Todas as tarefas realizadas em uma empresa são beneficiadas com a implantação de sistemas. Um sistema trivial é composto de: metas, submetas e responsabilidades.

Essa estrutura simples facilita a realização de um determinado trabalho. Quando os projetos são mais complexos exigem sistemas que lhes assegurem o sucesso. Existem propriedades comuns a quase todos os sistemas eficazes. Um sistema de realimentação é eficaz porque informa às pessoas como elas estão desenvolvendo suas tarefas.

Alguns sistemas de realimentação criam fortes ressentimentos nos funcionários. São os sistemas de apuração de responsabilidade, controle de administração, auditoria de desempenho e outros. Tais sistemas devem ser acompanhados com cuidado, pois podem até mesmo reduzir a produtividade. A realimentação de informações exatas é de muita importância, entretanto a maneira como realizá-la é polêmica.

Os sistemas negativos usam as informações para criticar, controlar ou descobrir falhas dos funcionários. Isto causa ressentimento. O sistema positivo, ao contrário, utiliza a informação para ajudar os funcionários a melhorar, a organizar e simplificar o seu trabalho. No sistema positivo as informações chegam rapidamente ao funcionário, ajudando-o a evitar dificuldades, ao passo que o sistema negativo envia dados para outras pessoas. Isto resulta em críticas e em descobrir erros passados.

Existem dois tipos de realimentação: de frequência e de eventos.

A realimentação de frequência destina-se às tarefas repetitivas. Neste sistema simplesmente é anotada a ocorrência do fato que está sendo monitorado.

A lei de Gilg diz que: Qualquer coisa que seja preciso quantificar pode ser medida de algum modo que é superior a não medir nada. Os números gerados fornecerão meios para os funcionários sintonizarem seus próprios desempenhos.

O grupo terá também um modo para aprender com métodos alheios. As médias computadas pelo grupo darão ao gerente um indicador confiável do efeito de tais parâmetros sobre a melhoria no ambiente de trabalho. Um grupo de pessoas que fazem trabalhos similares é convocado para criar um esquema sensível de automedição. Se lhe for dado tempo hábil para esta criação, ele irá apresentar algo que confirma a lei de Gilg.

A medição do trabalho deve ser usada para:

• aperfeiçoamento do método de trabalho;
• aumento da motivação;
• aumento da satisfação com o trabalho.

Infelizmente, esta medição do trabalho quase nunca é usada com estes propósitos. Os esquemas de medição tendem a se tornar ameaçadores e incômodos. O gerente deve ser sensível e seguro para se retirar do circuito do esquema de medição do trabalho.

A realimentação de evento é utilizada para controlar projetos que ocorrem apenas uma ou poucas vezes. Estes projetos têm muitas subtarefas interdependentes e requerem um sistema de realimentação diferente.

O sistema de controle de evento se baseia num princípio simples:

De modo geral, a primeira fase de um sistema de evento constitui-se de: dividir o projeto global em subtarefas, relacionar as subtarefas no tempo e estimar as necessidades de mão de obra, custos, tempos e outros insumos de cada uma das subtarefas.

Os sistemas de realimentação de processos são uma exigência para a obtenção de qualidade. Sua aplicação exige cuidados para que não prejudique a produtividade.

Os sistemas negativos usam as informações para criticar, controlar ou descobrir as falhas dos funcionários, o que causa ressentimentos.

Os sistemas positivos usam as informações para ajudar o funcionário a melhorar, organizar e simplificar o seu trabalho.

Existem dois tipos de realimentação: de frequência, para tarefas repetitivas, e de eventos, para projetos.

A lei de Gilg diz: Quando é necessário quantificar alguma coisa, qualquer forma de medi-la é superior a não se ter nenhuma medida. Grupos de pessoas que realizam um mesmo trabalho são chamados a criar um sistema de automedição, e as médias de grupo fornecem à gerência um indicador confiável.

A medição do trabalho deve ser usada para aperfeiçoamento do método de trabalho, aumento da motivação ou aumento da satisfação com o trabalho. Torna-se mais eficaz quando é utilizada como um instrumento de autoavaliação, em benefício do funcionário. Dados sobre as pessoas não são transmitidos ao gerente, apenas as médias do grupo.

A realimentação de evento é utilizada para controlar projetos que ocorrem apenas uma ou poucas vezes. A primeira fase de um sistema de controle de evento consiste em dividir o projeto global em subtarefas, relacionar as subtarefas no tempo e estimar as necessidades. As estimativas são ajustadas ao longo do projeto. Para projetos altamente sofisticados, usa-se o PERT/CPM que mostra a interdependência entre as subtarefas de um projeto.

Quando se pretende resolver um problema ou introduzir melhorias no trabalho é preciso levantar informações. Estas informações devem ser cuidadosamente colhidas, pois serão a base para todo o trabalho posterior. As informações são obtidas por meio da coleta de dados. Existe um instrumento extremamente simples e eficaz para coletar dados: uma tabela ou folha de verificação. Esta tabela consiste em formulário preparado para sistematizar a anotação de informações e registro de dados.

Essas tabelas devem ser projetadas de acordo com a situação em que serão utilizadas e dos dados a serem coletados. A tarefa de projetar tabelas requer muita imaginação. Os dados coletados constituem a base de todas as decisões. Assim, os dados têm de representar realmente os fatos em estudo. A análise desses dados e as ferramentas estatísticas devem ser utilizadas com propriedade.

Ao se coletar dados, é imprescindível que se responda a estas três perguntas:

Para que levantar dados?
Como serão utilizados?
O que se deseja provar?

Somente depois de obter essas respostas pode-se projetar a tabela. É necessário, também, registrar: o plano de amostragem, os instrumentos utilizados, o método, a data e nome de quem coletou. Mas muitas decisões tomadas diariamente baseiam-se em dados misturados, mesmo nos países do Primeiro Mundo.

Os dados formam a base para as ações e as decisões. Eles variam em função das características da operação em estudo e podem ser classificados em:

a) dados contínuos: quando provenientes de medições como o peso de uma peça, o formato de uma folha de papel, o diâmetro de um cano, etc.

b) dados discretos: são aqueles que só ocorrem em números inteiros. Podem existir de zero a cem peças defeituosas em um lote de cem peças, mas não podem existir 4,53 peças defeituosas neste mesmo lote.

Dados contínuos: Os dados devem ser coletados de maneira a facilitar sua análise: calcular os grandes totais, as médias, os intervalos, etc.

Esta tabela foi utilizada na análise de um processo químico, no qual interessava conhecer as percentagens de impurezas, em diferentes horas do dia, no período de uma semana.

Quando preenchida, a tabela fica com a seguinte forma, no qual já foram calculados os totais e as percentagens. As flutuações ocorridas durante o dia podem ser vistas com facilidade.

É a análise de uma operação de montagem. A e B são operadores, cada um com três máquinas (1,2,3), observando dois tipos de defeito (X e Y), no período de cinco dias. Cumpre observar que o preenchimento deste tipo de tabela, feito com marcas, obedece a um código para cada tipo de defeito.

Para se fazer um correto levantamento de dados, devem-se observar as seguintes regras:

Para se resolver um problema ou introduzir melhorias no trabalho, é preciso levantar informações, que serão a base para todo o trabalho. Essas informações são obtidas por meio da coleta de dados. O instrumento eficaz para coletar dados é a tabela ou folha de verificação, que deve ser projetada de acordo com a situação em que serão utilizadas e o tipo de dados a serem coletados.

Ao fazer a coleta, é necessário registrar: o plano de amostragem, o método e os instrumentos utilizados, a data e nome de quem coletou.

Os dados formam a base para ações e decisões, variam conforme as características da operação em estudo e podem ser classificados em:

- dados contínuos: provenientes de medições como o peso de uma peça, o formato de uma folha de papel, o diâmetro de um cano, etc.

- dados discretos: ocorrem em números inteiros. Podem existir de zero a cem peças defeituosas em um lote de cem peças, mas não podem existir 4,53 peças defeituosas neste mesmo lote.

Todos os dias, nas empresas espalhadas pelo mundo inteiro, coletam-se um sem-número de dados: peças defeituosas, peso de colheita, número de repetentes, etc. Muitas destas informações não são plenamente aproveitadas e são, às vezes, esquecidas. Isto acontece em razão de uma falta de representação visual dos dados.

Os dados são necessários para:

• obter-se as dimensões médias e o grau de dispersão;
• determinar a aceitação ou não de certo lote de mercadorias;
• avaliar se o processo da fabricação está sob controle;
• determinar a necessidade de tomada de ações.

As providências são tomadas em função dos dados identificados na amostra obtida.

Todos os conjuntos de dados possuem um menor ou maior grau de dispersão. Para se conhecer a qualidade de certo número de produtos utiliza-se a média e a variância.

Se as lâmpadas forem de boa qualidade, o valor médio de vida deve ser grande, e a variação entre os valores de vida dessas lâmpadas será pequena.

Se as lâmpadas forem de baixa qualidade, o valor médio de vida é baixo, e as variações entre elas é grande.

A média e a variância servem para definir a qualidade das lâmpadas, isto é, de um produto ou serviço.

Ao olhar esta tabela, procure responder: Qual é o valor da média? Qual é o maior diâmetro? Qual é o menor diâmetro? Qual a faixa de variação dos valores? Se a especificação da média é de 55,0 mm, com uma variação máxima de 1,0 mm para cada lado, o processo está bom?

A maioria das pessoas não tem condições de responder a estas perguntas rapidamente, mas somente após algum estudo destes dados.

Após um breve exame visual, pode-se observar que: O valor menor é 55,0 mm. O valor maior é 56,2 mm. A faixa entre as duas medidas é 1,2 mm. A média deve estar na ordem de 55,6 e 55,7 mm. O processo desobedece à especificação, por que existem medidas maiores do que 56,0 mm, o maior valor admissível.

O meio mais simples de representar os dados é a tabulação. Coloca-se uma marca de tabulação ao lado de cada valor encontrado na tabela. Os totais formam a distribuição de frequência. A tabela ao lado é uma tabela de distribuição de frequência. Esta tabela corresponde aos dados da tabela anterior, sendo uma representação da mesma.

Todas as tabelas até aqui apresentadas contêm a mesma quantidade de informações. A tabela de distribuição de frequências apresenta uma visualização melhor do valor da média, da variância e da amplitude.

Ao olhar-se o histograma, pode-se observar, facilmente, que: o menor valor é 55,0 mm, e o maior, 56,2 mm. A amplitude ou range é de 1,2 mm (56,2 menos 55,0). O processo parece estar centrado entre 55,6 e 55,7 mm. O processo não está obedecendo à especificação (entre 54,0 e 56,0 mm).

Quando existe um grande número de observações, é mais conveniente apresentar os dados de forma condensada. Isto é feito por meio de agrupamentos de distribuição de frequência. Veja-se um exemplo para acompanhar a construção de um histograma em sete passos.

Em todas as empresas são coletados dados que, por vários motivos, não são aproveitados. Isto acontece em virtude de uma falta de representação visual dos dados.

Os dados são usados para: obter-se as dimensões médias e o grau de dispersão; determinar a aceitação ou não de certo lote de mercadorias; avaliar se o processo da fabricação está sob controle; determinar a necessidade de tomada de ações.

Todos os conjuntos de dados possuem um menor ou maior grau de dispersão. Para se conhecer a qualidade de certo número de produtos, utiliza-se a média e a variância.

Se as medições são ordenadas do menor para o maior valor, podemos responder às questões: Qual o valor da média? O maior valor? O menor valor? Qual a faixa de variação dos dados?

O meio mais simples de representar os dados é a tabulação. Coloca-se uma marca ao lado de cada valor encontrado, e os totais formam a distribuição de frequência. A tabela de distribuição de frequências apresenta uma visualização melhor dos valores da média, da variância e da amplitude.

Em um histograma, pode-se observar com mais facilidade o maior valor, o menor valor e a amplitude. E assim saber se um processo está ou não obedecendo à especificação. Além disso, podemos verificar se um dado processo está enquadrado nas tolerâncias previstas. Se o processo puder ser ajustado de modo a provocar um deslocamento no histograma, mantendo a mesma dispersão, todas as observações se enquadrarão dentro da especificação.

Quando existe um grande número de observações, é mais conveniente apresentar os dados de forma condensada. Isto é feito por meio de agrupamentos de distribuição de frequência e da construção de um histograma.

1º Passo: Coletar e registrar os dados

2º Passo: Identificar o maior e o menor

3º Passo: Calcular a amplitude

4º Passo: Calcular o tamanho das classes

5º Passo: Determinar os limites entre as classes

6º Passo: Transferir os dados

7º Passo: Desenhar o histograma