1 - Administração na era digital

Estamos hoje em dia na era da informação. Não podemos imaginar um mundo sem televisão, sem jornais, sem revistas e agora sem internet. O homem está dependente das informações que chegam por meio dos mais diversos meios de comunicação.

Nos negócios, entretanto, as informações têm um propósito bem específico que é ajudar na tomada de decisões da empresa e resolver problemas. Esses dois objetivos são fundamentais para o sucesso de uma empresa, pois uma decisão correta permite planejar os próximos passos da empresa e com isso prever e evitar problemas futuros.

Chamamos de problema qualquer situação indesejada. Por exemplo, você está viajando de carro, o seu pneu fura e o carro está sem o estepe. No caso de uma empresa, poderia ser o de um fornecedor que não entregará a mercadoria dentro do prazo estabelecido. Nos dois casos, você poderia tomar medidas preventivas se tivesse um bom planejamento.

No primeiro caso, você poderia ter comprado um pneu estepe, ou em último caso você poderia ter o telefone de uma empresa de guincho que poderia lhe enviar ajuda. No segundo caso, a empresa poderia ter uma listagem de possíveis fornecedores e acionar um outro fornecedor para entregar a mercadoria no prazo correto. A empresa também poderia ter um histórico de quantas vezes esse problema aconteceu com esse fornecedor e substituí-lo por um outro mais confiável.

Como podemos ver, além de um problema poder ser previsto e evitado (na maioria dos casos), o problema também pode ser resolvido de diversas formas. Ou seja, podem ser tomadas diversas decisões para um determinado problema. Raramente, encontraremos em uma empresa um problema do tipo “1+1=2”. Você, como gerente, diretor ou presidente de uma empresa, deverá se perguntar sempre: “Diante de tal problema, qual é a melhor decisão? Qual a decisão mais eficaz para a minha empresa?” A globalização, a crescente complexidade das organizações e da própria sociedade, as novas tecnologias, como a Internet e os computadores pessoais entre outros fatores, favorecem a criação de um cenário no qual a informação ganha importância.

Para tomar decisões e resolver problemas, é necessário ter informação. A informação deve estar disponível dentro de uma empresa, deve ser facilmente encontrada e manipulada para que ela possa ajudar a empresa a atingir os seus objetivos e ter sucesso nos negócios.

Um administrador eficiente precisa compreender o cenário que transformou a informação em mais um recurso básico para as organizações, como a mão de obra e a matéria-prima. Ela é elemento decisivo na determinação do êxito e do fracasso de um empreendimento.

Essa importância manifesta-se claramente, por exemplo, nas mudanças ocorridas nas últimas duas décadas em relação ao trabalho. No passado, era dada ênfase à habilidade do trabalhador em gerar produtos eficientemente.

Hoje, o foco está no conhecimento e na habilidade do trabalhador em produzir informação útil de maneira eficiente. A riqueza das organizações é, portanto, menos dependente de recursos materiais e de seu controle e mais dependente da qualidade da informação.

A gestão da informação na empresa, por meio da utilização dos recursos computacionais, é um dos aspectos que serão aprofundados ao longo desta disciplina. Por isso, é relevante a existência de sistemas de informação eficientes. Antes, porém, convém compreender o que realmente é informação.

2 - Dados x Informações

Mas, afinal, o que é dado e o que é informação?

Dados e informação não significam a mesma coisa. A distinção entre dados, informação e conhecimento é importante para entender o que os sistemas de informação fazem e por que, algumas vezes, eles não são eficientes. Primeiramente, vamos diferenciar os primeiros.

Dados – são fatos ou observações não trabalhados que representam as coisas do mundo real. Geralmente dizem respeito a fenômenos físicos ou transações de negócios. São medidas objetivas das características das coisas. Dados têm pouco valor além do fato de simplesmente existirem. É a matéria-prima para a criação da informação.

Informação – se, no entanto, esses dados forem manipulados e for estabelecida uma conexão lógica entre eles num contexto significativo, gera-se uma informação; ou seja, agrega-se valor aos dados, tornando-os úteis e valiosos, de acordo com os relacionamentos existentes entre os dados existentes, esse ato é denominado processamento de dados.

Vamos ver um exemplo: uma empresa varejista pode guardar os dados de quanto cada uma das lojas vende por dia. Supondo que essa empresa tenha 20 lojas, imagine a quantidade de números após um ano de atuação.

Total de venda das lojas ao longo do ano
Meses	Shopping Iguatemi	Copacabana	Ipanema	Parkshopping Brasília	Parkshopping Rio	Eldorado	Praça XI	Sé	Iguatemi salvador
Janeiro	R$ 52.348,32	R$ 58.891,86	R$ 55.620,09	R$ 56.710,68	R$ 55.892,74	R$ 56.301,71	R$ 56.165,39	R$ 37.489,03	R$ 46.827,21
Fevereiro	R$ 30.985,23	R$ 34.858,38	R$ 32.921,81	R$ 33.567,33	R$ 33.083,19	R$ 33.325,26	R$ 33.244,57	R$ 22.189,94	R$ 27.717,26
Março	R$ 45.215,45	R$ 50.867,38	R$ 48.041,42	R$ 48.983,40	R$ 48.276,91	R$ 48.630,16	R$ 48.512,41	R$ 32.380,86	R$ 40.446,63
Abril	R$ 30.458,55	R$ 34.265,87	R$ 32.362,21	R$ 32.996,76	R$ 32.520,85	R$ 32.758,81	R$ 32.679,49	R$ 21.812,76	R$ 27.246,12
Maio	R$ 32.885,22	R$ 36.995,87	R$ 34.940,55	R$ 35.625,66	R$ 35.111,82	R$ 35.368,74	R$ 35.283,10	R$ 23.550,61	R$ 29.416,86
Junho	R$ 33.562,14	R$ 37.757,41	R$ 35.659,77	R$ 36.358,99	R$ 35.834,58	R$ 36.096,78	R$ 36.009,38	R$ 24.035,39	R$ 30.022,38
Julho	R$ 45.125,35	R$ 50.766,02	R$ 47.945,68	R$ 48.885,80	R$ 48.180,71	R$ 48.533,25	R$ 48.415,74	R$ 32.316,33	R$ 40.366,04
Agosto	R$ 32.154,56	R$ 36.173,88	R$ 34.164,22	R$ 34.834,11	R$ 34.331,69	R$ 34.582,90	R$ 34.499,16	R$ 23.027,35	R$ 28.763,26
Setembro	R$ 32.315,42	R$ 36.354,85	R$ 34.335,13	R$ 35.008,37	R$ 34.503,44	R$ 34.755,91	R$ 34.671,75	R$ 23.142,55	R$ 28.907,15
Outubro	R$ 30.125,56	R$ 33.891,26	R$ 32.008,41	R$ 32.636,02	R$ 32.1465,31	R$ 32.400,67	R$ 32.322,22	R$ 21.574,29	R$ 26.948,25
Novembro	R$ 29.452,26	R$ 33.133,79	R$ 31.293,03	R$ 31.906,62	R$ 31.446,42	R$ 31.676,52	R$ 31.599,82	R$ 21.092,11	R$ 26.345,97
Dezembro	R$ 56.125,29	R$ 63.140,95	R$ 59.633,12	R$ 60.802,40	R$ 59.925,44	R$ 60.363,92	R$ 60.217,76	R$ 40.193,89	R$ 50.205,83

 

Olhando para esses dados, fica difícil fazer qualquer observação a respeito do desempenho de cada loja. Porém, pode-se organizá-los com a realização de apenas uma operação de adição, de forma que se possa observar quanto cada loja vendeu ao ano. Assim, fica fácil comparar os seus desempenhos.

Total de venda das lojas ao longo do ano
Meses	Shopping Iguatemi	Copacabana	Ipanema	Parkshopping Brasília	Parkshopping Rio	Eldorado	Praça XI	Sé	Iguatemi salvador
Janeiro	R$ 52.348,32	R$ 58.891,86	R$ 55.620,09	R$ 56.710,68	R$ 55.892,74	R$ 56.301,71	R$ 56.165,39	R$ 37.489,03	R$ 46.827,21
Fevereiro	R$ 30.985,23	R$ 34.858,38	R$ 32.921,81	R$ 33.567,33	R$ 33.083,19	R$ 33.325,26	R$ 33.244,57	R$ 22.189,94	R$ 27.717,26
Março	R$ 45.215,45	R$ 50.867,38	R$ 48.041,42	R$ 48.983,40	R$ 48.276,91	R$ 48.630,16	R$ 48.512,41	R$ 32.380,86	R$ 40.446,63
Abril	R$ 30.458,55	R$ 34.265,87	R$ 32.362,21	R$ 32.996,76	R$ 32.520,85	R$ 32.758,81	R$ 32.679,49	R$ 21.812,76	R$ 27.246,12
Maio	R$ 32.885,22	R$ 36.995,87	R$ 34.940,55	R$ 35.625,66	R$ 35.111,82	R$ 35.368,74	R$ 35.283,10	R$ 23.550,61	R$ 29.416,86
Junho	R$ 33.562,14	R$ 37.757,41	R$ 35.659,77	R$ 36.358,99	R$ 35.834,58	R$ 36.096,78	R$ 36.009,38	R$ 24.035,39	R$ 30.022,38
Julho	R$ 45.125,35	R$ 50.766,02	R$ 47.945,68	R$ 48.885,80	R$ 48.180,71	R$ 48.533,25	R$ 48.415,74	R$ 32.316,33	R$ 40.366,04
Agosto	R$ 32.154,56	R$ 36.173,88	R$ 34.164,22	R$ 34.834,11	R$ 34.331,69	R$ 34.582,90	R$ 34.499,16	R$ 23.027,35	R$ 28.763,26
Setembro	R$ 32.315,42	R$ 36.354,85	R$ 34.335,13	R$ 35.008,37	R$ 34.503,44	R$ 34.755,91	R$ 34.671,75	R$ 23.142,55	R$ 28.907,15
Outubro	R$ 30.125,56	R$ 33.891,26	R$ 32.008,41	R$ 32.636,02	R$ 32.1465,31	R$ 32.400,67	R$ 32.322,22	R$ 21.574,29	R$ 26.948,25
Novembro	R$ 29.452,26	R$ 33.133,79	R$ 31.293,03	R$ 31.906,62	R$ 31.446,42	R$ 31.676,52	R$ 31.599,82	R$ 21.092,11	R$ 26.345,97
Dezembro	R$ 56.125,29	R$ 63.140,95	R$ 59.633,12	R$ 60.802,40	R$ 59.925,44	R$ 60.363,92	R$ 60.217,76	R$ 40.193,89	R$ 50.205,83
Total	R$ 450.753,35	R$ 507.097,52	R$ 478.925,43	R$ 408.316,13	R$ 481.273,11	R$ 484.794,62	R$ 483.620,78	R$ 322.805,13	R$ 403.212,96

O simples fato de se organizarem os dados para chegar às conclusões transformou-os em informações.

Poderíamos ainda melhorar a visualização do desempenho simplesmente apresentando essas informações em formato de gráfico de barras:

Podemos verificar, de maneira rápida e clara, que a loja de Copacabana vendeu mais e que a da Sé vendeu menos. Vemos que, com exceção da loja da Sé, todas venderam mais que R$400.000,00 no ano.

Como vimos, informação é um conjunto de dados selecionados, coletados e organizados, e que se tornaram, dessa forma, significativos e úteis.

Definimos e organizamos relações entre os dados para que eles tenham algum valor. E podemos definir diferentes relações entre os mesmos dados para obter diferentes informações. Por exemplo, poderíamos agora com base nos mesmos dados iniciais avaliar o desempenho da empresa como um todo ao longo do ano:

Poderíamos analisar dessa forma o impacto das compras de fim de ano para a empresa e o impacto do aumento do turismo nas vendas nos meses de férias. Se representássemos essas mesmas informações em outro formato visual, como o gráfico de pizza, poderíamos verificar que a distribuição de vendas é bastante uniforme e que as vendas nos meses de janeiro e dezembro representam quase 25% das vendas do ano. Agora responda: se você tivesse que investir em propaganda, em que meses você intensificaria a sua campanha de Marketing?

No exemplo anterior, nós manipulamos os dados (adicionamos para obter totais anuais e mensais), essa manipulação é chamada de processo, que consiste em qualquer manipulação de dados que tenham por objetivo produzir informação. Vimos então que o fato de adicionarmos os dados possibilitou uma análise mais aprofundada do desempenho de cada loja, logo a adição foi o processo que teve que ser realizado sobre os dados para possibilitar a geração da informação relevante.

Outro ponto importante é que as informações devem estar relacionadas a um contexto. Por exemplo, nós poderíamos, na nossa cadeia de lojas, ter um levantamento de dados referente à idade dos clientes de cada uma das redes. Poderíamos agrupar esses dados de forma a obter um gráfico como o mostrado abaixo:

Esse gráfico é relevante para analisar o desempenho de cada loja? A resposta é não. Para analisar o desempenho, seriam utilizados os números de receita total, logo esse gráfico seria apenas um dado. Entretanto, se a empresa decidisse realizar uma campanha de marketing, o gráfico seria uma informação importante para conhecer o perfil do consumidor da empresa e direcionar a campanha para esse público.

3 - Transformando informações em conhecimento

O conhecimento é saber utilizar uma forma coerente e eficaz de processar dados, mesclando-os e organizando-os de forma a obter um resultado pretendido, bem como criar ideias, tomar decisões e resolver problemas.

O processo de organização de dados em informações é uma sequência lógica de tarefas relacionadas e executadas para se alcançar um determinado objetivo. Exige, portanto, um processo cognitivo, que define as relações entre os dados. E, para isso, necessita-se de conhecimento. Este, então, possibilita estabelecer as regras, as diretrizes e os procedimentos utilizados para selecionar, organizar e manipular os dados, com o objetivo de lhes dar significados, para que sejam úteis a determinadas tarefas.

Imagine uma pilha de tijolos jogados no chão de qualquer maneira e pouco úteis: são os dados. Porém, é possível organizá-los de forma a construir uma parede: essa sim, útil – é a informação. Mas posso organizá-los de diversas maneiras e alcançar, assim, diferentes resultados. Posso empilhá-los e criar uma escada, uma pequena churrasqueira, um banco, uma mesa, um muro. Analogamente, com os mesmos dados, podemos obter diversas informações.

Entretanto, como vimos, não basta manipulá-los e organizá-los adequadamente para chegar a boas informações. É necessário traçar relações entre os diferentes tipos para se adicionar valor ao resultado pretendido. No nosso exemplo dos tijolos, se acrescentarmos cimento, tinta e outros materiais – outros dados –, podemos obter um resultado muito melhor. Essas relações, contudo, não são feitas automaticamente: é preciso saber construir uma mesa ou uma escada.

Como dissemos, é preciso saber construir cada relação, ou seja, é necessário conhecimento. Dessa forma, a informação pode ser considerada um dado que recebeu utilidade como efeito da aplicação de conhecimento.

Denominamos conhecimento como uma combinação de instintos, ideias, regras e procedimentos que guiam ações e decisões. Mas as pessoas também o adquirem por meio da informação. No entanto, informação só se transforma em conhecimento quando é compreendida, quando seu conteúdo é reconhecido pelo indivíduo e passa a fazer parte de sua memória e experiência, de forma que possa ser utilizada para gerar resultados.

Portanto, podemos propor um complemento do desenho visto anteriormente:

Vamos então sintetizar e complementar a relação entre os dados, a informação e o conhecimento. As pessoas usam conhecimento sobre como formatar, filtrar e resumir dados como parte de um processo de conversão de dados em informação útil em uma determinada situação. Elas interpretam essa informação para tomar decisões e agir. Os resultados das decisões e ações resultantes do processo ajudam a acumular conhecimento para utilizar em decisões futuras. O desenho representa esse relacionamento.

Além de apresentar a conversão dos dados em informação, a figura representa o processo de acumulação e uso do conhecimento. Ela mostra que as pessoas se baseiam nas informações disponíveis sobre a situação corrente e no conhecimento acumulado sobre o uso da informação para agirem. Além disso, demonstra como a ação e seus resultados alimentam o processo de acumulação de mais conhecimento, o que torna as pessoas mais habilitadas tanto para definir o processo de transformação de dados em informação como para o uso da informação resultante no futuro.

4 - Gerando informações

Existem muitas maneiras de converter dados em informação para a tomada de decisão. Por exemplo, selecionar aqueles pertinentes a uma situação, desprezando os irrelevantes. Pode-se combiná-los, resumindo-os para que se tornem úteis. Pode-se também enfatizar exceções que podem levar a um viés nos resultados ou explicar mais claramente o que os dados dizem.

Eles podem ser apresentados de forma mais compreensível, como em gráficos e tabelas. Ou desenvolver modelos que os convertem em explicações de resultados passados ou projeções de futuros.

Características da Informação

É importante estar atento à qualidade da informação. Uma informação que contenha inconsistências pode levar os administradores a tomarem decisões equivocadas, que resultariam em prejuízos e danos para a empresa. Para evitá-los, é necessário cuidar tanto da coleta quanto do processo de transformação dos dados em informação.

Portanto, é preciso que a fonte seja confiável. Um administrador deve ter cuidado, por exemplo, em tomar decisões baseadas em boatos. A informação também deve ser completa, contendo todos os fatos importantes. Mesmo se os dados estiverem certos, perdem sua utilidade se estiverem incompletos, pois podem igualmente conduzir a equívocos.

Características da informação:

De qualidade Confiável Completa

Econômica Flexível Na quantidade certa (sem excessos)

Relevante Simples Protegida

Outro atributo importante da informação é que ela deve ser econômica. Assim, é importante verificar quanto se ganha e quanto se gasta com sua produção, pois sua busca e oferecimento nem sempre são um processo barato. Muitas vezes, depende de tecnologias complexas e de muito tempo do pessoal envolvido. Há o risco de os resultados obtidos não compensarem o investimento.

Uma característica que ajuda a informação a se tornar econômica é a sua flexibilidade, o fato de ela permitir sua utilização para diversas finalidades e por diferentes pessoas. Por exemplo, a informação da quantidade de peças em estoque pode ser usada:

• pelo gerente de produção para saber a necessidade de adquirir novas peças ou planejar a produção em razão da matéria-prima ou das peças disponíveis; • pelo representante de vendas para saber se a empresa pode aceitar uma grande venda ou avaliar que produtos devem ser alvo de maior esforço de venda pelo setor de contabilidade da empresa; para conhecer o valor dos produtos em estoque e avaliar o capital que deverá ser investido em novas aquisições.

A combinação do uso dos computadores com o das tecnologias de comunicação tem propiciado a disseminação de muito mais informação do que era possível nas últimas décadas. É comum que o profissional se sinta ansioso e 'perdido' com a quantidade delas que chegam às suas mãos, apesar de, muitas vezes, se ressentir da falta de alguma específica. Muita gente manifesta dificuldade em selecionar e processar um volume excessivo de informações. Por isso, é importante que esta seja fornecida ao processo decisório na quantidade certa. Portanto, apenas as que são relevantes devem ser consideradas para tomada de decisão.

Além disso, é importante que a informação seja simples, para evitar confusão e dispêndio de muito tempo para analisá-la. Pessoas diferentes podem ter interpretações distintas da mesma informação.

Finalmente, destacamos que é difícil manter a propriedade da informação. Esta pode ser duplicada e distribuída facilmente. No mundo digital, ela pode ser reproduzida de maneira quase infinita e instantânea, a um custo muito baixo. Nas empresas, isso pode ser feito por uma pessoa externa, um intruso, sem que ninguém da organização se dê conta. Deve-se, assim, mantê-la protegida.

Busca da informação

Os sistemas de busca são formas organizadas de se obter informação. Três sistemas de busca podem ser apontados como principais:

Prospecção

Resumo

A informação é um recurso fundamental para as organizações, elemento decisivo na determinação do êxito e do fracasso de um empreendimento. Para se tornar competitiva, uma empresa deve ter um eficaz gerenciamento dela. Para isso, é preciso, antes de tudo, entender as diferenças entre dados, informação e conhecimento. Os dados são os fatos em sua forma primária, como observamos na realidade. Eles podem assumir a forma de palavras, números, imagens, sons, entre outras. Informação é um conjunto de dados organizados de tal maneira que se tornam significativos e úteis, adquirindo valor. E conhecimento é o que possibilita selecionar, organizar e manipular os dados para extração da informação. Portanto, esta pode ser considerada como um dado tornado mais útil por meio da aplicação de conhecimento. Além disso, esse é necessário para interpretar, decidir e agir em cima das informações geradas. A ação e seus resultados alimentam o processo de acumulação de mais conhecimento.

Uma boa informação deve ser confiável e não apresentar erros; completa, de modo que todos os fatos importantes estejam contidos; econômica, possuindo um custo-benefício apropriado; flexível, podendo ser usada para diversas finalidades e por diversas pessoas; na quantidade certa, relevante, evitando a sobrecarga com informações dispensáveis; simples, que possa ser facilmente compreendida; e protegida, para que não seja utilizada indevidamente por pessoas não autorizadas.

Podem ser adquiridas de diversas maneiras, por exemplo:

Prospecção - aquisição da informação disponível no ambiente, destinada a orientar a ação futura da organização em relação a mudanças ambientais.

Busca focada - busca de nova informação quando as alternativas presentes não satisfazem os objetivos, quando não se conhece uma solução para um problema, ou quando é necessário identificar uma oportunidade ou ameaça desconhecida.

Monitoração de desempenho - processo de feedback que acontece formal ou informalmente, destinado à melhoria do desempenho e à aprendizagem.

1 - Sistemas

Um sistema é o conjunto de componentes que trabalham juntos para chegar a um resultado comum, recebendo entradas, processando-as e produzindo saídas de uma maneira organizada.

Podemos citar como exemplo de sistema uma ONG em que todos os membros contribuem de forma organizada para que se obtenha um objetivo comum. Outros exemplos: agências do governo, empresas e organizações de modo geral, pois são formadas por pessoas e organizadas em departamentos ou divisões que trabalham para obter um resultado comum.

Por exemplo, uma linha de produção de uma empresa tem como elementos um conjunto de máquinas, pessoas, energia elétrica, matéria-prima, instalações, entre outros. O objetivo desse sistema é fabricar produtos dentro de um padrão determinado.

Componentes de um sistema

Os sistemas têm: entradas, mecanismos de processamento, saídas e feedback.

Vamos considerar o processo de fazer pão. Para fazer pão, precisamos de farinha, leite, água, sal e de outros ingredientes, que constituem o que chamamos de entradas. Mas existem outras entradas, menos perceptíveis, que compõem o sistema: energia, tempo e informações. Os mecanismos de processamento são as ações necessárias para se fazer o pão: colocar os ingredientes em um recipiente, misturá-los, levar a massa ao forno, assá-la durante um determinado tempo. O pão pronto, acabado, será a saída.

Se o pão sair queimado, por exemplo, o padeiro diminuirá, da próxima vez, o tempo de permanência da massa no forno. Essa informação que nasce da saída do sistema para corrigir um problema identificado chama-se feedback ou retroação.

Observe a figura ilustrativa de um sistema.

Veremos agora, mais detalhadamente, os conceitos de entrada, saída, processamento e feedback.

Sistemas
Entradas - inserção de dados em um sistema de processamento de dados.
	Informação � orientação, instrução e conhecimento.
	Energia � movimenta o sistema, o faz funcionar.
	Materiais
		Produtivo � transformado e convertido em saída.
		Operacionais � utilizados, mas não compõem a saída.
Processamento � A interação dos dados de entrada
Saída � resultado de um processamento de dados para fora do sistema.
	Informação
	Energia
	Materiais
Feedback � retorno de informações da saída em direção à entrada.

2 - Entradas e Saídas

As entradas ou inputs são insumos obtidos do ambiente para o sistema operar. Assim, são elementos que o sistema recebe dele.

Existem três tipos de entradas: informação, energia e materiais.

A informação proporciona orientação, instrução e conhecimento, fazendo com que o sistema possa processar e atingir seus objetivos. Quanto maior a informação disponível, menor será o grau de incerteza quanto à saída do sistema.

No exemplo do pão, as informações necessárias são a receita, com os procedimentos de execução, e o conhecimento da pessoa que realizará a tarefa. Uma pessoa experiente, com uma boa receita, provavelmente fará um bom pão. Quanto maior e melhor for a informação que uma pessoa possui sobre como fazer um pão, menores são as chances de algo ocorrer errado - menor a incerteza.

Já a energia é o que movimenta o sistema e o faz funcionar. Sem ela, um sistema ficaria estático e não produziria nada. No nosso exemplo, a energia necessária é a que a pessoa emprega na execução das tarefas e a energia elétrica é a proveniente da combustão do gás para o forno.

Finalmente, os materiais são os outros recursos utilizados no processamento do sistema. Voltando ao nosso exemplo, os materiais seriam a farinha, o leite, a água, o sal e o fermento, tudo o que é transformado para ser convertido em saída. Esse tipo de material é chamado de produtivo: são as matérias-primas do sistema. Outros materiais importantes são utilizados para transformar os recursos produtivos, como máquinas, equipamentos, utensílios, entre outros. No nosso caso, seriam o forno, os recipientes e os talheres utilizados. Esses recursos são chamados de operacionais.
Portanto, podemos representar as entradas como informações, energia e materiais.

A saída ou output é o resultado final do processamento de um sistema. É o pão pronto do nosso exemplo. Se, no momento da entrada, o sistema importa informações, energia e materiais do meio ambiente, na saída, o sistema exporta o resultado de suas operações.

De forma análoga às entradas, as saídas também podem ser compostas por informações, energia e/ou materiais, dependendo do objetivo do sistema. Se o pão pronto é uma saída que podemos classificar como um material, o calor produzido pelo forno que escapa para o meio ambiente também pode ser considerado uma saída. No caso do calor, ele é essencialmente energia.

Posteriormente, aprofundaremos o conceito de Sistema de Informação nas organizações. Nesse tipo de sistema, a saída é a informação útil, de acordo com as características vistas no primeiro módulo.

3 - Processamento e Feedback

Processamento é a interação que existe entre as entradas, que causa a transformação das informações, da energia e dos materiais. Dentro de um sistema, os elementos são interdependentes, de forma que alterações em qualquer um deles afetam os outros.

No processo de fazer pão, o processamento consiste nas atividades de juntar os ingredientes, misturá-los, deixar a massa crescer, colocá-la no forno, esperar o cozimento e retirar o pão. Poderíamos detalhar ainda mais cada atividade, mas não é necessário no momento.

No exemplo do pão, as atividades que levam as entradas a transformarem-se em saídas são conhecidas, mas muitas vezes isso não acontece. Alguns sistemas são muito complexos e difíceis de serem entendidos, penetráveis, ou acessíveis, às vezes, entradas e saídas são identificadas, mas o processamento não é totalmente conhecido. É o caso do cérebro humano e da economia nacional: é difícil saber exatamente como funcionam. Esse tipo de sistema chama-se caixa-preta.

Caixa-preta refere-se ao sistema cujo funcionamento é desconhecido. Frequentemente, para compreender o funcionamento de uma caixa-preta, procura-se conhecer as manipulações externas, em vez se tentar desvendar seu funcionamento interno. Para isso, aplicam-se estímulos ou ações na entrada e verifica-se a saída, para ver quais são as reações ou efeitos.

Um exemplo de caixa-preta são os testes de novas drogas com ratos de laboratório. Os cientistas esperam que a droga cause algum efeito, mas não sabem exatamente qual. Nesse caso, a caixa preta é o organismo do rato. Eles injetam a droga no rato – o que consiste em um estímulo, ou em uma entrada –, e observam as reações, ou saídas.Com base nas saídas, procuram inferir o que aconteceu dentro da caixa-preta, ou seja, como funciona o organismo do rato.

O termo inglês feedback pode ser traduzido como retroação, retroalimentação ou realimentação. Esta palavra, contudo, é amplamente utilizada, talvez mais do que suas traduções. O importante é entender o seu significado no que se refere a sistemas.

Feedback consiste em uma comunicação de retorno proveniente da saída do sistema em direção à sua entrada.

Os mecanismos de feedback funcionam sempre a partir de um padrão ou de um objetivo. Assim, a saída do sistema é comparada a um padrão preestabelecido ou aos objetivos do sistema. Com base nessa conferência, um mecanismo regulador envia informação à entrada do mesmo para que se efetue a correção, se algo estiver errado – diferente do padrão –, ou para que se confirme que tudo está correto.

Portanto, sempre que houver diferenças entre o padrão preestabelecido e as saídas do sistema, o mecanismo de feedback irá eliminá-las, modificando as entradas. O feedback é elemento fundamental para a sobrevivência de um sistema. Ele mantém a estabilidade de operação quando o sistema é influenciado por variáveis externas que podem provocar alterações e desvios.

4 - Subsistemas

Nem sempre um sistema possui apenas um objetivo. O sistema é muitas vezes formado por subsistemas, que são componentes do sistema e possuem objetivos específicos, mas que contribuem para que o sistema alcance o objetivo maior. Por exemplo, uma fábrica de tecidos possui um departamento de compras que se encarrega de gerenciar as compras de matéria-prima da fábrica.

O objetivo desse departamento consiste em obter matérias-primas de qualidade a um preço baixo. Esse departamento contribui para que a empresa mantenha o seu padrão de qualidade e que possa reduzir o preço do produto final, de forma a contribuir para que a empresa aumente os seus lucros e aumente a sua área de atuação no mercado.

Em muitos casos, as saídas se tornam entradas de outros sistemas. Por exemplo, o resultado de um sistema que processa pedidos de vendas pode ser usado como entrada de um sistema de faturamento ao cliente.

Sistemas Simples x Complexos

Existem diversas classificações dos sistemas. Veremos agora as mais importantes, diferenciando os simples dos complexos, os abertos dos fechados e os estáveis dos dinâmicos.

Como o próprio nome sugere, os sistemas simples são aqueles formados por poucos elementos e de fácil compreensão. O processamento, ou as interações entre eles, não apresenta complexidade. O processo de fabricação de pão, citado como exemplo, constitui um sistema simples, uma vez que todos os elementos e interações do processo são perfeitamente conhecidos.

Sistemas complexos são formados por muitos elementos interdependentes, cujas relações são muitas e dificilmente compreendidas. Grande parte deles, por exemplo, são constituídos de subsistemas.

No corpo humano, um sistema complexo de inúmeras combinações de elementos formam subsistemas, que por sua vez, compõem outros subsistemas: moléculas agrupadas formam células, que por sua vez constituem tecidos, que se organizam em órgãos, que, interconectados, formam o corpo.

Sistemas abertos x sistemas fechados

Os sistemas podem ser abertos ou fechados dependendo de como é o fluxo de informações no sistema.

Em um sistema aberto, há uma interação com outros sistemas. Por exemplo, um sistema de pagamento de uma empresa deve receber dados do departamento comercial sobre contas, deve receber informações do departamento de pessoal sobre funcionários e salários e deve receber informações de contas a pagar.

Podemos verificar que os subsistemas vistos anteriormente são sempre sistemas abertos, pois a informação gerada pelos subsistemas devem ser compartilhadas para outros subsistemas.

O fluxo de materiais, informação e energia é permanente e se realiza de diferentes maneiras: um telefonema pode ser tanto uma entrada quanto uma saída de informação; a energia elétrica é uma entrada de energia assim como o calor emitido pela chaminé de uma fábrica é uma saída de energia.

Em um sistema fechado, não existe conexão com outros sistemas, nada é compartilhado com outros sistemas, nenhuma informação é recebida de outros sistemas, não existindo interação com o mundo exterior. Ou melhor, interagem muito pouco, porque são raros os sistemas totalmente fechados.

Por exemplo, um relógio interage pouco com o ambiente: precisa apenas de energia para funcionar. Com uma simples pilha (uma única entrada), ele pode permanecer funcionando por anos, atingindo seu objetivo de marcar as horas. Podemos classificá-lo como um sistema fechado.

Sistemas estáveis x Sistemas dinâmicos

Sistemas estáveis sofrem pouca influência das mudanças que ocorrem no seu ambiente. Assim, suas alterações exercem pouca ou nenhuma mudança. Já os sistemas dinâmicos sofrem mudanças constantes em virtude de alterações no ambiente. Uma empresa poderia ser classificada tanto como um sistema estável quanto dinâmico, dependendo do seu negócio.

Algumas vinícolas tradicionais no Chile e na Argentina são sistemas muito estáveis, porque desenvolvem os mesmos vinhos por muitos anos, sem grandes alterações no processo de fabricação. Em algumas regiões desses países, inclusive, o próprio clima é mais constante, não existindo necessidades de ‘correções’ no vinho durante sua produção, como acontece em outros locais.

Já as empresas de alta tecnologia, como os fabricantes de computadores, são exemplo de sistema dinâmico. Nesse cenário, os avanços – que provocam mudanças – são tantos, que os produtos se tornam obsoletos rapidamente. Para construir um novo modelo de computador, baseado em novas tecnologias desenvolvidas, as empresas têm de estar constantemente modificando sua unidade produtiva.

Os sistemas que se adaptam melhor às mudanças do ambiente têm mais chance sobreviver.

Empresas que conseguem assimilar as mudanças no mercado têm maiores chances de permanecer competitivas.

Resumo

Um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes relacionados entre si, que coletam, processam, armazenam e distribuem informação nas organizações. Existem diversos deles dentro das organizações. Para cada um, há diferentes tipos de entradas, de processamento, de saída e de feedback.

As entradas ou inputs são insumos obtidos do ambiente para o sistema funcionar. A saída, ou output, é o resultado final do processamento de um sistema. Processamento consiste na interação que existe entre as entradas, que causa a transformação das informações, da energia e dos materiais e o feedback consiste em mecanismos de retorno da informação de saída sobre as entradas de forma que erros e desvios possam ser corrigidos. Ele funciona sempre a partir de um a padrão ou um de objetivo. Assim, a saída do sistema é comparada a um padrão preestabelecido ou aos objetivos do sistema. Com base nessa conferência, um mecanismo regulador envia informação à entrada deste para que se efetue a correção. Se algo está errado – diferente do padrão –, ou para que se confirme que tudo está correto.

Os sistemas podem ser classificados de diversas maneiras. Vimos três das mais importantes: (1) Simples e Complexo – o simples é formado por poucos elementos e é de fácil compreensão. Já o complexo é constituído de muitos elementos, cujas relações são dificilmente compreendidas. (2) Aberto e Fechado – o aberto interage bastante com o seu ambiente, e o fechado interage muito pouco. (3) Estáveis e Dinâmicos – um sistema estável pouco se modifica em virtude das mudanças que ocorrem no seu ambiente. Já o dinâmico é altamente influenciado pelo mesmo, mudando constantemente em virtude de suas alterações.

1 - Sistemas de Informação

Conhecendo a definição da palavra informação e da palavra sistema é fácil compreender o significado da expressão "Sistemas de Informação" que é um conjunto de componentes que trabalham juntos para processar dados e produzir informação. É comum também que os sistemas de informação sejam compostos por diversos subsistemas com objetivos específicos, mas todos contribuindo para um objetivo comum.

As tarefas básicas de um sistema de informações são:

coletar dados, produzir, armazenar e distribuir informações relevantes para a empresa.

Para fins gerenciais, as informações advindas da saída de um sistema auxiliam gerentes e funcionários a:

Os dados que servem de entrada para os sistemas de informação são símbolos (textos, tabelas, gráficos, fatos sobre pessoas ou lugares, observações, números, estatísticas, notícias entre outros) que representam eventos ocorridos na organização ou no seu ambiente. Eles são transformados ou processados, de modo que as pessoas possam entendê-los e usá-los. Os sistemas de informação podem conter informação de diversos tipos: de pessoas, de lugares, de concorrentes, da própria empresa, de setores internos e de organizações externas.

Além disso, os sistemas de informação também possuem mecanismos de feedback. O feedback significa uma saída direcionada para algumas pessoas dentro da organização, para auxiliá-las na avaliação ou na correção das entradas do SI.

Pensando em sistemas

Uma forma de pensar que pode ajudar os administradores é pensar a organização como um sistema composto por subsistemas. O administrador deve entender quais são os objetivos específicos de cada subsistema e a contribuição de cada um para atingir ao objetivo maior da empresa. Esse objetivo maior nunca deve ser esquecido no momento de uma tomada de decisão, pois uma solução que atenda aos objetivos específicos de um departamento da empresa pode não ser adequada para atingir o objetivo maior da empresa.

Uma das maiores contribuições que um sistema de informações pode fazer para a empresa é automatizar o compartilhamento de informações entre os diversos subsistemas. Por exemplo, quando realizamos um pedido para uma empresa via internet, esse pedido deve ser faturado, deve ser enviada a informação ao estoque para que o produto seja retirado, embalado e enviado ao cliente. Ou seja, a informação do pedido deve ser compartilhada entre vários subsistemas para que a venda seja concretizada.

2 - Tecnologia da Informação (TI)

Alguns sistemas de informação são simples e outros complexos. Podemos imaginar, por exemplo, um vendedor que anota em uma agenda alguns dados de seus clientes: quanto cada um compra, do que mais gosta, quando este recebe seus vencimentos. O vendedor, ao chegar em casa depois de uma venda, pode analisar os dados para estabelecer uma nova estratégia para as próximas vendas.

O aumento da complexidade das organizações tornou os sistemas de informação também mais complexos. Atualmente, todas as médias e grandes empresas e muitas pequenas possuem sistemas de informação baseados em computador.

Em geral, as saídas são relatórios e documentos e ocorrem por meio de dispositivos como o monitor e a impressora. Em muitos casos, as saídas se tornam entradas de outros sistemas. Por exemplo, o resultado de um sistema que processa pedidos de vendas pode ser usado como entrada de um sistema de faturamento ao cliente.

A entrada e a saída em um sistema de computador podem ser obtidas por meio de dispositivos que são todos os recursos fora da CPU do computador. Como dispositivos de entrada, podemos citar; o teclado, o scanner, e leitores de códigos de barra, e como dispositivos de saída à impressora, o monitor e os alto-falantes.

Um sistema de informações utiliza o que chamamos de tecnologia da informação:

Conjunto de recursos tecnológicos e computacionais que contribuem para a geração e uso da informação.

Então a Tecnologia da Informação é formada pelo conjunto de hardware e software que permite processar e compartilhar dados e informações dentro da empresa.

Os sistemas de informação baseados em computador são compostos de:

Hardware

Software

Banco de dados

Telecomunicações

Pessoas

Procedimentos

Essa crescente complexidade das organizações também tem provocado mudanças no relacionamento entre os sistemas e as organizações. Construir sistemas hoje requer muito mais da organização do que há 10 ou 20 anos.

As informações geradas pelos primeiros sistemas de informação produziam mudanças técnicas que afetavam poucas pessoas. As produzidas pelos sistemas atuais provocam uma variedade de mudanças gerenciais e centrais nas organizações. A alteração de produtos e serviços, as condições de produção e os profissionais envolvidos na produção e nos serviços podem ser determinados por informações providas pelo sistema de informação.

Examine a definição atentamente, porque ela enfatiza a natureza organizacional e gerencial dos sistemas de informação: para entender os sistemas de informação, o gestor deve compreender as dimensões do sistema relacionadas à organização, ao gerenciamento e à tecnologia de informação e sua capacidade de prover soluções a desafios e problemas do ambiente de negócio.

3 - O administrador e os sistemas de informação

Diversas pesquisas comprovam que o envolvimento dos administradores com os sistemas de informação afeta diretamente o desempenho da organização. Assim, é fundamental conhecer o seu funcionamento. Por esse motivo, esta disciplina é de grande relevância para o curso de graduação em Administração.

Até recentemente, a própria informação não era considerada importante para a empresa. O processo de gerenciamento era concebido como uma arte pessoal e não um processo coordenado. Hoje, porém, está amplamente disseminada a consciência de que os sistemas de informação são essenciais para os administradores, porque grande parte das empresas necessita deles para sobreviver e crescer.

Observamos que as tecnologias digitais estão transformando as empresas. Hoje, os sistemas afetam diretamente o modo de os administradores decidirem e planejarem e, em muitos casos, a definição de produtos e serviços. Eles têm um papel estratégico na vida das empresas. Assim, a responsabilidade sobre os sistemas de informação não pode ser delegada para pessoal técnico: deve ser da direção da empresa.

Alguns sistemas estão ligados à realização mais rápida e automatizada de tarefas rotineiras, outros – mais importantes para esta disciplina – se relacionam à tomada de decisão. Eles proveem informações que visam a facilitar, agilizar e otimizar o processo decisório.

Uma organização, ao refletir sobre seus sistemas de informação, deve considerar alguns elementos importantes da tomada de decisão:

Decisor	Características psicológicas
Contexto organizacional	Palco da decisão
Objetivo do processo decisório	Como alcançar soluções

Todos esses elementos interferirão na determinação da maneira como as informações devem ser apresentadas.

Nas organizações, existe uma interdependência crescente entre estratégia, papéis e procedimentos de negócios de um lado; e softwares, hardwares, banco de dados e telecomunicações de outro. A mudança em qualquer um desses componentes frequentemente provoca alterações em outros. A figura abaixo ilustra o relacionamento entre organizações e sistemas de informação.

O relacionamento entre organização e sistema de informação torna-se crítico quando se planeja o futuro da empresa. O que se quer fazer nos próximos cinco anos, muitas vezes, depende do que os sistemas de informação serão capazes de fornecer. Aumentar a participação de mercado, tornar-se referencial em qualidade, baixar custos de produção ou desenvolver novos produtos – todos esses objetivos demandam mais dos tipos e da qualidade dos sistemas de informação nas organizações.

Todos os negócios atualmente utilizam sistemas de informação

Existem diversos sistemas de informação dentro das organizações. Para cada um deles, há determinados tipos de entradas, de processamento, de saída e de feedback. Por exemplo, muitos caixas de supermercados atualmente possuem scanners. Quando este faz a leitura (entrada), o sistema apresenta na tela da caixa registradora a descrição do produto, com respectivo preço (saída).

O processamento que ocorre não fica muito visível, pois ele acontece instantaneamente. Mas a informação (em formato de número) captada pelo scanner foi comparada a diversas outras existentes em um banco de dados, para verificar a qual produto se referia, de modo que sejam obtidos preço e descrição do artigo.

Em alguns locais, o sistema também verifica a quantidade do produto em estoque. Quando a leitura é feita, o sistema é automaticamente atualizado, e a quantidade que está sendo comprada é subtraída do total de itens do produto estocado.

Então os sistemas de informação podem ser utilizados desde tarefas simples, como registros de venda como vimos, até tarefas mais complexas que exigem o uso de sistemas de informação mais complexos que utilizam regras complexas de análise de dados e tomam decisões sem a necessidade de um especialista. Veremos no próximo módulo os principais tipos.

Resumo

Um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes relacionados entre si, que coletam, processam, armazenam e distribuem informação nas organizações. Existem diversos deles dentro das organizações. Para cada um, há diferentes tipos de entradas, de processamento, de saída e de feedback.

O aumento da complexidade das organizações tornou-os também mais complexos. Atualmente, todas as médias e grandes empresas e muitas pequenas possuem sistemas de informação baseados em computador. Estes são compostos por Hardware, Software, Banco de dados, Telecomunicações, Pessoas e Procedimentos.

Diversas pesquisas comprovam que o envolvimento dos administradores com os sistemas de informação afeta diretamente o desempenho da organização. Hoje, os sistemas afetam diretamente o modo de os administradores decidirem e planejarem e, em muitos casos, a definição de produtos e serviços. Eles têm um papel estratégico na vida das empresas.

1 - Gestão da Informação na organização

A empresa é geralmente organizada de forma hierárquica como mostramos abaixo:

A seguir, veremos em detalhes cada um dos tipos de sistemas.

Sistemas de Informação Transações (SIT)

Vimos anteriormente que os sistemas de informação auxiliam as empresas a enfrentar um grande problema dos dias de hoje: a necessidade de informações. Ao longo do tempo, observou-se o desenvolvimento de diferentes tipos deles baseados em computador.

Eles começaram a surgir nos anos 50, focando o lado operacional da organização. Com o passar do tempo, diversos tipos de sistemas vieram se agregaram aos anteriores, atendendo a diferentes necessidades das empresas. Vamos agora estudar os quatro tipos clássicos de sistemas de informação.

O primeiro sistema desenvolvido foi o Sistema de Informação Transacional (SIT), também conhecido como Sistema de Processamento de Transações.

O SIT é um exemplo importante de sistema de apoio, pois ele é responsável pelo registro e processamento de todas as transações da organização.

O SIT trabalha de dois modos:

Esse sistema é de extrema importância para o funcionamento das organizações, pois dá suporte a diversas operações centrais, como compra de materiais, controle de estoque, faturamento, preparação da folha de pagamento, entre outras. Toda vez que a empresa produz ou presta um serviço, ocorre uma transação que será armazenada no SIT.

O objetivo principal do SIT é fornecer todas as informações legais ou organizacionais para manter eficientemente os negócios da empresa. As principais vantagens de utilização desse tipo de sistema são a precisão e a confiabilidade, a redução no custo e a rapidez de obtenção das informações. O Sistema de Informação Transacional processa um grande volume de dados para funções rotineiras, como, folha de pagamento dos funcionários.

Esses sistemas apresentam ainda as seguintes características:

2 - Sistemas de Informação Gerencial (MIS ou SIG)

Logo após o aparecimento dos primeiros sistemas de informação transacionais, surgiu a necessidade de gerar informações gerenciais consolidadas, seguras e rápidas. Assim, os gerentes poderiam ter mais segurança a respeito do rumo a tomar e de como a organização se encontra no mercado, o que é útil no processo decisório. Para isso, foram desenvolvidos os Sistemas de Informações Gerenciais (MIS ou SIG).

Os Sistemas de Informação Gerenciais são um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, software, banco de dados e dispositivos usados para transformar os dados em informações a fim de fornecer informações rotineiras aos gerentes tomadores de decisão, com foco na eficiência operacional e na otimização dos resultados esperados.

Um SIG coleta, valida, executa operações, transforma, armazena e apresenta informações para o uso do planejamento e orçamento, entre outras situações gerenciais.

Basicamente os SIGs fornecem aos gerentes informações passadas e presentes sobre a organização, suas transações e seu ambiente na forma de relatórios (de custos, de demandas de exceção, entre outros) padronizados com base nos dados e nas informações do Sistema de Informações Transacionais (SIT).

O objetivo é orientar o gerente para as tomadas de decisão, assegurando que as estratégias do negócio sejam eficientes e que os objetivos sejam alcançados de modo satisfatório. O SIG influencia as diferentes áreas funcionais dentro da organização no nível tático e reúne informações pertinentes a cada uma delas.

SIT _ vê a organização a partir de cada operação com cada cliente (interno ou externo à organização). SIG _ agrega os dados de cada operação, fornecendo informações consolidadas sobre ela em um determinado período de tempo, para que o gerente tenha um panorama global daquele tipo de operação.

3 - Sistema de Apoio à Decisão (SAD)

A demanda por diferentes tipos de sistemas de informação (SI) começou a crescer no início dos anos 70. A necessidade de um SI que apoiasse a tomada de decisão, aumentando a sua qualidade, originou o chamado Sistema de Apoio à Decisão (SAD).

Esses sistemas podem ser classificados em:

ad hoc	desenvolvidos para uma situação única
institucional	utilizados em situações que ocorrem periodicamente

O Sistema de Apoio à Decisão computadorizado fornece, normalmente, suporte às decisões semiestruturadas e não estruturadas.

Principais características do SAD: - Uso de modelos e de dados de diferentes fontes - Preocupação com o estilo do decisor - Possibilidade de simulação

A preocupação com o estilo do administrador é importante, uma vez que as formas de percepção dos dados e a formulação do conhecimento diferem de pessoa para pessoa.

Os sistemas SAD podem economizar dinheiro e poupar tempo dos administradores, pois permitem uma análise rápida de uma grande quantidade de dados. Os sistemas SAD são muito utilizados em Finanças e contabilidade. Eles podem ser utilizados para analisar a lucratividade da empresa, análise do ponto de equilíbrio e detecção de fraudes, por exemplo. Empresas de serviços financeiros de varejo podem utilizar o SAD para análise de crédito.

Na área de logística, o SAD pode ajudar a determinar quanto a empresa deve comprar de seus fornecedores para que ela tenha em estoque apenas os componentes que serão necessários para a empresa.

4 - Sistemas Especialistas

Algumas atividades exigem conhecimentos específicos de determinadas áreas como, por exemplo, diagnóstico médico. Para a execução dessas atividades, são necessários especialistas.

Para que tais atividades possam ser realizadas por pessoas que não detêm o conhecimento necessário, começaram a ser desenvolvidos, em meados dos anos 80, os Sistemas Especialistas.

Neles, todo o conhecimento do especialista é estruturado de forma a ser interpretado pela máquina, possibilitando uma maior agilidade na conclusão das operações. A American Express, por exemplo, autoriza as transações de seus cartões de crédito (concessão de crédito) por um sistema denominado Authorizer’s Assistant.

Muitos sistemas especialistas têm por finalidade a substituição do homem em algumas etapas da solução de problemas complexos, utilizando, para isso, o conceito de Inteligência Artificial.

De fato, os Sistemas Especialistas (SE) são concebidos utilizando técnicas de Inteligência Artificial. São fundamentadas também nessas técnicas a linguagem natural e a robótica. Algumas vantagens desse tipo de sistema:

• Melhoria da produtividade – em algumas etapas é mais rápido que a análise humana. • Melhoria da Qualidade – pode reduzir em alguns casos as taxas de erros. • Retenção do conhecimento – mantém o conhecimento na organização indefinidamente. • Acessibilidade – torna o conhecimento acessível de diferentes locais. • Consolidação de muitas abordagens de conhecimento – incorpora o conhecimento de mais de um especialista.

Os SE também apresentam algumas limitações:

• Captação de conhecimento – o conhecimento de especialistas nem sempre está disponível para a captação. • Margem de erro na captação do conhecimento – a estruturação do conhecimento está sujeita a viés. • Multiplicidade de linhas – os especialistas divergem, frequentemente, do ponto de vista do conhecimento. • Incompletude do conhecimento – em certas áreas, o conhecimento ainda é muito limitado.

5 - Sistemas de informações para executivos (SIE)

Os sistemas de informações para executivos proporcionam, de forma programada, um relatório conciso sobre o desempenho da empresa. Esse sistema é geralmente conectado aos SAD e ao SIG internos da empresa resumindo dados desses sistemas.

O SIE utiliza também fontes de dados externas (cotações de bolsa de valores, câmbio, dados históricos, informações disponíveis na internet, etc.) que serão analisados e processados pelo sistema. O SIE se encarrega de rastrear, comprimir e filtrar os dados, apresentando as informações sob a forma de diagramas e gráficos para que o executivo possa rapidamente analisar e utilizar para tomar decisões sobre os rumos estratégicos da empresa.

Uma diferença fundamental entre o SIE e o SAD é que este último é geralmente feito para resolver um problema específico, enquanto que o SIE deve proporcionar uma base de informações relevantes para qualquer tomada de decisão do executivo.

Outros Sistemas de Informação - Existem, além dos cinco tipos de sistemas de informação estudados, outros que merecem ser destacados. Eles surgiram em razão de mudanças no direcionamento do foco do negócio, que levou a novas necessidades nesse particular.

Por exemplo, no caso das organizações virtuais, a necessidade de conhecer cada cliente levou ao aparecimento dos sistemas de Customer Relationship Management (CRM) e sua integração aos sistemas de gestão empresarial

Acrescentamos alguns tipos importantes de sistemas ao nosso grupo inicial, destacando-os em ordem cronológica de surgimento.

Sistema de Processamento de Transações (SPT) Transações. Sistema de Informação Gerencial (SIG) Informações associadas aos subsistemas funcionais. Sistema de Automação de Escritório (SAE) Processamento de informações no escritório. Sistema de Apoio à Decisão (SAD) Suporte às decisões por meio de simulações, com a utilização de modelos. Sistemas Especialistas (SE) Acúmulo de conhecimento, visando a simulação do julgamento humano. Sistemas de Informação para Executivos (SIE) Visão global da organização, utilizando fatores críticos de sucesso. Sistema de Gestão Empresarial (ERP) Integração das informações em uma organização. Data-warehouse (DW) e Data-mining (DM) Exploração dos dados gerados por uma empresa. Customer Relationship Management (CRM) Relacionamento com o cliente, de forma individual.

Ao tratar dos diferentes tipos de sistemas, podem-se observar tendências e alterações de prioridades:

Resumo

Os primeiros sistemas de informação surgiram nos anos 50 e focavam o lado operacional da organização. Com o passar do tempo, diversos tipos foram sendo criados, atendendo a diferentes necessidades das organizações:

Sistemas de Processamento de Transações (SIT) - automatiza as transações da empresa e serve de base para outros sistemas.

Sistemas de Informação Gerencial (MIS ou SIG) - utilizados na estrutura decisória da empresa, apoia os gerentes na otimização dos resultados esperados. Tem por principal função prover o gerente com informações passadas e presentes sobre as operações internas e sobre o ambiente da empresa.

Sistemas de Apoio à Decisão (DSS ou SAD) - apoio a tomada de decisões semiestruturadas e não estruturadas. Usa modelos e dados de diferentes fontes, considera o estilo do decisor e possibilita simulações. A preocupação com o estilo do decisor é importante, uma vez que as formas de percepção dos dados e a formulação do conhecimento diferem de pessoa para pessoa.

Sistemas Especialistas (ES ou SE) – executam, muitas vezes com o auxílio de Inteligência Artificial, atividades específicas, normalmente, realizadas por especialistas.

Além desses quatro tipos de sistemas, há diversos outros nas organizações. Vale destacar:

Sistemas de Informação para Executivos (EIS ou SIE) - foco na visão global da organização utilizando fatores críticos de sucesso.

Sistemas de Gestão Empresarial (ERP ou SGE) - foco na integração das informações nas organizações, especialmente do setor produtivo e da área contábil-financeira.

Data-Warehouse e o Data-Mining (DW e DM) - foco na exploração de dados gerados na empresa.

Customer Relationship Management (CRM) - foco no relacionamento com o cliente, de forma individual.