Os estoques
representam uma parcela substancial dos ativos das empresas, de tal
modo que devem ser vistos como um fator potencial de geração
de negócios e de lucros. Dessa forma, é função
do administrador verificar se os estoques estão sendo utilizados
de forma adequada e se estão dando o retorno esperado sobre o
capital neles investido.
Numa
economia inflacionária uma política de estoques elevados
poderia significar uma forma de obter grandes lucros, entretanto com
a estabilidade econômica isso não acontece, e uma boa gestão
de estoques poderá ser a responsável pelos lucros.
A gestão
de estoques constitui uma série de ações para gerir
recursos possuidores de valor econômico e destinados ao suprimento
das necessidades futuras de material numa organização.
Visa, portanto, numa primeira abordagem, manter os estoques em constante
equilíbrio em relação ao nível econômico
ótimo dos investimentos e isto é obtido, mantendo estoques
mínimos, sem correr o risco de não tê-los em quantidades
suficientes e necessárias para manter o fluxo de produção
da encomenda em equilíbrio com o fluxo de consumo.
Existem vários indicadores de produtividade na análise
e controle dos estoques, sendo os mais usuais a acurácia dos
controles, o nível de serviço, o giro de estoques e a
cobertura de estoques.
Tela 2
Módulo 01 - Análise de Estoques
2
- Inventário Físico
Segundo
Martins (2001), o inventário físico consiste na contagem
física dos itens de estoque. Caso se jam verificadas diferenças
entre o inventário físico e os registros do controle de
estoques, devem ser feitos ajustes conforme recomendações
contábeis e tributárias.
Deve-se
controlar o número de inventário, pois inventário
em excesso significa gastar dinheiro à toa, arcar com um custo
que não agrega valor. Busca-se reduzir esses custos por intermédio
de bom gerenciamento. Se os recursos mais utilizados como ativos fixos,
mão de obra e energia forem bem administradas, o produto ganhará
em qualidade, e o custo total final será menor.
O inventário
físico é normalmente realizado de dois modos:
Periódico
- quando em determinados períodos, normalmente no encerramento
dos exercícios fiscais ou duas vezes por ano, faz-se a contagem
física de todos os itens do estoque. Nessas ocasiões coloca-se
um número bem maior de pessoas com a função específica
de contar os itens. É uma força tarefa designada exclusivamente
para esse fim, já que tal contagem deve ser feita no menor espaço
de tempo possível (geralmente de 1 a 3 dias).
Rotativo
- quando permanentemente se contam os itens em estoque. Nesse caso faz-se
um programa de trabalho de tal forma que todos os itens sejam contados
pelo menos uma vez dentro do período fiscal (normalmente um ano).
Essa política exigirá certo número de pessoas exclusivamente
dedicadas à contagem, em período integral, o ano todo.
Um critério usual é contar, a cada três meses, 100%
dos itens da classe A, 50% dos itens da classe B
e 5% dos itens da classe C.
Tela 3
Módulo 01 - Análise de Estoques
Exemplo1
Uma determinada
empresa administra aproximadamente 20.000 itens diferentes. No inventário
do ano anterior verificou-se que havia, em média, 30 unidades
de cada item. Supondo que um funcionário possa contar 100 itens,
em média, por minuto, quantos funcionários serão
necessários para contar todos os itens em dois dias de trabalho?
Uma empresa
realiza o inventário de seus estoques pelo método do inventário
rotativo, contando a cada três meses, 100% dos itens da classe
A, 60% dos itens da classe B e 10% dos itens da classe C.
No último
ano fiscal constatou-se que existia em seus estoques 50.000 itens diferentes,
sendo 5.000 itens da classe A, 15.000 itens da classe B e 30.000 itens
da classe C. A classe A tem, em média, 25 unidades por item de
estoque, a classe B tem 40 unidades e a classe C tem 80 unidades.
A empresa
trabalha 250 dias por ano e deseja ter pelo menos um funcionário
dedicado à contagem.
Supondo
que um funcionário possa contar, em média, 2 unidades
de um item por minuto, quantos serão necessários?
1 dia de trabalho = 8 horas
Número de itens a serem contados = 20.000 x30 = 600.000 itens
Tempo necessário para contagem = 600.000 itens/(100 itens/minuto)
Tempo necessário para contagem = 6000 minutos.
O número de funcionários (NF) para contá-los
em 2 dias de trabalho;
(2dias)(8 horas/dia)(60 minutos/hora) NF = 6000 minutos
960 NF = 6000
NF = 6,25 funcionários ou 7 funcionários
Solução
Itens a serem contados?
Classe A – 100% de 5,000 x 25 = 125.000
Classe B - 60% de 15.000 x 40 = 360.000
Classe C - 10% de 30.000 x 80 = 240.000
Total de itens a serem contados a cada três meses = 725.000
Número de itens contados por ano ( 4 trimestres) = 725.000x4
=2.900.000
Tempo necessário para contagem = 2.900.000 itens/(2 itens/minuto)
Tempo necessário para contagem = 1.450.000 minutos.
O número de funcionários (NF) para contá-los
em 2 dias de trabalho; (250dias)(8 horas/dia)(60 minutos/hora) NF
= 1.450.000 minutos
120.000 NF = 1.450.000
NF = 12,08 funcionários ou 12 funcionários
Tela 4
Módulo 01 - Análise de Estoques
3
- Acurácia dos Controles
Uma vez
terminado o inventário, pode-se calcular a acurácia dos
controles que medem a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade
quanto em valor, ou seja:
Número
de itens corretos
Acurácia = ------------------------------
Número
total de itens
ou
Valor de itens corretos
Acurácia = ------------------------------
Valor
total de itens
Exemplo:
Calcule
a acurácia do controle, sabendo-se que no exemplo 2, após
os três primeiros meses, foram encontradas as seguintes divergências
entre o número de unidades contadas por item e o número
indicado pelo controle:
A acurácia do controle é dada por:
(0,2903)x(0,9454) + ( 0,5395)x(0,9520) + (0,1702)x(0,9809)
(0,274) + 0,5136 + 0,1669 = 0,955
Acurácia do controle = 95,50%
Tela 5
Módulo 01 - Análise de Estoques
4
- Nível de Serviço ou Nível de atendimento
Nível
de serviço ou atendimento é o indicador de quão
eficaz foi o estoque no atendimento das solicitações dos
usuários. Assim, quanto mais requisições forem
atendidas, nas quantidades e especificações solicitadas,
tanto maior será o nível de serviço.
Exemplo:
No almoxarifado
da empresa XYZ, durante um período de 6 meses, foram apresentadas
3.100 requisições de materiais, com um número médio
de 1,45 item por requisição. Foram entregues 4.400 itens,
exatamente como solicitado. Qual o nível de atendimento do almoxarifado?
4.400
Nível de Serviço = ------- x100=97,88%
4.495
Tela 6
Módulo 01 - Análise de Estoques
5
- Giro de Estoques
O giro
de estoques mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou
ou girou.
Exemplo
1:
(a) Qual será a taxa de giro de estoque se o custo anual das
mercadorias vendidas é de R$ 24.000.000,00 e o estoque médio
é de R$6.000.000,00?
(b) Qual será a redução no estoque médio
se o giro crescer para 12 vezes por ano?
(c) Se o custo de estocagem corresponde a 25% do estoque médio,
de quanto será a economia?
( a ) Giro de Estoques = 24.000.000,00/6.000.000,00 = 4
( b ) Se o giro cresce para 12 então
Estoque médio = 24.000.000,00/12 = R$2.000.000,00
Redução no estoque = 6.000.000,00 – 2.000.000,00
Redução no estoque = 4.000.000,00
( c ) Se o custo de estocagem é 25% do estoque médio
Redução no estoque = R$4.000.000,00
Economia = R$4.000.000,00 x 0,25 = R$ 1.000.000,00
Solução
Estoque médio no período = (576.597,20)/6 = R$96.099,53
Giro de estoques = Valor consumido no período/Estoque médio
Giro de estoques = 1.667.037,59/96.099,53 = 17,34 vezes
Tela 7
Módulo 01 - Análise de Estoques
6
- Cobertura de Estoques
A cobertura
de estoques indica o número de unidades de tempo em que o estoque
médio será suficiente par cobrir a demanda média.
Número
de dias do período em estudo
Cobertura (em dias) = -----------------------------------------------
Giro
Exemplo:
Qual
a cobertura do estoque com base nos dados do exemplo anterior?
Número de dias = 6 meses x 30 dias/mês = 180 dias
Giro de estoques = 17,34
Cobertura = 180/17,34 = 10,38 dias
Tela 8
Módulo 01 - Análise de Estoques
7
- Localização dos Estoques
A localização
dos estoques é um meio de endereçamento dos itens estocados
para que eles possam ser facilmente localizados. Com automatização
dos almoxarifados, a definição de um critério de
endereçamento é imprescindível. Vejamos uma das
várias formas de endereçamento utilizadas.
Endereço:
AA.B.C.D.E
Onde:
AA: código do almoxarifado ou área de
estocagem B : número da rua C : número da prateleira ou estante D : posição vertical E : posição horizontal dentro
da posição vertical.
Exemplo:
Qual a localização correspondente ao código de
endereçamento 27.5.3.2.1?
Material estocado no almoxarifado 27, na rua 5, na prateleira 3, local
vertical 2, no primeiro boxe horizontal.
Tela 9
Módulo 01 - Análise de Estoques
Resumo
É
fundamental que o administrador de materiais faça uma análise
detalhada dos estoques, pois estes envolvem expressivas somas de recursos,
de tal modo que a empresa pode obter vantagem competitiva se conseguir
atender aos clientes com mais rapidez e precisão.
Visando
atingir tais objetivos, os administradores dispõem de vários
indicadores, como o giro de estoque, a cobertura de estoques e a acurácia
dos estoques.
Unidade 3
Módulo 2
Tela 10
Módulo 02 - Gestão de Compras
1
- Função de compras
De modo
equivocado, muitos supõem que comprar é uma responsabilidade
exclusiva do departamento de compras. Entretanto, a função
é muito mais ampla e, se realizada com eficiência, envolve
todos os departamentos da empresa. Obter o material certo, nas quantidades
certas, com entrega correta (tempo e lugar), da fonte correta e no preço
certo, são funções de compras.
Escolher
o material certo exige informações dos departamentos de
marketing, engenharia, produção e compras. As quantidades
e a entrega de produtos acabados são estabelecidas pelas necessidades
do mercado. No entanto, o planejamento e controle da produção
devem decidir quanto e quando pedir de matérias-primas, de modo
que a demanda de mercado possa ser satisfeita. O departamento de compras
fica então responsável por colocar os pedidos e garantir
que as mercadorias cheguem pontualmente.
O departamento
de compras tem a responsabilidade principal de localizar fontes adequadas
de suprimentos e de negociar preços. O insumo vindo de outros
departamentos é necessário para a busca e avaliação
das fontes de suprimento, auxiliando também o departamento de
compras na negociação dos preços. Comprar é,
em sentido amplo, responsabilidade de todos.
Tela 11
Módulo 02 - Gestão de Compras
Os objetivos
básicos da área de compras são:
Obter
mercadorias e serviços obedecendo aos padrões
de qualidade requeridos;
Procurar
colocar as mercadorias e serviços à disposição
do usuário na quantidade solicitada;
Procurar
dentro de uma negociação justa e honrada os melhores
preços para a empresa;
Coordenar
para que os materiais estejam à disposição
do usuário no prazo (momento) correto;
Desenvolver
e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver
fornecedores potenciais.
Para satisfazer
esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas atividades básicas:
cadastramento
de Fornecedores;
pesquisa
de fornecedores;
avaliação
dos fornecedores;
indicação
de fornecedores habilitados para o processo compras;
registro
de desempenho dos fornecedores;
acompanhamento
dos preços processo compras;
contatos
com fornecedores;
solicitação
de propostas de fornecedores;
análise
das propostas;
consultas
aos usuários (problemas no processo compras);
negociação;
emissão
de documento contratual ;
acompanhamento
de fornecimento;
cancelamento
de pedidos.
Tela 12
Módulo 02 - Gestão de Compras
2
- O ciclo de compras
O ciclo
de compra consiste nos seguintes passos:
Receber e analisar as requisições de compra;
Selecionar fornecedores. Encontrar fornecedores potenciais, emitir
solicitações para cotações, receber e
analisar cotações, selecionar o fornecedor certo.
Determinar
o preço correto.
Emitir
pedidos de compra.
Fazer
um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos.
Receber
e aceitar as mercadorias.
Aprovar
a fatura para pagamento do fornecedor.
Tela 13
Módulo 02 - Gestão de Compras
3
- Estabelecimento de especificações
Exigências
de quantidade – a demanda de mercado determina as quantidades
necessárias. A quantidade é importante porque influenciará
o modo como o produto será projetado, especificado e fabricado.
Por exemplo, se a demanda for apenas de um item, ele seria projetado
para produção com custo mínimo, ou então
um item com padrão adequado seria selecionado. Entretanto,
se a demanda fosse de vários milhares, o item seria projetado
para tirar proveito das economias de escala, satisfazendo às
necessidades funcionais a um preço melhor.
Exigências
de preço - a especificação de preço
representa o valor econômico que o comprador atribui ao item
– a quantia que ele está disposto a pagar. Se o produto
for vendido a um preço baixo, o fabricante não estará
disposto a pagar preço alto por uma peça componente.
O valor econômico atribuído a um item deve relacionar-se
com a utilização do produto e com preço previsto
de venda.
Exigências
funcionais - as especificações funcionais estão
relacionadas com a utilização final do produto e com
o desempenho esperado. Por sua própria natureza, as especificações
funcionais são as mais importantes de todas, governando todas
as outras categorias; são as mais difíceis de definir,
é necessário que elas satisfaçam a necessidade
ou o propósito real do produto.
Tela 14
Módulo 02 - Gestão de Compras
Especificações funcionais e qualidade -
as especificações funcionais estão intimamente
ligadas à qualidade de um produto ou serviço. Mas o
que é qualidade?
As respostas mais prováveis serão: “o melhor que
há”, “perfeição”, “grau
de excelência”, e “muito bom”. Tudo isso soa
bonito, mas não significa muita coisa.
.
Compra
na Qualidade Certa - normalmente, a qualidade é considerada
de importância primordial e então, é um ponto lógico
de partida na consideração do processo de compra. Qualidade
não é medida pelo preço. Deve-se considerar:
Composição
do Produto - os elementos importantes de qualidade que
caracterizam os materiais e componentes que entram na manufatura
de um produto são:
• Propriedades físicas, químicas e dielétricas.
• Viabilidade - Aplicação prática.
• Uniformização de análise e dimensão
- Resultados uniformes em processamento padronizado.
• Características especiais - Aparência e acabamento.
Qualidade adequada - quando falamos em qualidade
adequada, devemos ter em mente que:
• não significa, necessariamente, a melhor qualidade
disponível, por mais desejável que esta possa ser,
mas a melhor qualidade para um determinado fim. Isso envolve tanto
análise econômica como física.
• A especificação do material ou produto deve
definir a qualidade máxima e mínima aceitável
que servirá de balizamento ao comprador.
• O comprador deve levar em consideração que,
normalmente, a qualidade além da adequada gera desperdícios
e que a qualidade aquém da adequada pode levar a rejeições
/ prejuízos.
• Na definição de qualidade adequada considerar
também o custo de aplicação / utilização
do material.
Qualidade
Há muitas definições de qualidade, mas todas
giram em torno da idéia de satisfação do usuário.
Dessa forma, podemos dizer que um item tem a qualidade exigida quando
satisfaz as necessidades do usuário, e satisfazer o cliente
implica em quatro fases:
• Qualidade e planejamento do produto.
• Qualidade e projeto do produto.
• Qualidade e produção.
• Qualidade e utilização.
Tela 15
Módulo 02 - Gestão de Compras
A
qualidade adequada deve ser especificada para todas as mercadorias e
produtos que serão comprados, e deve ser expressa de tal forma
que:
a área de compras saiba exatamente o que está
sendo desejado.
o
contrato, ou encomenda de compra, seja elaborado com uma descrição
adequada do que se deseja.
o
fornecedor seja inteiramente informado das exigências,
quanto à qualidade do material.
meios
apropriados de inspeção e testes possam ser aplicados
para que se verifique que o artigo entregue satisfaz os padrões
de qualidades especificados.
os
artigos entregues de acordo com as especificações
de qualidade sejam aceitáveis para a empresa compradora.
Seleção
de fornecedores - podemos dizer que fornecedores são
todas as empresas interessadas em suprir as necessidades de outra empresa
em termos de matéria-prima, serviços e mão de obra.
A eficiência da área de compras está ligada ao grau
de atendimento e ao relacionamento entre comprador e fornecedor, que
deve ser o mais adequado e conveniente. Os fornecedores podem ser classificados
em:
Fornecedor
Monopolista - é o fornecedor de produtos exclusivos.
Normalmente, o volume de compras é que determina o grau de atendimento
e relacionamento. Outras características do fornecedor monopolista:
atenção
pequena do vendedor para seus clientes;
o fornecedor
é consciente do seu monopólio;
o comprador
é que mantém o interesse na aquisição.
2.
Fornecedores Habituais - são os fornecedores tradicionais,
que sempre são consultados numa compra.
Possuem
uma linha de produtos padronizados e comerciais;
Prestam
melhor atendimento, pois dele depende nova venda.
3. Fornecedores
Especiais - são os que ocasionalmente poderão prestar
serviços, mão de obra ou fabricação de produtos,
que requerem equipamentos especiais ou processos específicos, não
encontrados nos fornecedores habituais.
Tela 16
Módulo 02 - Gestão de Compras
3.
Fornecedores Especiais - São os que ocasionalmente
poderão prestar serviços, mão de obra ou fabricação
de produtos, que requerem equipamentos especiais ou processos específicos,
não encontrados nos fornecedores habituais.
É
importante manter em cadastro no mínimo com três (3)
fornecedores habituais e especiais habilitados. Isto gera vantagens
de:
maior liberdade de negociação (redução
preço - compra);
maior
segurança no ciclo de reposição dos materiais.
Avaliação
de fornecedores - é a fase de análise das fontes
de fornecimento identificadas no cadastro inicial, passando de fontes
possíveis para fontes habilitadas ou qualificadas. Afirma-se,
em geral, que a avaliação adequada de uma fonte de fornecimento
resolve praticamente todas as considerações relativas
à compra.
As seguintes variáveis devem ser avaliadas:
Capacidade
administrativa: direção administrativa
da empresa, conceituação no mercado, interesse
em participar do corpo de fornecedores da empresa compradora.
Capacidade
técnica: composição do corpo técnico
em relação às necessidades da empresa,
capacidade de produção, recursos técnicos
disponíveis e utilizados, disponibilidade de operadores,
máquinas e ferramentas adequadas exigências técnicas.
Capacidade
financeira (indicadores financeiros - balanço): índice
de liquidez - relação entre o ativo e
o passivo, índice de endividamento - relação
entre dívidas assumidas e o capital de giro líquido,
índice de lucratividade - medido em função
das vendas ou em função do patrimônio líquido;
índice de rotação de estoques (IRE) - relação
entre o consumo e o estoque médio.
Desempenho
dos Fornecedores – consiste na avaliação
da empresa por meio da observação do seu comportamento
em licitações e fornecimentos.
O
desempenho pode ser avaliado sob dois aspectos:
Desempenho
de licitação: registro da participação
do fornecedor em licitações, expresso por meio
de número de licitações não respondidas,
número de itens adjudicados (colocados) e número
de itens com preços elevados.
Desempenho
do fornecimento: é o registro do desempenho
do fornecedor em função dos pedidos de materiais
a ele adjudicados (colocados), levando-se em conta os seguintes
fatores: atrasos nas entregas dos materiais em relação
ao contrato, índice de recusa de materiais em inspeções
qualitativa e quantitativa.
Observe
que foram atribuídos valores a cada uma das categorias avaliadas.
Fator
Peso
Pontuação
de fornecedores
Classificação
de fornecedores
Fornecedores
A
B
C
D
A
B
C
D
Função
10
8
10
6
6
80
100
60
60
Custo
8
3
5
9
10
24
40
72
80
Serviço
8
9
4
5
7
72
32
40
56
Assistência
técnica
5
7
9
4
2
35
45
20
10
Termos
de crédito
2
4
3
6
8
8
6
12
16
Total
(classificação dos fornecedores)
219
223
204
222
Teoricamente,
o fornecedor B, com total de 223 pontos, será selecionado.
Tela 18
Módulo 02 - Gestão de Compras
Desenvolvimento
de novos fornecedores - a área de compras tem a missão
de encontrar fornecedor para todas as necessidades e, sempre que possível,
mais de um. Para alguns itens de materiais devem ser desenvolvidos
fornecedores: itens com fornecedor monopolista e itens importados,
sem similar nacional. A forma de desenvolvimento de novos fornecedores
implica em contato com fornecedor mais habilitado, ou seja, com melhor
desempenho.
Além disso, há necessidade de:
Fornecimento de dados (desenhos, especificações,
desempenho esperado, etc).
Adoção
de encomendas experimentais.
Acompanhamento
na fabricação.
Garantia
de aquisição por determinado período.
Ajuda
financeira.
O desenvolvimento
de novos fornecedores envolve as seguintes fases:
Fase
Descrição
Duração
média (dias)
1
Visita
preliminar para avaliar a capacidade do fornecedor.
1
2
Envio
de um questionário para o fornecedor que deverá preenchê-lo
e enviá-lo à empresa cliente antes da auditoria final.
20
3
Análise
dos resultados apresentados nos questionários e preparação
da auditoria final.
5
4
Visita
final de avaliação.
2
5
Elaboração
de um relatório final recomendando ou não a aprovação
do fornecedor.
2
Tela 19
Módulo 02 - Gestão de Compras
Negociação
- escolhido o fornecedor dentre as cotações obtidas,
pode-se partir para outra etapa do processo de compra: a negociação
(não confundir com negociata). Nesta etapa procura-se obter
condições de fornecimento mais vantajosas do que as
constantes na cotação inicial. Uma boa negociação
pode propiciar vantagens de ambos os lados. As pessoas envolvidas
na negociação devem ser habilitadas para negociar.
Algumas
recomendações:
não se deixar levar por aspectos pessoais, apenas profissionais;
conhecer os aspectos tecnológicos do material (a tecnologia
moderna é cada vez mais complexa, muitas vezes existem dificuldades
de especificação completa);
procurar
a minimização da relação custo/benefício
e não somente do custo;
ter
cuidados com “dump”, cartéis, fornecedor
único, não satisfação das especificações;
não ter como objetivo aniquilar o fornecedor.
A negociação
pode ser feita, também, independentemente de um processo de licitação
prévio. Órgãos públicos são regidos
por dispositivos legais e normalmente são obrigados a efetuar
licitações. Empresas particulares são livres e
podem efetuar negociações à vontade. É necessário,
todavia, estabelecer critérios que não firam princípios
éticos. A sociedade jamais progredirá de fato se não
houver respeito a princípios.
Tela 20
Módulo 02 - Gestão de Compras
4
- Processo de Compras
O processo de compras
abrange desde o recebimento da solicitação de compras
(requisição) de material e/ou serviço até
o momento da efetiva entrega ou execução. Os principais
eventos do processo de compras são:
A solicitação
de compras (requisição) de material e/ou serviço,
normalmente é um documento que dá autorização
para o comprador executar uma aquisição. É um documento
que deve informar:
descrição do material;
quantidade
do material;
prazo
de entrega;
indicação
de fornecedores (casos especiais);
local
de entrega.
Antes
de iniciar o processo de compras, deve-se analisar: o correto preenchimento
de todas as informações, a disponibilidade financeira e
a competência de aprovação.
Tela 21
Módulo 02 - Gestão de Compras
Consulta
a Fornecedores (coleta de preços) - A consulta aos fornecedores
ocorre nas etapas:
1. Indicação dos fornecedores para participar, a partir
de pesquisa no cadastro de fornecedores habilitados.
2. Consulta
a fornecedores, que pode ser:
• Verbal:
• com resposta verbal
• com resposta por escrito
A análise
das propostas (mapa comparativo) inclui:
a.
Recebimento e abertura das propostas, que podem ser realizados em:
• Processo interno em que os fornecedores
não tomam conhecimento dos preços. Geralmente, é
utilizado para valores específicos.
• Processo público em que os participantes
tomam conhecimento das propostas dos concorrentes e não há
dúvida quanto à idoneidade do processo.
A desvantagem consiste no encontro de fornecedores e próximas
cotações possivelmente com preços majorados
b.
A montagem do mapa
comparativo, que consiste em decalque do formulário de coleta
de preços e preenchimento que possibilite comparação
e análise das propostas quanto a rasuras ou entrega fora do prazo.
c.
A análise do mapa comparativo - é realizada pela área
de compras, no que se refere à parte comercial; recebe parecer
da área usuária com indicação dos itens
cotados que não puderam ser comparados em virtude de diferenças
de características técnicas, de desenhos ou especificações.
O mapa subsidia a negociação e o reajuste de preço.
d.
Emissão de Documento Contratual – os documentos contratuais
emitidos podem ser do tipo: ordem de compra, pedido de compra, solicitação
de compra e autorização de serviço.
e.
Aprovação: escalamento ou níveis de competência
e comunicação dos resultados.
Formulário padronizado
O formulário padronizado deve solicitar informações
de:
Quantidade; Prazo de entrega; Local de entrega; Preço (firme,
reajustável, fórmula reajuste); Condições
de pagamento; Validade da proposta; (Cost, Insurance and Freight
- CIF) / (Free On Board - FOB); Impostos.
Tela 22
Módulo 02 - Gestão de Compras
Diligenciamento
- a finalidade do diligenciamento (acompanhamento de fornecimentos) é
colocar os materiais à disposição dos usuários
no momento certo, evitando problemas de paralisações ou atrasos
na linha de produção. O diligenciamento inicia com a entrega
de pedido de compra ao fornecedor e termina com a efetiva entrega do material
ao usuário. O diligenciamento pode ser feito por telefone, por correspondência,
fax e com visitas ao fornecedor.
Os itens a serem diligenciados são, em princípio todos,
mas em caso de impossibilidade de diligenciamento total dos materiais
devemos dar prioridade a:
itens
críticos na produção, ou seja, a falta desse
item interrompe tudo;
itens
A e B da curva ABC;
itens
constantes de lista crítica;
itens
de fornecedor novo;
itens
urgentes
Estruturas de Diligenciamento
Estruturas de Diligenciamento. A tarefa de diligenciamento pode ser
realizada por:
Equipes específicas, que apresentam as vantagens de especialização
no diligenciamento e disponibilidade para viagens, mas com a desvantagem
de o comprador ficar distante do processo.
Próprio comprador, com a vantagem de ser responsável pela
indicação do vendedor na cotação, bem como
pelo fornecimento do material; possibilita acompanhamento, de perto,
do desempenho do fornecedor. Como desvantagem, esse processo desvia
o comprador de outros processos de compra em andamento.
Classificação de Diligenciamento
O processo de diligenciamento pode ser:
Interno: o qual consiste em uma lista crítica
de materiais elaborada pela gestão de estoques.
Externo Preventivo: estabelece contatos sistemáticos
com o fornecedor detectando eventuais problemas de fabricação,
possibilitando compras de emergência e mudança no cronograma
de aplicação. Constatativo ou Conetivo - reclamações
diárias aos fornecedores e normalmente impulsionadas pela lista
crítica de materiais.
Tela 23
Módulo 02 - Gestão de Compras
CIF – Cost, Insurance and Freight (custo, seguro e
frete): as despesas de seguro ficam a cargo do exportador. O exportador
deve entregar a mercadoria a bordo do navio, no porto de embarque,
com frete e seguro pagos.
5
- Determinação de Preços
O setor de compra
de uma organização deve estar atento às modificações
de preços que ocorrem em um mercado altamente competitivo. Quanto
maior é o valor com que o item participa nas compras da empresa,
maior deve ser a preocupação com as variações
de preço. São regras tradicionais:
comprar
mais com preços que vão crescer e comprar o indispensável
com preços que vão decrescer;
ao se efetuar compras
de vulto deve-se ter uma previsão do preço do material
por meio de índices de variação de preços
para poder avaliar adequadamente as propostas.
equalizar os preços
das propostas, ou seja, preços de um fornecedor a vista não
podem ser comparados diretamente com preços de outro fornecedor
a prazo. A análise de preços deve ser feita levando-se
todas as propostas ao valor presente ou todas ao valor futuro.
atentar para detalhes
como frete e seguro (CIF
/ FOB),
embalagens, descontos, índices de reajuste e multas.
Observar, nos preços
muito baixos, sinais de perigo: fornecedor falindo, utilização
de meios ilegais pelo fornecedor (por exemplo, o contrabando), históricos
de problemas com o fornecedor etc.
O preço não
é o único fator que influi nas decisões de compra.
Entretanto, em igualdade de circunstâncias, é o mais importante.
Na empresa fabricante média, as compras correspondem a 50% do custo
das mercadorias vendidas, e qualquer economia feita no custo de compras
tem uma influência direta sobre os lucros.
No entanto,
é preciso lembrar que “só se consegue o que se paga”.
O truque é saber o que se quer e não pagar mais do que o
necessário. Quando é feita uma compra, o comprador recebe
um pacote de características de função, quantidade,
serviço e preço que são adequadas a suas necessidades
individuais. A ideia da “melhor compra” é a mistura
desses componentes que melhor servem à finalidade exigida.
CIF – Cost, Insurance and Freight (custo, seguro e
frete): as despesas de seguro ficam a cargo do exportador. O exportador
deve entregar a mercadoria a bordo do navio, no porto de embarque,
com frete e seguro pagos.
FOB – Free on Board (livre a bordo): o exportador deve
entregar a mercadoria, desembaraçada, a bordo do navio indicado
pelo importador, no porto de embarque. Todas as despesas, até
o momento em que o produto é colocado a bordo do veículo
transportador, são da responsabilidade do exportador.
Tela 24
Módulo 02 - Gestão de Compras
6
- Fabricar ou comprar
Fabricar ou comprar
é uma decisão que deve ser constantemente reavaliada para
certos tipos de produtos. Apesar de haver, atualmente, certo modismo em
terceirização, nem tudo que é feito por terceiros
trazem vantagens para a organização.
Alguns eventos obrigam
a empresa a repensar a possibilidade de fabricar ao invés de comprar,
tais como:
Aumento
do prazo de entrega dos fornecedores;
Diminuição
da qualidade dos produtos dos fornecedores;
Aumento
excessivo de preços pelos fornecedores, por exemplo, devido
à formação de cartéis;
Aumento
ou diminuição acentuada da demanda (muda a escala
de produção do produto);
Diminuição
da produção de outros itens (mão de obra
ociosa, que é interessante não dispensar);
Aquisição
de equipamentos;
Aumento
ou diminuição de instalações;
Aumento
da disponibilidade de mão de obra qualificada no mercado;
Retirada
de algum fornecedor do mercado;
Mudanças
de estratégias (por exemplo, a entrada no ramo daquele
tipo de componente);
Vencimento
dos prazos de validade de patentes;
Diminuição
dos custos dos insumos necessários para a fabricação
do produto;
Tela 25
Módulo 02 - Gestão de Compras
Do
mesmo modo, eventos na direção inversa podem levar a empresa
a estudar a possibilidade de passar a comprar ao invés de fabricar.
Independentemente de eventos como os descritos, é sempre interessante
reavaliar decisões tomadas antes de fabricar ou comprar, ponderando
alguns fatores que devem ser considerados sempre que a organização
está envolvida com a decisão de fabricar ou comprar:
existência
de capacidade produtiva ociosa;
utilização,
em outros produtos, das matérias-primas básicas
para a produção do item;
pagamento
de royalties;
máquinas,
instalações e ferramental necessário;
mão
de obra especializada;
segurança
de fornecimento;
know-how;
impostos;
necessidade
de segredo; prazo de entrega;
Vantagens
habituais de fabricar (*)
Vantagens
habituais de comprar (*)
Manutenção
de segredos
Garantia
do prazo de entrega
Garantia
da qualidade
Produto
não padronizado no mercado
Um só
ou poucos fornecedores
Utilização
de capacidade ociosa
facilidade
de mudanças
Menos problemas
com pessoal
Menos problemas
em deixar de usar o componente
Menos custos
indiretos
Especialização
no negócio (Ex. rolamentos)
Maior elasticidade
Não
necessidade de investimentos
Dificuldade
de obter mão de obra especializada
(*) Nem sempre
efetivas, podendo em muitos casos ocorrer justamente o inverso.
Tela 26
Módulo 02 - Gestão de Compras
Novas
formas de comprar
O fenômeno da globalização tem trazido grande impacto
sobre a forma de comprar. Atualmente se fala em mercado global e, em consequência,
em compras globalizadas. Com a produção de classe mundial,
a exemplo do carro mundial, peças e componentes são comprados
no mundo inteiro.
A Gessy Lever comunica-se eletronicamente com 20% de seus fornecedores.
O Pão de Açúcar, graças a estas novas formas
de compras, reduziu o índice de faltas de produtos de 25% para
4%, em dois anos; o tempo médio de armazenamento foi reduzido em
um mês (passou de 40 para 20 dias) e o volume de cargas recebidas
triplicou.
Uma das formas de
compras que mais cresce atualmente é o EDI,
tecnologia para transmissão eletrônica de dados. O computador
do cliente, com placa modem, linha telefônica e software
específico para comunicação e tradução
dos documentos eletrônicos, é ligado diretamente ao computador
do fornecedor.
A figura abaixo mostra o funcionamento do EDI, no qual as ordens ou pedidos
de compra, como também outros documentos padronizados, são
enviados sem a utilização de papel. Os dados são
compactados – para maior rapidez na transmissão e diminuição
de custos – criptografados e acessados somente por senha especial.
EDI
EDI – Eletronic Data Interchange
Tela 27
Módulo 02 - Gestão de Compras
A transmissão
eletrônica de dados possibilita que a empresa comunique-se com
seus clientes, fornecedores, banco, transportadora ou seguradora. Ela
já existe há bastante tempo e traz várias vantagens,
como:
• rapidez, segurança e precisão do fluxo de informações;
• redução significativa de custos;
• facilidade de colocação de pedidos, principalmente
nos casos de contratos de fornecimento com entregas mediante liberação
do cliente, como acontece nas transações entre montadoras
e autopeças no Brasil e no mundo.
Internet
A Internet,
depois da explosão de uso ocorrida após 1995, tornou-se
um importante meio de comunicação para as empresas. O
comércio eletrônico, de origem bem mais antiga que a Internet,
teve aí a possibilidade de um maior desenvolvimento, saindo da
exclusividade do círculo de grandes organizações
e passando a atuar em pequenas empresas e em pessoas físicas.
A atividade
de compras tem hoje, na Internet, um grande facilitador, desde a busca
de fornecedores para um novo produto a ser adquirido até o envio
de correspondência por meio de e-mails e, inclusive,
o processo de compra completa. É uma revolução
em andamento.
Tela 28
Módulo 02 - Gestão de Compras
Resumo
É inegável
a importância da área de suprimento de materiais para as
empresas.
A função compras é tão antiga quanto a própria
administração e tem crescido de forma acentuada nos últimos
tempos em decorrência da evolução nos meios de comunicação
e da aplicação de computadores e transmissão eletrônica
de dados.
Na definição de um sistema de compras é essencial
a caracterização das interfaces com as outras unidades organizacionais
da empresa – como planejamento e controle da produção,
recebimento, contas a pagar e qualidade – para que o sistema não
apresente pontos nos quais a responsabilidade pelas decisões não
possam ser bem caracterizadas.
Examinamos os principais fatores que moldam o desenvolvimento da função
compras e suprimentos.
Unidade 3
Módulo 3
Tela 29
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
1
- Recursos Patrimoniais
A empresa
deve preparar-se para administrar um empreendimento, o que pode levar
anos para ficar pronto. Para tanto, faz-se necessário desenvolver
recursos como: humanos, tecnológicos, softwares de planejamento
e de controle de empreendimentos e um conjunto de procedimentos já
testados.
As principais características de um empreendimento
são:
Ter um objetivo bem definido, especificações técnicas,
prazo, orçamento, organização, planejamento
e controle centralizados e execução descentralizada.
Caracterizam-se também por não serem repetitivos
e terem um certo grau de irreversibilidade, isto é, uma
vez iniciados não podem ser revertidos sem ônus.
Tela 30
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
Na concepção
econômica de patrimônio, sob o aspecto científico,
os bens econômicos ou riquezas conjuntas constituem todo patrimônio
pertencente às pessoas naturais, às entidades públicas,
sociedades, empresas privadas, com ou sem personalidade jurídica,
e constituem os Patrimônios particulares.
Em outras
palavras, é o conjunto das riquezas, dos bens econômicos
de uma pessoa, entidade pública, sociedade, empresa, etc. Podemos
dizer também que o patrimônio de uma pessoa ou entidade,
é um complexo de bens econômicos de que podem, de fato
ou de direito, dispor em seu próprio interesse. Não podemos
esquecer que o capital é entendido como a fonte do patrimônio.
Recursos patrimoniais são instalações utilizadas
nas operações do dia a dia da empresa, mas que
são adquiridos esporadicamente. Prédios, equipamentos
e veículos da empresa podem ser classificados como recursos
patrimoniais.
De acordo com a complexidade, prazos de fabricação
ou construção, os bens patrimoniais são classificados
em equipamentos (máquinas, veículos, móveis, computadores
etc.) ou então prédios, terrenos e jazidas.
A aquisição
de bens patrimoniais é um campo bastante específico na
administração.
Tela 31
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
2
- Da movimentação e controle (tombamento)
Cabe ao
Departamento de Administração da empresa ou órgão
público, no que concerne ao material permanente em uso, cuidar:
da localização, recolhimento, manutenção
e redistribuição desse material, assim como da
emissão de Termos de Responsabilidade, que conterão
os elementos necessários à perfeita caracterização
do bem.
Para efeito
de identificação e inventário, os materiais permanentes
recebem números sequenciais de registro patrimonial:
a)
É o seu registro em livros próprios ou informatização,
isto é, o tombamento do bem;
b) O número de registro patrimonial deve ser aposto ao material,
em número sequencial para cada unidade, mediante gravação,
fixação de plaqueta ou etiqueta apropriada, colocada em
parte mais visível do bem. Exemplo:
c)
Para equipamentos sensíveis e de pequeno porte não é
fixada a plaqueta, mas tem o mesmo número sequencial controlado
pelo setor de patrimônio, gravado no bem (instrumental cirúrgico,
odontológico, etc). Exemplo:
d)
Após a identificação do bem, ele é distribuído
pelo setor de almoxarifado juntamente com o setor de patrimônio,
ao setor solicitante.
Tela 32
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
O núcleo
de informática, após fazer os lançamentos, emite
o TERMO DE RESPONSABILIDADE (TR), em duas vias, ambas assinadas pelo
chefe do setor de patrimônio e o responsável pelo recebimento
e guarda do bem conforme descrito anteriormente.
As vias
do TR serão assim distribuídas:
a)
a 1ª via é arquivada no Setor de Patrimônio;
b) a 2ª via fica com o responsável do setor que recebeu
o bem, ou seja, o requisitante
Um comando
com todas as informações para que se façam os devidos
lançamentos no sistema de patrimônio, pela informática,
são as seguintes:
1 - número de tombamento;
2 – código do setor;
3 – código do responsável;
4 - classificação;
5 - descrição completa do bem;
6 – grupo SIAFI – Serviço Integrado de Administração
Financeira (no caso de Órgãos Públicos);
7 - número do Termo de Responsabilidade (T.R.) - modelo
do TR n° 1;
8 - número do prédio e da sala;
9 - valor unitário.
Tela 33
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
No fechamento de
cada mês, as informações quanto ao valor unitário
de cada bem são enviadas à Contabilidade para lançamento
no Sistema SIAFI da União (no caso de órgão público)
e, no caso de empresa privada, os dados são enviados diretamente
à Contabilidade, para o tombamento propriamente dito. Alguns
aspectos devem ser observados:
Para
o material bibliográfico, o número de registro patrimonial
poderá ser aposto mediante carimbo.
Nenhum material permanente ou equipamento pode ser distribuído
para uso sem o competente Termo de Responsabilidade que será
assinado pelo responsável pela guarda e conservação.
Em
cada unidade administrativa, o levantamento dos bens móveis
será realizado por comissão designada para proceder
ao inventário analítico (físico e financeiro)
dos bens da unidade;
No inventário, os bens móveis serão agrupados
segundo as categorias anteriormente citadas, constantes do plano de
contas único da Empresa, indicando-se ao final de cada categoria
o total das peças e o seu valor global, levando-se em conta
a depreciação do bem, no caso de empresa privada.
Tela 34
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
3
- Tipos de inventário
Existem
os seguintes tipos de inventário:
1.
Inventário Inicial - realizado por ocasião
da criação de uma empresa ou unidade gestora, para identificação
e registro dos bens sob sua responsabilidade.
2. Inventário Anual - destinado a comprovar
a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo da empresa e
de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício
– constituído do inventário anterior e das variações
patrimoniais (acréscimos e baixas autorizadas de bens) ocorridas
durante o exercício, por exemplo, do imposto de renda.
3. De Transferência de Responsabilidade: realizado
por ocasião da mudança do dirigente de uma unidade gestora,
ou do Governo, no caso de empresa pública.
4. De Extinção ou Transformação:
realizado quando da extinção ou transformação
da Unidade gestora.
5. Eventual: realizado em qualquer época, por
iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa dos órgãos
fiscalizadores, por meio de auditorias.
6. No Inventário Analítico, para a perfeita
caracterização do bem, deve figurar:
a)
Descrição minuciosa do bem;
b) Número de registro;
c) Valor (preço de aquisição, custo de
produção ou preço de desavaliação);
d) Estado do bem (bom, ocioso, antieconômico ou sem utilidade);
e) Outros elementos considerados necessários.
O
material permanente de pequeno valor econômico, quando o custo
do controle for evidentemente superior ao risco da perda do bem, poderá
ser controlado por meio do simples relacionamento do material (relação
carga).
O
bem cujo valor de aquisição ou custo de produção
for desconhecido será avaliado pela comissão inventariante,
tomando como referência o valor de outro bem semelhante ou sucedâneo
no mesmo estado de conservação e a preço de mercado.
Tela 35
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
4
- Da conservação e recuperação
Conservação
- é obrigação de todos a quem tenha sido
confiado material para guarda ou uso, zelar pela sua boa conservação
e diligenciar no sentido da recuperação daquele que se
avariar.
Recuperação
- a recuperação de material só é
promovida se o seu valor compensar a despesa a ser realizada; se considerado
antieconômico ou inservível, o material será alienado
(cedido, transferido, vendido, baixado).
Podem existir
dois tipos de contrato de manutenção ou recuperação:
um para máquinas eletrônicas e outro para máquinas
elétricas. Os outros equipamentos que não tenham contrato
de manutenção são enviados ao setor de patrimônio
juntamente com um memorando solicitando a prestação de
serviço para sua recuperação. O patrimônio,
de posse deste memorando, encaminha-o para o setor de compras para as
devidas providências quanto à licitação e
contratação da empresa para a prestação
do serviço.
Definida
a empresa, é emitido um recibo em duas vias, ambas assinadas
pelo chefe do setor de patrimônio e do responsável pelo
recebimento na empresa que irá prestar o serviço. Assinadas,
a 1 via é devolvida ao setor de patrimônio que faz o arquivamento
e a 2ª via continua na empresa contratada. Após o conserto
do bem, o setor de patrimônio o entrega ao setor de origem.
Tela 36
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
5
- Da Responsabilidade e Indenização
Todo empregado
ou servidor poderá ser chamado à responsabilidade pelo
desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso,
bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material,
esteja ou não sob sua guarda.
É
dever do empregado ou servidor comunicar, imediatamente, se possível
por escrito, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com
o material entregue aos seus cuidados.
Recebida
a comunicação, o dirigente do departamento de administração
após avaliação da ocorrência poderá:
concluir
que o desaparecimento ou avaria do bem decorreu de causas naturais
(desgaste normal pelo uso etc.). Nesta hipótese os prejuízos
serão absorvidos pelo orçamento próprio
da empresa;
identificar,
desde logo, o(s) responsável(eis) pelo desaparecimento
ou avaria do bem, sujeitando-o(os) às providências
seguintes:
I-
arcar com as despesas de recuperação do bem,
ou:
II - substituir o bem por outro com as mesmas características,
ou:
III - indenizar a empresa, em dinheiro, de acordo com o
que for avaliado pelo dirigente do departamento de administração.
Tela 37
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
Quando
se tratar de bem cuja unidade seja “jogo”, “conjunto”,
“coleção”, suas peças ou partes danificadas
deverão ser recuperadas ou substituídas por outras com
as mesmas características, ou, na impossibilidade dessa recuperação
ou substituição, indenizadas, em dinheiro. Outros aspectos
devem ser observados:
Se o bem for de procedência estrangeira, a indenização
será feita com base no valor da reposição (considerando-se
o câmbio vigente na data da indenização).
A
passagem de responsabilidade deverá ser feita, obrigatoriamente,
à vista da verificação física de cada
bem e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.
Nenhum
material deverá ser liberado aos usuários, antes de
cumpridas as formalidades do recebimento, aceitação
e registro.
Para as
providências mencionadas anteriormente, recomenda-se designação
de comissão (ões) para apuração e orientação
na solução dos problemas, ficando sua constituição
e competência ao exclusivo critério do dirigente do departamento
de administração ou do órgão com atribuições
equivalentes.
Tela 38
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
6
- Depreciação
A depreciação
de um bem é a perda de seu valor, decorrente do uso, deterioração
ou obsolescência tecnológica. A forma de calcular essa
perda define o critério de depreciação do bem.
Como o critério de avaliação e a vida do bem impactam
no resultado operacional da empresa, ambos são regulados pela
Receita Federal, por meio de instruções normativas, como
mostradas na tabela.
O critério
de depreciação utilizado e aceito pelos órgãos
da Receita Federal é o linear, ou da linha reta, pelo qual se
depreciam partes iguais durante toda a vida útil do bem. Outro
critério é a soma dos dígitos, muito frequente
nos exercícios acadêmicos. Há ainda critérios
que permitem uma aceleração da depreciação
no início da vida do bem.
As empresas
poderão utilizar-se de cota de depreciação diferente
da fixada, desde que comprovem sua adequação ao tempo
e vida útil do bem, de acordo com a finalidade e condições
de utilização, mediante laudo pericial de órgão
competente.
Podem ser
aprovados mediante pedidos aos órgãos de incentivos à
produção critérios de depreciação
acelerada, como para casos comprovados de grande desgaste do bem por
operar em mais de um turno de 8 horas por dia. É uma forma de
incentivo à implantação, renovação
e modernização do parque industrial.
Tela 39
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
VIDA ÚTIL DE UM BEM é o período de tempo
em que o bem consegue exercer as funções que dele se
espera.
Depreciação
Linear - Sendo t o período de referência; P o
valor ou custo inicial do bem, VR o valor residual, e N a vida do bem,
podemos calcular a depreciação pela seguinte expressão:
Sabe-se
que a vida
útil do bem é geralmente fixada em função
de sua natureza, como na tabela de Vida Útil de Alguns Grupos
de Bens, em que os edifícios duram em média 25 anos. O
valor residual do bem é, normalmente, considerado como zero.
Assim, o percentual de depreciação por ano, no caso do
edifício é 4%.
Exemplo:
Calcular
a depreciação anual, a depreciação acumulada
e o valor contábil de uma instalação elétrica
que custou R$680.000,00 e terá vida útil de 5 anos ( conforme
tabela de Vida Útil de Alguns Grupos de Bens). Seu valor residual
é nulo. Não considerar os efeitos da correção
monetária decorrentes do processo inflacionário.
O bem
será depreciado em1/5 de seu valor a cada ano, isto é,
perderá R$136.000,00 ao ano.
Tela 40
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
A partir
do exemplo, podemos ter a tabela:
Esta tabela nos
mostra que, por exemplo, ao final do 2º ano, a depreciação
acumulada era de R$272.000,00, e o valor contábil ou de livro
era de R$408.000,00. No final do 5º ano, o valor contábil
do bem será nulo.
Se chamarmos de
valor de mercado o valor efetivo da venda do bem no mercado, dificilmente
esse valor será igual ao valor contábil. As boas técnicas
contábeis explicam como proceder aos lançamentos nesses
casos.
Tela 41
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
Depreciação
pelo Método da Soma dos Dígitos - a depreciação
pelo método da soma dos dígitos permite uma depreciação
maior no início da vida do bem. Para calcular o valor da depreciação
por esse método, primeiro dividimos o número de períodos
restantes a depreciar (igual a N – t + 1) pela soma dos dígitos
(N(N+1)/2). Depois, só precisamos multiplicar o resultado pela
diferença entre o valor inicial (o preço P) e o valor
residual.
Lembrando-se
de que t é o período de referência,
a expressão encontrada é:
Em que:
Dt
= Depreciação no período t
Nd = N – t + 1
S = N (N + 1)/2
P = Valor inicial
VR = Valor Residual
N = Vida útil do bem
Exemplo:
Calcular, pelo
método da soma dos dígitos, a depreciação
anual, a depreciação acumulada e o valor contábil
de uma máquina com vida útil de 10 anos e que custou R$80.000,00.
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
P
= R$80.000,00
N = 10
S = N (N+1)/2 = 10 (10+1)/2 = 55
1º Ano t = 1
N1 = N – t + 1 = 10 – 1 + 1 = 10
Tela 43
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
7
- Gestão do Ativo Imobilizado
Alguns
indicadores de desempenho da gestão do ativo imobilizado são
bastante conhecidos e usados no dia a dia das empresas, a exemplo do
retorno sobre o imobilizado, calculado pela relação entre
o lucro líquido do exercício e o valor do ativo imobilizado.
Como os ativos imobilizados constituem a maior parte dos ativos totais,
o monitoramento desse indicador fornece ao administrador informações
relevantes para a substituição, alienação,
locação e lease-back
de instalações.
Outros
indicadores podem ser estabelecidos de acordo com as necessidades específicas
de cada empresa, por exemplo, aquela que avalia o “grau de envelhecimento”
das instalações fabris. Um indicador dessa natureza pode
ser avaliado da seguinte forma:
O indicador
dado pela relação entre ativos imobilizados e por ativos
totais também pode ser usado, principalmente, em instituições
financeiras.
Lease-back ou arrendamento de venda e retorno
é o caso em que uma empresa vende o seu bem para a companhia
de leasing e imediatamente o aluga de volta. É uma
forma de a empresa levantar capital de giro.
Tela 44
Módulo 03 - Administração de Recursos Patrimôniais
Resumo
A aquisição
e a disposição de bens patrimoniais podem trazer à
empresa uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes.
São frequentes os casos de empresas que precisam “desmobilizar-se”
para acertar sua situação financeira com credores. Utilizar
equipamentos e instalações como geradores de receitas
é função primordial do administrador. Deve haver
um equilíbrio entre imobilizações e receitas, sob
pena de a empresa ir à falência tendo excelentes prédios
e terrenos.
A administração de patrimônio compreende
a guarda e o controle de todos os bens e direitos de caráter
duradouro da empresa.
Vida econômica
de um bem é o período de tempo em que o custo anual equivalente
de possuir e de operar o bem é mínimo.
Constatamos
a importância da administração de patrimônio
nas empresas, reconhecendo o papel dos responsáveis pelas atividades
de planejamento, análise e manutenção patrimonial
identificando etapas de aquisição de bens patrimoniais,
assim como as funções do setor de manutenção
do patrimônio.
