Cada elemento componente do Sistema de Informação pode ser compreendido assim:

• observação
  Identifica o fato contábil ou administrativo. O documento que gera os registros é trabalhado e dele são extraídos dados e informações para alimentar o sistema, de acordo com os formatos pré-estabelecidos.

• codificação
  Faz a transição da parte manual para a eletrônica do sistema.