No fechamento de
cada mês, as informações quanto ao valor unitário
de cada bem são enviadas à Contabilidade para lançamento
no Sistema SIAFI da União (no caso de órgão público)
e, no caso de empresa privada, os dados são enviados diretamente
à Contabilidade, para o tombamento propriamente dito. Alguns
aspectos devem ser observados:
Para
o material bibliográfico, o número de registro patrimonial
poderá ser aposto mediante carimbo.
Nenhum material permanente ou equipamento pode ser distribuído
para uso sem o competente Termo de Responsabilidade que será
assinado pelo responsável pela guarda e conservação.
Em
cada unidade administrativa, o levantamento dos bens móveis
será realizado por comissão designada para proceder
ao inventário analítico (físico e financeiro)
dos bens da unidade;
No inventário, os bens móveis serão agrupados
segundo as categorias anteriormente citadas, constantes do plano de
contas único da Empresa, indicando-se ao final de cada categoria
o total das peças e o seu valor global, levando-se em conta
a depreciação do bem, no caso de empresa privada.