A organização vive em um meio que sofre influência do ambiente externo e, ao mesmo tempo, influencia esse ambiente, no qual existem muitos interessados na situação organizacional. As informações transitam dentro da empresa e também externamente.

Os maiores grupos externos interessados em obter informações acerca dos negócios da empresa são:

Cada um desses grupos tem interesse próprio, de acordo com o relacionamento que mantém com a empresa. Contudo os clientes podem e devem ser vistos como a razão mais forte para a existência da empresa. É no sentido de atender às expectativas dos clientes que a Organização deve direcionar seus esforços.

Todas as organizações que se relacionam com uma empresa têm interesse em saber qual imagem ela reflete no mercado. Poderíamos colocar, como formador dessa imagem, o grau de confiança do mercado na empresa; a situação de liquidez da empresa; etc.

Em outra via, a empresa também precisa ter fornecedores que não a deixem "na mão", em momentos delicados. Por isso, o conceito de parceria com fornecedores é importante. Mais do que um fornecedor que entregue os pedidos em dia, a empresa precisa saber que pode confiar nesse fornecedor, em eventuais situações de crise.

2 - Integração dos Ambientes por meio dos SIACFs

Para os Clientes, as informações chegam por meio de uma das "pernas" do Marketing, ou seja, a publicidade e a propaganda, e pela comunicação direta com vendedores, além de outros meios (anúncios, outdoors, Internet, etc). Essas informações estão relacionadas a preços e características dos produtos; onde e como podem ser adquiridos; as garantias e serviços de assistência técnica oferecidos.

A concepção atual de Marketing coloca o cliente como a razão da existência de uma Organização. Portanto, os esforços devem estar voltados para adequar o produto ao cliente.

Alguns sistemas de informações que se relacionam diretamente com os Clientes são:

Para os Fornecedores, o que interessa é o grau de confiança que o mercado tem na empresa; a situação de crédito e a possibilidade que a empresa tem de cumprir seus compromissos.

Alguns sistemas de informações que se relacionam diretamente com os Fornecedores são:

Para os acionistas, o mais importante é a avaliação do desempenho passado e futuro da Organização.

Os sistemas de informações que lidam com os acionistas são:

Os financiadores (instituições financeiras) disponibilizam às Organizações o capital necessário para novos investimentos e estão particularmente interessados na capacidade de a empresa saldar seus compromissos e na credibilidade da Alta Gerência.

Os sistemas de informações que interessam diretamente às instituições financeiras são:

O Governo, seja federal, estadual ou municipal exige da empresa uma série de relatórios com o objetivo de possibilitar o cumprimento de obrigações. Essas obrigações podem ser principais (por exemplo, pagar e recolher impostos) e acessórias (como calcular os valores e preencher os formulários adequados ao recolhimento e pagamento de obrigações) na forma da Legislação.

Os sistemas de informações que interessam ao Governo são:

Há, todavia, outros grupos interessados nas informações sobre a Organização, como:

A credibilidade da informação de uma empresa pode ser avaliada por meio de:

• parecer de uma empresa de auditoria externa;
• reconhecimento de associações de classe, do Governo e de agências públicas e revistas especializadas na análise da situação das empresas;
• análise dos demonstrativos contábeis e das informações recentes;
• coerência e confirmação das informações, utilizando documentos e evidências.

A integração dos SIACFs, no ambiente interno da empresa ou com outros sistemas do ambiente externo, ocorre e é indispensável.

Nessa integração, as informações podem ser transferidas de diversas formas: em fitas, discos e disquetes; linhas discadas, linhas privadas, rede locais; banco de dados e Internet.

Gil (1995) destaca alguns tipos de conexões dos SIACFs empresariais com seu ambiente externo:

3 - A Internet e os Sistemas de Comunicações

A Internet causou verdadeira revolução no meio empresarial. A transferência de dados, arquivos e informações - que até então só podia ser feita por fitas magnéticas, discos e disquetes, relatórios impressos, linhas discadas, banco de dados e intranets - por meio da rede mundial de computadores, é o ponto principal dessa revolução.

O aumento da capacidade de transmissão de dados ocorreu paralelamente ao aumento da capacidade de processamento dos chamados PCs, os Personal Computer ou microcomputadores.

Hoje, podem ser acessados sistemas complexos, no mundo todo, por meio da Internet. Operações que exigiam a presença física do usuário, no ambiente da empresa, são realizadas com segurança, pela Internet.

Alunos podem acessar informações sobre sua faculdade ou sobre sua situação acadêmica, acessando o endereço eletrônico da escola, ou, apenas com o contato digital na tela de um display.

Extratos, saldos e posições de financiamento, empréstimos eletrônicos, seguros, etc. podem ser promovidos via microcomputador ou terminais eletrônicos. No caso do cliente de um Banco, é suficiente cadastrar uma senha para acessar todas as facilidades do sistema de informações da instituição bancária. Esses complexos de informações nas áreas acadêmica, bancária, comercial e industrial são realidade e funcionam de fato.

Tome-se, como exemplo, os Bancos, mais fáceis de testar pessoalmente no funcionamento de seus sistemas de informações, colocados à disposição dos correntistas e usuários em geral. Pelo computador, pode-se fazer praticamente tudo. Esse tudo pode ser realidade em futuro próximo.

A Caixa Econômica Federal - que, na verdade, não é instituição bancária comum, disponibiliza uma gama de informações enorme sobre PIS/PASEP, FGTS, Casa Própria, Loterias, só para citar alguns serviços.

No relacionamento empresa x empresa, está todo o potencial para o relacionamento virtual, que gera direitos e obrigações concretas, como pedidos de mercadorias, emissão de faturas, duplicatas, liquidação e pagamento de débitos, etc.

No relacionamento da empresa com Governo, acontece a definição e o recolhimento de impostos.

4 - Condicionantes Gerais dos SIACFs no Ambiente Empresarial

Para o funcionamento efetivo, os SIACFs precisam da aplicação de conceitos da área de Qualidade. É necessária a aplicação dos conceitos de eficácia, no sentido de atingir objetivos, e de eficiência, quanto à utilização racional dos recursos disponibilizados.

Além disso, a segurança de processos e controle de resultados por meio de acompanhamento por feedback é necessária.

A segurança dos sistemas computadorizados ocorre por procedimentos e rotinas de controle. Procedimentos de controle previnem a segurança física, e rotinas de controle garantem a segurança lógica e a confidencialidade dos dados e informações.

Os SIACFs precisam de proteção contra: (a) captação indevida de dados (por ação de hackers, inclusive); (b) falhas de equipamentos ou humanas, com relação a omissão de procedimentos necessários; (c)falhas de operação; (d) falta de rotinas necessárias.

Além dos problemas listados, para possibilitar a qualidade do sistema, é necessário o treinamento das pessoas envolvidas com os sistemas, bem como a efetiva manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos; prevista em contratos específicos de manutenção.

Resumo

A organização vive num ambiente em que sofre influência do meio externo e, ao mesmo tempo, influencia esse ambiente.

Os sistemas de informações interagem no sentido de atender aos ambientes internos e externos das organizações. Nesse sentido, os dados e informações transitam dentro e fora da organização.

Os sistemas de informações que interessam diretamente às instituições financeiras são os de contabilidade; de custos; orçamentário e financeiro.

A integração dos SIACFs no ambiente interno da empresa ou com outros sistemas do ambiente externo ocorre e é indispensável. Nessa integração, as informações podem ser transferidas de diversas formas: fitas, discos e disquetes; linhas discadas, linhas privadas, rede locais; banco de dados; Internet.

A segurança dos sistemas computadorizados ocorre por procedimentos e rotinas de controle. Procedimentos de controle previnem a segurança física e rotinas de controle garantem a segurança lógica e a confidencialidade dos dados e informações.

1 - As principais funções do Controller

A função básica do Controller é controlar as atividades da empresa em nível gerencial. As funções do Controller podem ser exercidas por um órgão de linha ou de staff.

Como órgão de linha, segundo Crepaldi (1998) o Controller pode ser responsável pelas seguintes áreas:

Como órgão de linha, a função pode ser exercida por qualquer dos responsáveis por uma das áreas citadas, ou ainda pelo diretor financeiro ou mesmo pelo dono da empresa. O Controller passa então a ser responsável pelas informações oriundas das diversas áreas sob sua responsabilidade. A função é, em muitos casos, exercida por um ex-contador ou pelo chefe de alguns dos setores apontados.

Num Sistema de Comunicação, o Controller funcionaria como espécie de decodificador das mensagens, gerando relatórios que, não necessariamente, precisam atender aspectos legais na sua estruturação, mas, antes de qualquer coisa, carecem de:

Como órgão de Staff, que é a posição mais adequada ao ambiente empresarial contemporâneo, o Controller está diretamente ligado à alta administração.

Entretando, é de considerar-se que o aspecto político não pode ser deixado de lado. O Controller deverá ter trânsito em diversas áreas da empresa e por isso deve ser um profissional com credibilidade e altamente qualificado. Ele garante a qualidade das informações e, acima de tudo, que a informação não chegue extemporânea aos órgãos decisores da empresa.

Na posição de órgão de Staff, o Controller não pode ser responsabilizado diretamente pelas eventuais falhas no ciclo de controle, que tem diversas etapas independentes de sua atuação. Poderá, sim, ser chamado à responsabilidade por qualquer erro pessoal, na execução do seu trabalho, como qualquer funcionário de linha. Todavia, isso dependerá muito do tipo e do porte da empresa, porque as funções e atribuições da controladoria variam e se diferenciam de empresa para empresa.

O planejamento consiste em decidir antecipadamente o futuro da organização. Quando se fala em planejamento lembramos, pelo menos, de dois níveis: planejamento estratégico e planejamento operacional.

O Planejamento Estratégico é uma definição, em termos de futuro, do que a entidade vai fazer e como serão estrategicamente utilizados os recursos. Exige a determinação dos objetivos e metas da corporação, assim como o desenvolvimento de padrões e políticas estratégicas, por meio das quais eles serão alcançados. Uma importante característica do Planejamento Estratégico é a utilização de informações sobre o ambiente interno e externo da organização.

No planejamento estratégico são identificadas as oportunidades, as ameaças, os pontos fortes e os pontos fracos. As oportunidades e ameaças correspondem a variáveis externas e sua influência sobre a empresa. Os pontos fortes e fracos correspondem a características internas da empresa, tendo em vista as oportunidades e as ameaças identificadas.

A identificação das oportunidades e ameaças pressupõe a avaliação de um cenário formado por variáveis econômicas, políticas, sociais, tecnológicas, demográficas, psíquicas, ideológicas e culturais. É necessário identificar como essas variáveis irão interagir em termos de mudanças no comportamento do consumidor, escassez ou abundância nas fontes de abastecimento, nível de atividade econômica, alterações nos movimentos políticos, desenvolvimentos tecnológicos, movimentos sindicais e ecológicos, restrições ou facilidades quanto ao comércio com outros países.

A partir dessas avaliações a empresa poderá fundamentar a escolha dos produtos que irá ofertar, mercados dos quais participará, canais de distribuição, produção, estrutura organizacional e objetivos econômicos e financeiros.

O Planejamento Operacional será elaborado a partir das diretrizes e cenários traçados durante o processo de planejamento estratégico. Podemos dizer que ele consiste na identificação, integração e avaliação de alternativas de ação e na escolha de um plano de ação a ser implementado.

O processo de planejamento operacional compreende as seguintes etapas:

- Estabelecimento dos objetivos operacionais.
- Definição dos meios e recursos.
- Identificação das alternativas de ação.
- Simulação das alternativas identificadas.
- Escolha das alternativas e incorporação ao plano.
- Estruturação e quantificação do plano.
- Aprovação e divulgação do plano.

O Controle é a ação necessária para verificar se os objetivos, planos, políticas e padrões estão sendo atendidos.

O quadro abaixo resume algumas funções da Controladoria dentro do subsistema de gestão:

Resumo

A função básica do Controller é controlar as atividades da empresa em nível gerencial. As funções do Controller podem ser exercidas por um órgão de linha ou de staff.

Como órgão de linha, segundo Crepaldi (1998) o Controller pode ser responsável pelas áreas de contabilidade geral; contabilidade de custos; contabilidade fiscal; controle patrimonial; orçamentos e auditoria interna.

Como órgão de Staff, que é mais adequada ao ambiente empresarial contemporâneo, o Controller está diretamente ligado à alta administração.

A figura do Controller deverá ter trânsito em diversas áreas da empresa, profissional com credibilidade e altamente qualificado, que garantirá a qualidade das informações, e acima de tudo, que a informação não chegue extemporânea aos órgãos decisores da empresa.

Ao Controller cabe atuar diretamente para garantir o alcance dos objetivos organizacionais.

A atuação do Controller deve permear todo o processo de gestão (planejamento, execução e controle), sendo as principais funções: desenvolvimento de modelos de decisões, desenvolvimento de um sistema de informações, elaboração de orçamentos, avaliação de desempenho e indicação de medidas corretivas, entre outros.

O tratamento dado aos estoques varia diretamente na proporção do tamanho da empresa e do ramo da atividade empresarial. Mas não se pode fugir da idéia de estoque, como sendo a disponibilidade de qualquer mercadoria ou produto.

Nas empresas comerciais, os estoques são constituídos de mercadorias para revenda. Nas industriais, são os produtos acabados ou em processo de fabricação ou ainda matérias-primas (insumos para transformação). Os estoques de material de consumo existem tanto nas empresas comerciais quanto nas industriais e de serviços, e caracterizam-se basicamente pelo material utilizado na atividade meio da empresa.

Há algum tempo, os estoques podiam ser classificados de curto ou longo prazo. Isso dependia do prazo provável de utilização deles. Atualmente, se a empresa tiver um ciclo operacional superior ao exercício social (um ano), fará a classificação dos estoques levando em conta o ciclo operacional.

No quadro, a seguir, pode-se ver a posição dos estoques no Balanço Patrimonial (Ativo Circulante).

A importância dos estoques e do tratamento que lhes é dispensado no contexto empresarial é indiscutível.

O efeito desse tratamento tem reflexo direto na situação patrimonial da empresa, podendo levá-la a lucros extraordinários, quando a questão é bem trabalhada, ou prejuízos, quando ocorrer o contrário.

Nas empresas comerciais, os estoques representam toda a dinâmica do comércio, com seu controle diário e movimentação constante.

Quando se entra num hipermercado, vê-se em grandes quantidades mercadorias à disposição dos clientes. Com a utilização do código de barras, procedimento comum na maioria dos estabelecimentos comerciais, a baixa da mercadoria vendida pode ocorrer no momento da venda, desde que a empresa tenha sistema integrado.

2 - Operação de compra e venda de mercadoria

Em operações com mercadorias, são utilizados diversos termos que talvez não sejam tão comuns aos alunos, como muitos autores/professores pensam. Esses termos representam linguagem própria da área contábil e, por óbvio que possam parecer, merecem esclarecimentos sobre seu significado.

Vejamos alguns exemplos:

• Estoque inicial
• Estoque final
• Custo da Mercadoria Vendida - CMV

Exemplo: operações de compra e venda de mercadorias.

A Empresa de Participação Comunitária inicia o mês de janeiro, com 5 microcomputadores em seus estoques.

Cada um desses microcomputadores tem custo registrado no valor de R$ 1.450,00. Já no mês de janeiro, a Empresa compra 15 novos microcomputadores a R$ 1.500,00 cada e vende 3, logo após a compra. A nova posição dos estoques da Empresa de Participação Comunitária, a partir do estoque inicial, e a compra de 15 e a posterior venda de 3 microcomputadores passa a ser a seguinte:

A última coluna da planilha traz o saldo atual. O estoque de microcomputadores, agora, é de 17, e seu custo é R$ 25.400. Isso representa o saldo final do período e, consequentemente, o saldo inicial do período subseqüente.

Não foi referido o preço de venda. Na verdade ele é dispensável para se fazer controle de estoques, mas, imprescindível para apurar o resultado do período. Observa-se, também, que a baixa no estoque foi feita pelo preço da primeira aquisição, o que sugere um controle de estoque pelo método PEPS (assunto a ser tratado posteriormente).

3 - Influência do estoque na DRE e no Balanço Patrimonial

Na DRE de fato, a informação é sintética, não aparecem quantidade e valor unitário; ela foi criada apenas para facilitar o entendimento.
O CMV é calculado aplicando-se a fórmula própria. Os dados do item "Despesas Operacionais" foram extraídos da contabilidade. Pode-se afirmar, com rápida análise dos números, que a Empresa de Participação Comunitária teve o lucro líquido de R$ 450,00 no período apurado.

Há duas contas no Balanço Patrimonial que recebem influência direta dos estoques, são elas:

O Estoque final de um período é o Estoque inicial do período seguinte.

No exemplo visto, o Estoque final de janeiro (R$ 25.400,00, representado por 17 microcomputadores) será o Estoque inicial para o mês de fevereiro.

A DRE será oficial no momento do encerramento do exercício, em que entra o Lucro Líquido no grupo Patrimônio Líquido. No caso do exemplo, o LL apurado foi de R$ 450,00. Após o encerramento do exercício, o lucro líquido deve ser transferido para a conta Lucros Acumulados, aumentando também o Patrimônio Líquido da empresa.

4 - Política de estoques

O que poderia ser política adequada de estoques? A princípio, a pergunta parece ser de difícil resposta. Durante muito tempo, especialmente durante o regime de inflação alta, imperou a idéia de que altos estoques geram igualmente altos lucros. Mas, na prática não funciona bem assim.

Questões de ordem financeira podem direcionar a discussão para níveis adequados de estoques, em determinados períodos. As indústrias de brinquedos não vendem igualmente durante todo o ano; provavelmente, suas vendas subam razoavelmente em períodos como "Dia das Crianças" e "Natal" e; durante todo o ano, exista um fluxo controlável por brinquedos. Em suma, questões financeiras, de fluxo de caixa, obrigam as empresas a tomar decisões sobre quanto elas podem investir no seu estoque.

Hoje, é necessário aperfeiçoar o controle de estoques para que a empresa possa cumprir seus compromissos financeiros de forma a não ter problemas. Algumas políticas podem ser: estoques mínimos, lote econômico, estoques-base etc.

5 - Registro e movimentação de estoque

Os estoques têm movimentação constante nas empresas, sejam industriais, sejam comerciais. Os procedimentos necessários ao registro dessa movimentação seguem os métodos disponíveis que são o PEPS, UEPS, Custo Médio e Preço Específico. No Brasil, são utilizados em maior escala o custo médio e o preço específico. O PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) é utilizado em menor escala e o UEPS (último a entrar, primeiro a sair) não é utilizado. Após a análise dos métodos entenderemos as razões da escolha de cada método.

O objetivo desses métodos é atribuir valor de custo aos produtos vendidos e aos que permanecem na empresa.

Por conseguinte, os métodos definem os custos das mercadorias vendidas (CMV) que são consideradas na apuração de resultados da empresa. Se o produto da empresa for a prestação de serviços, o controle gera o Custo dos Serviços Prestados (CSP). Se a atividade for industrial, são definidos os Custos dos Produtos Vendidos (CPV).

6 - Preço Específico, PEPS e UEPS

Quando é possível individualizar cada item do estoque e quando esses itens têm valor elevado que mereçam controle individualizado e justifiquem relação custo/benefício positiva, utiliza-se o controle pelo preço específico.

Uma concessionária de automóveis pode ter o controle de custo de cada veículo. Os carros são facilmente identificados pelo chassi ou pela placa. O custo pode levar em conta, além do preço de aquisição, os acessórios, o conserto da parte mecânica, a lanternagem e a pintura ou, ainda, o tempo que o veículo está no pátio exigindo fiscalização da empresa.

PEPS - Primeiro a entrar, primeiro a sair. Por convenção, a mercadoria que foi registrada, em primeiro lugar, nos estoques, é a primeira a sair. Isso vale dizer que o valor dos estoques de mercadorias disponíveis na empresa será sempre representado pelas últimas compras.

Vamos supor que a ficha a seguir represente o controle de estoque de leite longa vida em um supermercado. No campo "Entrada", registram-se as compras de leite; no domínio "Saída", as vendas; no campo “Saldo”, as quantidades e valores de cada lote de aquisição e o total existente de leite longa vida. Supondo-se que a empresa tenha efetuado as seguintes operações:

1. compra, no dia 1^o de abril, de 100 litros a R$ 0,50
2. compra, no dia 5 de abril, de 200 litros a R$ 0,55
3. venda, no dia 7 de abril, de 50 litros,

Os registros seriam os seguintes:

Observa-se então, que a Saída foi registrada com o custo da primeira aquisição, ou seja, R$ 0,50. O saldo atual é de 50 litros a R$0,50 e 200 litros a R$ 0,55.

UEPS - Último a entrar, primeiro a sair. Por convenção, a mercadoria registrada nos estoques,por último, é a primeira a sair. Vale dizer que o valor dos estoques de mercadorias disponíveis na empresa será sempre representado pelas primeiras compras.

Considerando o exemplo anterior, ficariam assim os registros, se o controle dos estoques fosse pelo método UEPS:

Observa-se, nesse caso, que a Saída foi registrada com o custo da última aquisição, ou aquisição mais recente. O saldo atual é de 100 litros a R$ 0,50 e 150 litros a R$ 0,55.

7 - Média Ponderada Móvel

Esse método baseia-se na média ponderada do custo do estoque do período.

Vejam-se os registros, utilizando os mesmos eventos dos exemplos anteriores:

O Custo Médio, como indica o próprio nome, significa um valor médio determinado pela divisão do valor do saldo pela sua quantidade, após cada entrada do material, já que as saídas não alteram o valor médio dos estoques. Este valor médio é bastante lato em sentido, pois pode ser calculado após cada aquisição, ou a partir da soma das compras da última semana, mês, etc.

Analisando os resultados obtidos com a utilização dos três métodos, podemos observar:

- a quantidade final em estoque é a mesma em todos os métodos (250 unidades);
- o PEPS apresenta um saldo maior porque é representado pelas últimas unidades adquiridas. Ocorre o contrário com o UEPS. No caso do Custo Médio, o saldo será sempre um valor intermediário em relação aos dois métodos anteriores;

- O CMV – que pode ser identificado pela soma das saídas do estoque – será sempre maior quando a empresa utilizar o UEPS, pois é representado pelas últimas unidades adquiridas. O PEPS apresenta comportamento contrário e o Custo Médio fica entre esses extremos.

Pode-se então concluir que o PEPS resulta em um CMV menor e um lucro maior, portanto, um imposto de renda também maior. Por isso, este método é aceito pela Legislação do IR, sem restrições, mas as empresas preferem utilizar o Custo Médio pela facilidade de controle ( e menor IR).

Por outro lado, o UEPS apresenta um CMV maior e conseqüentemente, um lucro menor. Ele não é aceito pelo Fisco porque o IR também será menor.

Resumo

O tratamento dado aos estoques varia diretamente na proporção do tamanho da empresa e do ramo de atividade empresarial; porém, não se pode fugir da idéia de estoque, como sendo a disponibilidade de qualquer mercadoria, produto ou serviço.

Há algum tempo, os estoques podiam ser classificados no curto ou no longo prazo. Isso dependia do prazo provável de utilização dos estoques. Atualmente, se a empresa tiver um ciclo operacional superior ao exercício social (um ano) ela fará a classificação dos estoques levando em conta o ciclo operacional.

Nas operações com mercadorias, são utilizados diversos termos que representam linguagem própria da área contábil empresarial. Por exemplo: Estoque inicial, que indica a quantidade de mercadorias com que a empresa começa um novo mês/período ou ano de funcionamento. Se a empresa vender todas as mercadorias de um período para outro, o estoque inicial será 0 (zero).

Estoque final está ligado à quantidade de mercadorias com que a empresa termina um período de funcionamento.

A DRE, na empresa comercial, tem três partes básicas: Receitas (entrada de recursos); CMV (custo que deve ser subtraído da Receita); Despesas Operacionais (outras Despesas que não o custo da mercadoria vendida).

Há duas contas no Balanço Patrimonial que recebem influência direta dos estoques: a conta Estoque s e a conta Lucros Acumulados.

Os estoques têm movimentação constante nas empresas, sejam industriais, sejam comerciais. Os procedimentos necessários ao registro dessa movimentação seguem os métodos: Preço Específico, PEPS, UEPS e o Custo Médio. No Brasil são utilizados em maior escala o custo médio e o preço específico. O PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) é utilizado em menor escala e o UEPS (último a entrar, primeiro a sair) não é utilizado.

O Preço Específico pode ser utilizado quando é possível individualizar cada item do Estoque.

Método PEPS - (Primeiro a entrar, primeiro a sair). Por convenção, a mercadoria que foi registrada, em primeiro lugar, nos estoques , é a primeira a sair.

Método UEPS - (Último a entrar, primeiro a sair). Por convenção, a mercadoria que foi registrada, por destino, nos estoques, é a primeira a sair.

Média Ponderada Móvel - É método baseado na média ponderada do custo do estoque do período.

1 - O que é um inventário?

A definição do dicionário Aurélio diz que inventário é:

1. relação dos bens deixados por alguém que morreu;
2. relação ou rol de mercadorias, bens etc.

No sentido contábil, o inventário é o rol ou lista oriunda da contagem física das mercadorias e produtos que a empresa mantém em seus estoques. Inventariar, portanto, é contar fisicamente as mercadorias que estão nos depósitos da empresa.

Uma madeireira, por exemplo, faz seu inventário, no final de ano, e conta todos os tipos de madeira que estão em seus depósitos. Isso dá a dimensão quantitativa dos estoques. O passo seguinte é dar aos estoques a dimensão qualitativa, que consiste em definir que tipo de madeira a empresa dispõe e o quanto vale. Interessa ao inventário o custo dos diferentes tipos de madeira, e o valor dos estoques, após as compras e vendas do período.

A rigor, a empresa pode inventariar qualquer bem que mantenha em seu patrimônio. Por exemplo, pode haver inventário dos bens do imobilizado, de contas a pagar e a receber etc. E convém estudar o termo inventário, voltado à contagem física dos estoques da empresa.

A forma de a empresa utilizar os inventários pode variar. O mais comum é a existência do inventário permanente e do inventário periódico.

2 - Inventário Permanente

Por esse regime de controle de estoques, em qualquer momento é possível conhecer os estoques em quantidade e valor. Isso é possível com os registros sendo feitos pelo custo, a cada entrada ou saída de mercadorias ou produtos do estoque. A "Ficha de Estoque", atualizada permanentemente, possibilita ter posições atuais dos estoques existentes na empresa. Hoje, a Ficha de Estoque não precisa ser em papel; com a informatização, ela pode ser um registro no sistema de estoques da empresa. Para adotar o inventário permanente deve-se levar em conta a relação custo x benefício, em função da necessária atualização permanente, o que implica em custos. Em uma pequena papelaria ou bazar, por exemplo, o custo do sistema pode ser proibitivo.

A cada compra efetuada, o custo é incluído no estoque; a cada venda efetuada, o custo é diminuído do estoque. Isso permite que o estoque de mercadorias fique sempre atualizado, e o custo da mercadoria vendida seja determinado em cada venda.

3 - Inventário Periódico

Por esse regime, os estoques são contados no final de cada período de funcionamento da empresa. É comum que, ao final de cada ano, as empresas coloquem placas com a frase "Fechado para Balanço". Na verdade, o termo significa fechado para inventário.

Esse tipo de inventário era comum no comércio e nas empresas varejistas, de modo geral. Com a entrada do código de barras na identificação dos produtos, há possibilidade de efetuar controle permanente, mesmo em hipermercados, que têm atividades com alta rotatividade de estoques.

O mais comum ainda é o controle periódico para empresas varejistas: farmácias, supermercados, confeitarias, padarias e bares que lidam com itens de pequena monta e de difícil controle unitário. Ou seja, não se justifica contar parafusos diariamente; o custo seria maior do que o risco de perdê-los.

4 - Como contabilizar as operações com mercadorias

Para registrar as compras e as vendas de mercadorias, normalmente se utiliza a conta Estoque de Mercadorias ou conta diferente, que tenha por função o registro de compras e vendas.

Para contabilizar as operações com mercadorias, há dois métodos:

1. Método da Conta Mista: que utiliza uma única Conta, que poderá ser chamada de Mercadorias ou Estoque de Mercadorias ou similar, para registrar todas as operações com mercadorias (estoques inicial e final, compras, vendas, devolução de compras e devolução de vendas).

2. Método da Conta Desdobrada: que emprega três Contas básicas: Estoque de Mercadorias (para registrar o estoque inicial e final); Compras de Mercadorias e Vendas de Mercadorias. Podem, ainda, ser utilizadas as contas Compras Anuladas (para registrar a devolução de compras) e Vendas Anuladas (para registrar a devolução de vendas).

A empresa poderá optar por qualquer dos dois Métodos, mas não utilizar ambos ao mesmo tempo, por questões de padronização uniformização de seus registros contábeis.

Seja qual for o método utilizado, a empresa deverá adotar, para controlar os estoques, o inventário periódico ou o inventário permanente.

5 - Resultado da Conta Mercadorias

O Resultado da Conta Mercadorias apura se a empresa comercial obteve lucro ou prejuízo, em sua atividade principal.

Para encontrar no final de um período, o Resultado da Conta Mercadorias, é preciso, inicialmente, verificar no livro Razão, os saldos das Contas utilizadas durante o respectivo período para o registro das operações com mercadorias.

Os saldos dessas Contas,em 31 de dezembro, podem em determinada empresa, apresentar-se assim:

Pelo método adotado, ou seja, Conta Desdobrada com Inventário Periódico, para apurar-se o Resultado da Conta Mercadorias em 31 de dezembro, além das Contas acima (que representam o Estoque inicial, as compras e as vendas de mercadorias efetuadas no período), é preciso conhecer o valor das mercadorias existentes em estoque no último dia do ano. Com esse objetivo, é feita a contagem física das mercadorias.

A essa contagem física das mercadorias, dá-se o nome de Inventário.

Supondo-se que o inventário físico, realizado em 31 de dezembro, tenha encontrado o valor de R$ 12.000, para o estoque final, estuda-se o processo de apuração extracontábil.

6 - Cálculo da apuração extracontábil

Aplica-se, agora, a primeira fórmula:

1ª fórmula:

Onde:

A aplicação da fórmula é a seguinte:

CMV = (EI: 5.000) + (C: 20.000) - (EF: 12.000)
CMV = 13.000

A segunda fórmula deve ser aplicada assim:

2ª fórmula:

Onde:

A aplicação dessa fórmula é:

RCM = (V: 23.000) - (CMV: 13.000)
RCM = 10.000

O RCM positivo significa que o valor das vendas de mercadorias foi superior ao custo das respectivas mercadorias vendidas. Logo, o valor apurado corresponde ao lucro do período. Esse lucro apurado nas vendas de mercadorias é denominado Lucro Bruto do Exercício.

Na apuração extracontábil, observa-se ainda, que o cálculo do CMV com o emprego da fórmula (CMV = EI+C-EF) é necessário para se apurar posteriormente o resultado com mercadorias, o RCM. Esse resultado com mercadorias é apurado pela aplicação da 2ª fórmula:

RCM = V - CMV.

Resumo

Segundo o Aurélio, inventário é a relação dos bens deixados por alguém que morreu; ou relação ou rol de mercadorias, bens etc.

Contabilmente, o inventário é o rol ou lista oriunda da contagem física das mercadorias e produtos que a empresa mantém em seus estoques.

Com a adoção do Inventário Permanente, a qualquer momento é possível conhecer os estoques em quantidade e valor; os registros são feitos a cada entrada e saída de mercadorias.

Com a utilização do Inventário Periódico, os estoques são contados no final de cada período de funcionamento da empresa.

Para registrar as compras e as vendas de mercadorias, normalmente utiliza a conta Estoque de Mercadorias ou qualquer conta que tenha por função o registro de compras e vendas.

Com o método da Conta Mista, utiliza-se uma única Conta, que poderá ser chamada de Mercadorias ou Estoque de Mercadorias.

Com o método da Conta Desdobrada, empregam três Contas básicas: Estoque de Mercadorias (para registrar o estoque inicial e final), Compras de Mercadorias e Vendas de Mercadorias.

Pelo resultado da Conta Mercadorias, tem-se a informação sobre lucro ou prejuízo, na atividade principal da empresa comercial.

1 - Custos e despesas

Para Iudícibus (1998), "De grande relevância para todos os níveis de gerência tem sido o bom aproveitamento de noções de custo para "dissecar" a anatomia da estrutura de custos de uma empresa e acompanhar os relacionamentos entre as variações de volume e variações de custos (e, portanto, de lucro)".

Para entender a natureza das relações entre custo, volume e lucro é necessário primeiro definir, de forma simplista:

• Custos e Despesas Variáveis: os que variam na mesma proporção das variações ocorridas no volume de produção ou outra medida de atividade.

Exemplos comumente apresentados como sendo de custos variáveis

• Custos e Despesas Fixas: teoricamente definidos como os que se mantêm inalterados, dentro de certos limites, independentemente das variações da atividade ou das vendas.

Exemplos muito citados de custos fixos

Somente algumas despesas, tais como ordenados do pessoal administrativo, são fixas, ou pelo menos previsíveis para o período orçamentário, desde que os reajustes sejam previsíveis".

A ilustração a seguir representa a visão do contador no que se refere às funções receita e custo. Assim, ambas são representadas com retas, sendo que a de receita se inicia na origem. A de custo inicia-se já em certa altura, independentemente do nível de atividade, devido ao custo fixo. O ponto de encontro entre as duas curvas representa o "ponto de ruptura" (ou de equilíbrio), a partir do qual a empresa aufere lucro e abaixo do qual incorre em prejuízos.

Funções Receita e Custos

Como se vê, as premissas são bastante simplistas. Não somente trata-se de retas, mas elas, visualmente, continuariam indefinidamente em seus caminhos, ampliando cada vez mais o lucro, a partir do ponto de equilíbrio. O contador admite estas simplificações dentro de certos limites de produção.

A próxima ilustração apresenta a visão do problema por parte do economista. Entretanto, dentro do que se denomina "intervalo de variação relevante", e desde que o volume não caia fora dos limites de tal intervalo (intervalo no qual a empresa tenha tido alguma experiência prática), a linearidade pode ser assumida, em algumas circunstâncias.

Visão do Economista

Intervalo de variação relevante

O "intervalo de variação relevante" consiste em traçar um corte no gráfico convencional, procurando não torná-lo válido em toda sua extensão.

Na verdade, o "intervalo relevante" representa um "flagrante" daquela faixa de variação de volume suficientemente pequena para que nela a linearidade seja válida.

É importante conhecer bem as limitações de certas simplificações admitidas pelos contadores tendo em vista o uso das técnicas, sempre que possível ou valer-se de outras mais apuradas, quando necessário.

No fundo, o contador tenta descrever, como variável dependente, o Custo Total (que denominaremos ou simbolizaremos por Y), em termos de 1 - uma parte fixa (que simbolizaremos por A) e de 2 - uma parte unitária variável que simbolizaremos por b), a qual, multiplicada pelo número de unidades de volume (ou de vendas), redundará no total dos custos variáveis.

Logo,

Custo Total = Custo Fixo mais (+) custo unitário variável vezes (x) unidades produzidas (vendidas). Assim,

Y= A+b.X

O ponto de "ruptura", ou de equilíbrio, é aquele volume em que as receitas totais igualam os custos totais.

Simbolizando a Receita Total por p.X, sendo p o preço unitário de venda e X o número de unidades produzidas (que a partir deste ponto passaremos a igualar às vendas, para maior facilidade), teremos para alcançar o ponto de ruptura, em número de unidades vendidas,

A + b.X = p.X, isto é, Custo Total = Receita Total

Donde,
b.X - p.X = - A

ou
p.X - b.X = A

Assim,

Este resultado é muito importante, pois nos indica que o ponto de equilíbrio é alcançado num número tal de unidades vendidas igual ao quociente entre os custos fixos e a diferença entre o preço unitário de venda e custos unitários variáveis. Em palavras, poderíamos expressar:

Isto pode ser intuitivamente entendido, pois, se os custos fixos independem do volume de atividade (premissa aceita), teremos de vender tantas unidades de produto quantas forem necessárias para, através da margem ganha em cada uma delas (preço de venda menos custo variável), chegar a cobrir os custos fixos e, assim, atingirmos o ponto de equilíbrio. Vale lembrar que os custos variáveis já foram cobertos, pois a margem de contribuição unitária representa a diferença entre preço de venda e custos variáveis unitários.

Vejamos um exemplo com a aplicação dos conceitos até aqui:

Testemos o resultado obtido. Se estiver correto, multiplicando o número de unidades pelo preço unitário de venda, deverá resultar num valor igual ao custo total (lucro zero).

O custo total, para esse nível de venda (e produção), será de:

Assim, de fato, ao vendermos o número de unidades indicadas alcançaremos uma receita total igual às despesas totais.

Vimos no exemplo que os custos variáveis representam $ 12.752.700,00, enquanto as vendas em reais seriam de $ 19.129.050,00.

O quociente entre custos variáveis e vendas (que simbolizam por b').

É fácil verificar a seguinte igualdade:

No exemplo, a ser válida esta fórmula,

Isto é, Valor de Venda para o equilíbrio =

X.p.(1-b') = A
X.p = X pb' = A

(contabilmente, a relação entre custos variáveis totais e vendas totais é igual à relação entre custo unitário variável e preço de venda),

temos:

Logo, X

Voltamos, assim, à fórmula de equilíbrio em número de unidades.
Está demonstrada a igualdade.

Desta forma, as duas fórmulas básicas para determinação do ponto de equilíbrio são as seguintes:

2 - Margem de contribuição

Padoveze (2000) é direto ao definir Margem de Contribuição: "Representa o lucro variável". É a diferença entre a receita de vendas do produto e os custos e despesas variáveis. Em cada unidade vendida a empresa lucrará determinado valor que multiplicado pelo total vendido, teremos a contribuição marginal total do produto para a empresa.

Para Crepaldi (1998), conhecer a margem de contribuição ajuda os gerentes a:

• "decidir sobre a diminuição ou expansão de uma linha de produção;
• avaliar alternativas provenientes da produção, de propagandas especiais, etc.,
• decidir sobre estratégias de preço, serviços ou produtos
• avaliar o desempenho".

A margem de contribuição é a diferença entre a receita de vendas e a soma dos custos e despesas variáveis. Fórmula da margem de contribuição:

MC = V - CV - DV

Onde,
MC é a margem de contribuição
V é a receita de vendas
CV é a soma dos custos variáveis
DV é a soma das despesas variáveis

É mais fácil entender a margem de contribuição a partir do conceito de margem de contribuição unitária: significa o lucro por unidade de determinado produto vendido.

Podemos representá-la por meio da seguinte fórmula:

 MC_u = PV - CV_u - DV_u

Onde,
MC_u margem de contribuição unitária
PV preço de venda
DV_u despesas variáveis unitária

Imaginemos um produto cujo preço de venda unitário seja $ 15,00 e cujos custos variáveis sejam $ 3,00 (matéria-prima) e $ 4,00 (mão-de-obra direta). Além disso, a empresa paga comissões aos vendedores (5%) sobre o preço de venda, e impostos (15%), também sobre o preço de venda.

A aplicação da fórmula indica uma margem de contribuição unitária de $ 5,00.

A margem de contribuição unitária é, portanto, a parcela do preço de vendas que após a dedução dos custos e despesas variáveis, ainda servirá para absorver os custos fixos e contribuir para o lucro da empresa.

Uma empresa com essa margem calculada, $5,00, e que venda 200 unidades no período terá uma margem de contribuição total desse produto de $ 1.000,00, (200 x $5,00), que servirá à absorção dos custos fixos e à formação do lucro do período.

3 - Ponto de equilíbrio

É o ponto onde a empresa "zera" todos os custos de sua produção, determina a quantidade que deve ser vendida para cobrir os custos, ou seja, os custos totais são iguais às receitas totais.

Na verdade a expressão ponto de equilíbrio refere-se ao nível de venda em que não há lucro nem prejuízo, onde os custos totais são iguais às receitas totais.

• Para Crepaldi (1998), "A análise do equilíbrio presume que: preço de venda é constante;
• há somente um produto ou grupo constante de produtos;
• a eficiência da produção é constante;
• os estoques não sofrem mudanças significativas entre períodos;
• e o custo variável por unidade é constante.

Os pontos fundamentais são:

• um aumento no preço das vendas diminui o ponto de equilíbrio das vendas;
• um aumento no custo variável aumenta o ponto de equilíbrio das vendas;
• um aumento no custo fixo aumenta o ponto de equilíbrio das vendas.

O ponto de equilíbrio é apenas um dos parâmetros que os gerentes necessitam para decidir entre quais produtos fabricar mais ou menos. A situação da economia vista em termos de procura e oferta de dinheiro e o relacionamento com os clientes devem fazer parte desse arcabouço.

4 - Alavancagem operacional

Segundo Padoveze (2000),"significa a possibilidade de acréscimo do lucro total pelo incremento da quantidade produzida e vendida, buscando a maximização do uso dos custos e despesas fixas. É dependente da margem de contribuição".

Diz ainda, que o termo alavancagem vem da possibilidade de levantar lucros líquidos em proporções maiores do que o normalmente esperado, através da alteração correta da proporção dos custos fixos na estrutura de custos da empresa.

Fórmula:

O grau de alavancagem operacional é uma medida que diz como, a um dado nível de vendas, uma mudança percentual no volume de vendas afetará os lucros

Vejamos um exemplo:

Assim teremos o cálculo do Grau de Alavancagem Operacional (GAO):

No caso dessas duas empresas A e B, terem um aumento de 10% nas vendas, teríamos o seguinte quadro:

Considerando um aumento de 10% nas vendas de ambas as empresas, a empresa A teria um aumento nos lucros de 33,3%. Enquanto que a empresa B teria um aumento nos lucros de 50% já que tem um grau de alavancagem operacional maior. Vejamos então como ficaria o nosso exemplo:

Observe que a empresa "A" apresenta lucro com acréscimo de 33,3% e a empresa "B" apresenta lucro com acréscimo de 50% porque a receita e os custos variáveis foram alterados na mesma proporção, mas os custos fixos permaneceram os mesmos.

5 - Equilíbrio nas vendas

O equilíbrio nas vendas é o processo buscado com o cálculo das vendas necessárias para cobrir os custos. O ponto de equilíbrio das vendas é necessário para o planejamento do lucro e permite manter ou melhorar os resultados operacionais. Pode, ainda, ser usado em situações em que a empresa tenha que analisar propostas de investimentos, além de facilitar o processo de formação de preços.

Na verdade com o estudo e análise do ponto de equilíbrio a empresa está buscando obter lucro. Com a análise do ponto de equilíbrio e outras informações como situação econômica, relação oferta e procura e relacionamento com os clientes, pode-se decidir que produtos produzir mais, manter ou deixar de produzir.

Gráficos e equações são utilizado para encontrar o equilíbrio das vendas. Na representação gráfica o ponto de equilíbrio corre na intersecção da linha da receita com a do custo total. Os lucros aumentam com o aumento do volume.

           A equação é:

           V = CV + CF

V = vendas
CV = custo variável
CF = custo fixo

Com essa equação podemos determinar o equilíbrio das vendas ou qualquer outro elemento desconhecido.

Exemplos

1. Um produto tem custo fixo de $ 270.000 e custo variável de 70% das vendas. Calcula-se o ponto de equilíbrio das vendas da seguinte forma:

Utilizando a equação V = CF + CV

                    1V = $ 270.000 + 0,7V
                    0,3V = $ 270.000
                    V = $ 900.000

Se o lucro almejado for de $ 50.000, as vendas necessárias para obter esse lucro (L) pode ser encontrada da seguinte forma:

                  V = CF + CV + L
                  1V = $ 270.000 + 0,7V + $ 50.000
                  0,3V = $ 320.000
                  V = $ 1.066.666

A margem de segurança é um indicador de risco que anuncia até que ponto as vendas podem cair antes de ocorrer prejuízos.

Quanto menor o resultado dessa divisão, maior o risco de se atingir o ponto de equilíbrio. E, abaixo do ponto de equilíbrio, a empresa opera com prejuízo.

Exemplo

Se as vendas estão orçadas em $ 60.000 e o equilíbrio das vendas está em $ 52.000, qual é a margem de segurança?

Resumo

A análise das relações custo/volume/lucro é utilizada para projetar o lucro que seria obtido em diversos níveis possíveis de produção e vendas e o impacto sobre o lucro refletido por modificações no preço de vendas.

Para entender essa análise é preciso dos conceitos de Custos e Despesas Variáveis: os que variam na mesma proporção das variações ocorridas no volume de produção ou outra medida de atividade; e, Custos e Despesas Fixas: teoricamente definidos como os que se mantêm inalterados, dentro de certos limites, independentemente das variações da atividade ou das vendas.

A margem de contribuição unitária significa o lucro por unidade de determinado produto vendido, que multiplicado pela quantidade vendida representa o lucro variável ou margem de contribuição total da empresa.

Já o ponto de equilíbrio, é o ponto onde a empresa "zera" todos os custos de sua produção. Determina a quantidade que deve ser vendida para cobrir os custos.

A alavancagem operacional significa a possibilidade de acréscimo do lucro total pelo incremento da quantidade produzida e vendida.

O equilíbrio nas vendas é o processo buscado com o cálculo das vendas necessárias para cobrir os custos. O ponto de equilíbrio das vendas é necessário para o planejamento do lucro e permite manter ou melhorar os resultados operacionais.

A margem de segurança é um indicador de risco que indica até que ponto as vendas podem cair antes de ocorrer prejuízos.