados.

Com esse relatório, ficará claro se houve boa correlação entre os tipos de recursos obtidos e suas aplicações. Exemplificando: se a empresa aportou substanciais recursos de longo prazo durante o exercício, deveria ter aplicações similares nos ativos permanentes.

Da mesma forma, se houver investimentos relevantes no capital de giro, eles deveriam ter sido gerados pelas operações.

É claro que situações diversas podem ocorrer, mas são exemplos da finalidade do relatório e das análises que poderão ser feitas.

Como o ativo representa as aplicações de recursos, e o Passivo representa as fontes de recursos, o relatório basicamente evidencia a variação que houve entre os dados do Balanço inicial e os dados do Balanço final. Os incrementos do Ativo são as aplicações de recursos no período, e os incrementos do Passivo são as fontes obtidas no período. Se, em vez de aumento, houver reduções em alguns dos itens, ocorre inversão de colocação.

Reduções do Ativo são fontes de recursos, e reduções do Passivo são aplicações de recursos.

4 - Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido

A Demonstração de Mutação do Patrimônio Líquido, também denominada de DMPL, apresenta a movimentação ocorrida no capital próprio durante o exercício social. Representa, pois, detalhamento das contas existentes no patrimônio líquido.

Considere-se o exemplo das Lojas AR, apresentado no quadro logo a seguir. As informações são apresentadas em cinco colunas com as principais contas do patrimônio líquido, além da última coluna do total. O quadro também mostra alguns eventos ocorridos ao longo do exercício social X7.

Ao final do ano X6, as Lojas AR possuíam o capital social de R$ 15,8 milhões, reserva de capital de R$ 0,2 milhão e reserva de lucros de R$ 7,8 milhões, totalizando o patrimônio líquido de R$ 23,8 milhões. Ao longo de X7, ocorreram cinco eventos que afetaram essa posição.

No dia 16 de abril, a empresa transferiu R$ 5,6 milhões da reserva de lucros para o capital social. Essa transação não afeta o montante total do capital próprio, sendo mera transferência interna entre as contas do patrimônio líquido da entidade.

Posteriormente, a empresa adquiriu suas ações no mercado, fato que resultou nas ações em tesouraria.

Parte da reserva de lucro foi utilizada para o pagamento de dividendos do ano anterior. Finalmente, as duas últimas operações do patrimônio líquido decorreram do resultado da empresa no exercício. Inicialmente, o resultado negativo é lançado na conta de prejuízos acumulados. Parte desse desempenho negativo pode ser absorvido pela reserva de lucros, como se pode verificar no quadro de "Modelo de Demonstração de Mutação do Patrimônio das Lojas AR".

De concreto, temos a distribuição de dividendos do ano anterior, as ações em tesouraria e o resultado negativo refletindo nas contas do patrimônio líquido.

5 - A Apuração de Resultado e o Reflexo no Balanço Patrimonial

Sabe-se que é função econômica da contabilidade apurar o resultado. Resultado, de forma simplificada, é a diferença entre o valor das Despesas e o valor das Receitas. O resultado pode ser:

• Positivo ou Lucro;
• Negativo ou Prejuízo;
• Nulo.

Exemplo de Apuração de Resultado com Lucro

Patrimônio inicial da empresa SUL Ltda.

Vamos considerar que a situação patrimonial da empresa Sul é representada pelo Balanço acima. Qual o efeito dos fatos 1 e 2 descritos abaixo nesse patrimônio?

Fato 1) - A Empresa Sul Ltda. prestou serviços no valor total de R$ 50,00, recebendo R$ 30,00 em dinheiro e R$ 20,00 a serem recebidos em 30 dias.

Fato 2) - Para prestar os serviços acima, a Empresa Sul S/C Ltda. contratou dois profissionais autônomos, no valor total de R$ 30,00; o primeiro recebeu R$ 10,00 em dinheiro, e o segundo vai receber R$ 20,00, em 30 dias.

Portanto, após os fatos, a empresa apresenta nova composição patrimonial, conforme abaixo:

Novo Patrimônio da Empresa Sul Ltda.

As Receitas somaram $ 50,00, e as Despesas somaram $ 30,00. A Diferença, $ 20,00 (nesse caso, Lucro), é o que influencia o Patrimônio Líquido ou a Situação Líquida da empresa, que passa de $ 120,00 para $ 140,00.

O fato 1 gerou aumento dos bens da empresa em $ 30,00 e aumento dos Direitos em $ 20,00.

O fato 2 gerou redução dos bens da empresa em $ 10,00 e aumento das Obrigações em $ 20,00.

Exemplo de Apuração de Resultado com Prejuízo

Imaginando-se uma apuração de resultados com prejuízo, deduz-se que as Despesas devem ser maiores que as Receitas. Logo, ocorreria a seguinte situação:

Fato 1) - A Empresa Sul Ltda. prestou serviços no valor total de R$ 50,00 recebendo R$ 30,00 em dinheiro e R$ 20,00 a serem recebidos em 30 dias;

Fato 2) - Para prestar os serviços acima, a Empresa Sul Ltda. contratou dois profissionais autônomos, no valor total de R$ 60,00; o primeiro recebeu R$ 40,00 em dinheiro, e o segundo vai receber R$ 20,00, em 30 dias.

Novo Patrimônio da Empresa Sul Ltda.

As Receitas somaram $ 50,00, e as Despesas somaram $ 60,00. A Diferença, $ 10,00 (nesse caso, prejuízo), é o que influencia o Patrimônio Líquido ou a Situação Líquida da empresa, que passa de $ 120,00 para $ 110,00.

O fato 1 gerou aumento dos bens da empresa em $ 30,00 e aumento dos Direitos em $ 20,00.

O fato 2 gerou redução dos bens da empresa em $ 40,00 e aumento das Obrigações em $ 20,00.

6 - Demonstrativos Contábeis Básicos e o Sistema de Informação Contábil

Nos demonstrativos contábeis básicos estarão informações fundamentais para integração com relatórios futuros. Dessa forma, além das informações tradicionais que a contabilidade fornece para a elaboração dos relatórios contábeis básicos, esses deverão conter as informações das contas adicionais planejadas na estruturação do sistema de informação contábil gerencial.

Balanço patrimonial

As contas em negrito no Balanço Patrimonial são criadas à medida que forem planejadas e definidas como necessárias ao sistema de informação. É possível verificar que o grupo que representa o Patrimônio Líquido tem diversas contas adicionais criadas, no sentido de evidenciar a variação ocorrida no capital, como por exemplo, a conta Integralizações do capital, Correção monetária, outros acréscimos, etc.

Na Demonstração do Resultado do exercício, podem ser percebidos dois períodos. Neles, destacam-se, também, contas adicionais criadas para facilitar a análise. Verifica-se que o custo dos produtos vendidos teve várias contas adicionais criadas tais como Compras brutas de materiais, Impostos sobre compras, etc.

Resumo

O Balanço Patrimonial apresenta a situação da empresa em seus aspectos patrimoniais e financeiros. Evidencia as aplicações dos recursos em bens e direitos (Ativos) e as origens desses recursos (que geram obrigações) representadas no Passivo e no Patrimônio Líquido.

A demonstração de resultado do exercício traz as Receitas e as Despesas de um período de forma a evidenciar o lucro ou o prejuízo da empresa no espaço de tempo considerado.

A demonstração das origens e aplicações de recursos tem por finalidade complementar os dados da movimentação ocorrida no período, inicialmente evidenciada pela demonstração de resultados. O Balanço Patrimonial contém toda a informação acumulada dos investimentos efetuados e dos recursos obtidos, mas não deixa claro o quanto de recursos foi requerido no último exercício e onde eles foram aplicados.

A Demonstração de Mutação do Patrimônio Líquido, também denominada de DMPL, apresenta a movimentação ocorrida no capital próprio durante o exercício social. Representa, pois, detalhamento das contas existentes no Patrimônio Líquido.

É função econômica da contabilidade apurar o Resultado que, de forma simplificada, é a diferença entre o valor das despesas e o valor das receitas. O resultado pode ser: positivo ou lucro, quando o valor das Receitas é superior ao valor das Despesas; negativo ou prejuízo, quando o valor das Receitas é inferior ao valor das Despesas e é nulo, quando o valor das Receitas é igual ao valor das Despesas.

Nos demonstrativos contábeis básicos, estarão informações fundamentais para integração com relatórios futuros.

Em 1951, Parsons equacionou a abordagem dos sistemas que, em relação ao tipo, são abertos ou fechados nas estruturas sociais. Em conseqüência, as explicações dos sistemas sociais do tipo fechado ganharam nova dimensão. Uma grande parte do pensamento sociológico passou a percorrer o caminho da sistemática de Parsons.

A utilização do conceito de sistemas, pela ciência administrativa, tem origem na Teoria Geral dos Sistemas, a General Systemic Theory, de Bertalanffy. Todavia, após a introdução da visão de sistema aberto na Administração (1951) com Parsons, o termo ganhou proporções mais gerais e menos específicas. Dessa forma, qualquer processo administrativo pode ser visto sob a ótica sistêmica; basta que, para isso, exista a conversão do processo para a visão sistêmica, que teria necessariamente uma entrada, uma unidade de processamento (conversora) e uma saída.

Segundo Gil (1995), Os sistemas de informações administrativo/contábil/financeiros - SIACFs compreendem um subconjunto do sistema de informação total da empresa. Eles buscam dados e informações em todas as atividades empresariais, executam o processamento e geram informações sobre as operações da empresa.

Gil parte do conceito de sistemas, para definir os conjuntos de informações e sugerir os SIACFs, como parte integrante da dinâmica empresarial.

Segundo Gil (1995), os sistemas de informações compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros, agregados em seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações.

2 - Tipos de Sistemas de Informações

Os sistemas de informações podem ser manuais ou computadorizados. Na verdade, os computadorizados fazem a parte mais trabalhosa do processo: classificação, cálculos, sintetização e elaboração de relatórios. O elemento "manual", ou humano, realiza as tarefas de análise crítica, julgamento e emissão de opinião no ambiente computadorizado.

É uma realidade, em todas as áreas empresariais, o uso das tecnologias de microcomputadores e de comunicação de dados. A maioria das empresas utiliza microcomputadores e computadores médios em seus sistemas. Porém não está havendo, na verdade, a integração dos sistemas, que funcionam de forma isolada.

A definição mais simplista do sistema de informação manual admite que tal estrutura não utilize tecnologia do processamento eletrônico dos dados. O tratamento dos dados e informações é feito manualmente.

Entretanto, parafraseando Gil, o processo sistêmico pode ser composto por sete elementos básicos, independentemente da utilização do computador. São eles:

Cada elemento componente do Sistema de Informação pode ser compreendido assim:

• observação
  Identifica o fato contábil ou administrativo. O documento que gera os registros é trabalhado e dele são extraídos dados e informações para alimentar o sistema, de acordo com os formatos pré-estabelecidos.

• codificação
  Faz a transição da parte manual para a eletrônica do sistema.

• transmissão
  É a transferência dos dados, já codificados, para uma unidade central de processamento. Na atividade contábil, geralmente a transmissão ocorre em batch, sendo os dados levados fisicamente, por meio de CD, disquete, intranet, internet ou outros meios.

• armazenamento
  A armazenagem ocorre após o processamento, de acordo com a definição do sistema, para posterior uso dos dados e informações. É feita nos dispositivos auxiliares como discos magnéticos de alta capacidade.

• recuperação
  É a busca nos dispositivos auxiliares dos dados e informações guardados durante a armazenagem.

• apresentação
  É a disponibilização da informação, que pode ser feita por meio de papel, tela, monitor, etc.
  

Segundo Gil, duas hierarquias sistêmicas são importantes para o entendimento do ambiente empresarial informatizado:

1ª) a visão da empresa como sistema composto por subsistemas, que podem ser decompostos em novos subsistemas.

Exemplo: Sistema "Folha de Pagamento"

Vejamos alguns tipos de registros:

Registros são a aglutinação dos campos que necessitam de tratamento simultâneo. São os dados repetidos em relatórios, uma espécie de identificador até do modelo de relatório.

Exemplo:

Registro header ou cabeçalho ;

Resumo

Os sistemas de informações administrativo, contábil e financeiro compreendem um subconjunto do sistema de informação total da empresa. Eles buscam dados e informações em todas as atividades empresariais, executam o processamento e geram informações sobre as operações da empresa.

Os sistemas de informações podem ser manuais ou computadorizados. Na verdade, os sistemas computadorizados fazem a parte mais trabalhosa do processo, como classificação, cálculos, sintetização e elaboração de relatórios. Ao elemento humano no sistema, ficam as tarefas de análise crítica, julgamento e emissão de opinião no ambiente computadorizado.

Os elementos integrantes de um sistema de informação compreendem: observação, codificação, transmissão, processamento, armazenamento, recuperação e apresentação.

Duas hierarquias sistêmicas são importantes para o entendimento do ambiente empresarial informatizado.

A primeira é a visão da empresa como sistema composto por subsistemas, que podem ser decompostos em novos subsistemas.

A segunda é o estabelecimento da estrutura e armazenamento de dados, segundo os conceitos de Arquivos, Registros e Campos.

Arquivo é o conjunto de registros que guardam uma lógica de relacionamento entre si, seguindo a classificação estabelecida pelo sistema.

Os registros aglutinam campos que necessitam de tratamento simultâneo. São os dados repetidos em relatórios, uma espécie de identificador até do modelo de relatório.

Os campos são compostos de caracteres que guardam uma série de particularidades que podem referir-se ao conteúdo do campo - constante ou variável; natureza do caractere - alfabético, alfanumérico, numérico sem sinal e numérico com sinal.