1 - Uso da Análise de Ishikawa

Sabe-se que para mudar um efeito é necessário atuar sobre suas causas. Se um produto está sendo rejeitado, certamente ocorreu "algo" que causou esta má qualidade do produto, em alguma fase do processo de produção.

A melhor maneira de demonstrar como estão relacionadas as causas e o efeito é o Diagrama de Ishikawa. Quando certo produto está sendo rejeitado como um "mau produto", utiliza-se a Análise de Ishikawa para se conhecer este "algo", ou seja, o conjunto de causas que gerou o problema.

A Análise de Ishikawa foi projetada para:

- Retratar uma situação complexa;

- Examinar todas as causas possíveis da má qualidade do produto;

- Identificar as causas que realmente contribuem para a má qualidade;

- Aplicar ações corretivas;

Utiliza-se também esta análise para observar as causas de um bom resultado ou efeito. Se estas causas forem conhecidas, esse resultado positivo poderá ser reproduzido em outras ocasiões.

As causas principais que provocam determinado efeito podem ser distribuídas em diferentes categorias. Essas categorias, que servem para classificar as causas primárias, são representadas pelos 4Ms: Máquinas, Mão de Obra, Materiais e Métodos.

São também utilizadas mais categorias, como por exemplo, Meio ambiente, Orçamento/Finanças (Money) e Gerenciamento (Management), de acordo a situação ou conforme a natureza do problema em estudo.

Isso facilita estabelecer um inter-relacionamento e a respectiva análise posterior.

2 - Elaboração do Diagrama de Ishikawa

Realiza-se a Análise de Ishikawa em seis passos, sendo que os cinco primeiros são referentes à construção do Diagrama de Ishikawa e o último ao Plano de Análise de Causas.

3 - Aplicações

O diagrama de Ishikawa ilustra com clareza as causas que relacionadas afetam a qualidade de um produto ou serviço. Existem vários objetivos que podem ser atingidos por intermédio da Análise de Ishikawa, de acordo com as várias aplicações. Os mais importantes serão vistos a seguir.

Aprendizado: Receber ideias de várias pessoas para o desenho do diagrama reúne conhecimento de diversos mapas mentais num único mapa mais completo. Todos os participantes ganham novos conhecimentos sobre o problema em estudo. Mesmo pessoas sem conhecimento prévio de determinado assunto aprendem muito quando participam da construção do diagrama ou simplesmente o examinam posteriormente.

Guia para discussão: Um debate torna-se improdutivo quando os membros do grupo se desviam do tópico principal. Na construção do Diagrama de Ishikawa, todos os participantes se mantêm estritamente no assunto em estudo. Acompanham a evolução da análise à medida que ela se desenvolve. Eliminam-se as repetições e mantém-se o foco sobre o problema em estudo.

Coleta de informações: A construção do diagrama constitui um sistema comprovado de levantamento de informações sobre determinado assunto. Todos os membros do grupo devem participar com ideias. As descobertas e conhecimentos de um fazem surgir novas idéias no cérebro dos demais.

Nível de tecnologia do grupo: Se um diagrama apresenta poucas informações sobre o efeito em estudo, pode-se concluir que as pessoas envolvidas em sua construção possuíam pouco conhecimento sobre a tecnologia desse efeito. Para aplicar a Análise de Ishikawa em um determinado efeito, a seleção dos participantes revela-se muito importante. Os formadores do grupo da Análise de Ishikawa devem conhecer muito bem a respectiva tecnologia.

Resumo

Para mudar um efeito, é necessário atuar sobre suas causas. Se um produto está sendo rejeitado, certamente ocorreu "algo" que causou a má qualidade do produto, em alguma fase do processo de produção. A melhor maneira de demonstrar como estão relacionadas as causas e o efeito é o Diagrama de Ishikawa. Utiliza-se também esta análise para observar as causas de um bom resultado ou efeito. Se estas causas forem conhecidas, o resultado positivo poderá ser reproduzido em outras ocasiões.

As causas principais que provocam determinado efeito podem ser classificadas em diferentes categorias. Essas categorias, que servem para classificar as causas primárias, são representadas pelos 4Ms: Máquinas, Mão de Obra, Materiais e Métodos. Podem ser usadas mais categorias, como Meio ambiente, Orçamento/Finanças (Money) e Gerenciamento (Management), conforme a necessidade ou conforme a natureza do problema em estudo.

A Análise de Ishikawa é realizada nos seguintes seis passos:

1: Identificar o efeito a ser analisado;
2: Definir as etapas do processo;
3: Colocar as causas primárias;
4: Preencher as demais causas;
5: Incubar ideias;
6: Fazer o plano de análise de causas.

O diagrama de Ishikawa ilustra com clareza as causas que relacionadas afetam a qualidade de um produto ou serviço. Em consequência, a Análise de Ishikawa pode ser empregada para ações de aprendizagem, como guia de discussão, para coleta de informações e para conhecimento do nível de tecnologia de um grupo de trabalho.

1 - Funções de um Produto

Para se aumentar o valor real de um produto para o cliente, pode-se utilizar uma técnica denominada Análise de Valores. A Análise de Valores está fundada na análise das funções do produto. Esta análise pode ser realizada com o objetivo de se obter uma redução de custo, resolver algum problema existente, etc., sempre preservando ou aumentando a qualidade.

A análise de valores é feita de uma maneira ordenada, obedecendo a uma metodologia específica, por um grupo multifuncional, representando todos os setores da empresa.

As funções de um produto são os usos para os quais este produto é feito ou destinado.

Para descrever cada função, se usa um verbo e um substantivo, por exemplo, "produzir luz" define a função de uma lâmpada elétrica.

Existe uma limitação: o verbo não pode ser um verbo de ligação, pois neste caso seria descrita uma característica do produto e não uma função, por exemplo, "ser transparente".

As funções de um produto são classificadas em dois tipos:

Função de uso: é a tarefa técnica de desempenho do produto. Para uma lâmpada, por exemplo, a função de uso seria "produzir luz".

Função de estima: está ligada aos fatores motivacionais de compra, que provocam o desejo de aquisição.

As funções são também classificadas em três classes: básica, auxiliar e desnecessária.

A função básica é aquela para a qual o objeto é comprado ou fabricado. Para a lâmpada, seria "produzir luz".

A função auxiliar é a que permite a existência da função básica, como "segurar filamento" ou adicionar valor ao objeto, como "dar atratividade".

A função desnecessária é uma tarefa desempenhada pelo produto que não tem valor nenhum para o usuário e que o fabricante não precisa realizar para obter a função básica.

Identificar as funções desnecessárias e eliminá-las é a primeira tarefa da Análise de Valores, pois elas estão associadas a custos que devem ser eliminados. Um processo, quando analisado por esta metodologia, mostrará inúmeras funções que são desnecessárias sob o ponto de vista do cliente. São funções que foram incluídas no passado empiricamente, tentando resolver algum problema, que talvez ainda continue existindo.

Identificar e classificar todas as funções de um produto ou processo e estabelecer como o custo está distribuído entre elas, é a mais importante etapa da Análise de Valores.

2 - Fases da Análise de Valores

A Análise de Valores obedece a um plano de trabalho constituído de cinco fases: coleta de dados; análise de dados; procura de alternativas; julgamento; estudo de viabilidade.

Resumo

A Análise de Valores funda-se na análise das funções de um produto. Pode ser realizada com o objetivo de se obter uma redução de custo ou resolver algum problema existente, sempre preservando ou melhorando a qualidade. É realizada de maneira ordenada, obedecendo a uma metodologia específica, por um grupo multifuncional, representando todos os setores da empresa.

As funções de um produto são os usos para os quais este produto é feito ou destinado. As funções são classificadas em Função de uso e Função de estima e ainda em três classes: função básica, função auxiliar e função desnecessária.

A Análise de Valores obedece a um plano de trabalho constituído de cinco fases: coleta de dados; análise de dados; procura de alternativas; julgamento; estudo de viabilidade.

1 - Fases do Roteiro de Melhorias

Duas melhorias nunca são idênticas, e a maneira de implementá-las é também diferente. O Roteiro da Melhoria é um instrumento que ajuda a determinar por onde começar. Indica também qual a melhor sequência a seguir na implantação de uma melhoria. Esse roteiro é composto de duas fases:

Fase 1 - Determinação das causas:

Fase 1 - Determinação das causas

a) Escolher a melhoria

O grupo seleciona uma situação existente que pretenda melhorar. Esta situação pode ser o resultado de diversos problemas com os quais a organização já se habituou a conviver. Para resolver esta situação, emprega-se o brainstorming ou qualquer outra das técnicas de gerar ideias criativas. A situação atual e o objetivo previsto devem ser quantificados para o grupo saber "quando" este objetivo foi atingido. Convém ter cuidado para não fixar metas irreais.

Exemplo:>

b) Identificar o efeito a ser analisado

O grupo deve determinar qual o primeiro efeito a ser analisado. Com a aplicação do Gráfico de Pareto, levantam-se os efeitos prejudiciais à melhoria pretendida, classificados por ordem de importância. O efeito principal constitui o primeiro a ser estudado. A situação atual do efeito a analisar deverá ser bem estudada pelo grupo: Como este processo funciona? O que é realizado? Onde ele é feito? Quando ele é realizado? Por que ele é feito desta maneira?

Os membros do grupo devem estudar todas as especificações e todo e qualquer dado disponível sobre tal efeito. Todos os membros do grupo devem ver pessoalmente o processo em operação, se ele não for totalmente conhecido deles.

Exemplo:

c) Descobrir as causas

O grupo deve analisar as relações entre o efeito e suas causas. Só assim serão identificadas as causas primordiais que ocasionam aquele efeito. Para isto, constrói-se um Diagrama de Ishikawa. Geralmente, a construção deste diagrama acarreta a necessidade de diversas reuniões. É de extrema importância que as causas indicadas no diagrama indiquem a verdadeira relação entre elas. A inter-relação entre as causas é a chave na procura das causas reais de um efeito.

Ao terminar o diagrama, o grupo investiga cada uma das causas. Assim, o grupo determinará qual delas poderá ter influência sobre o efeito em estudo. As causas mais importantes serão assinaladas no diagrama. A seguir, o grupo prepara o Plano de Análise de Causas. Neste plano, são relacionadas as causas mais prováveis com a maneira de se verificar cada uma delas. O responsável pela coleta de dados tem o nome escrito no Plano. Às vezes, cumpre solicitar o auxilio de outras áreas da organização, o que será feito pelo chefe imediato do grupo.

O grupo utiliza tabelas, gráficos e histogramas para examinar os dados referentes às causas consideradas. Vamos classificar as causas. Abandonaremos as não pertinentes ao efeito e corrigiremos as causas pertinentes.

Exemplo:

2 - Plano de Análise de Causas

Com os dados disponíveis, pode-se elaborar o Plano de Análise de Causas. Já verificamos cada causa e vamos agora eliminar as causas pertinentes. Suponha-se que foram confirmadas as seguintes causas: parte de um formulário que provoca muitos pedidos de esclarecimentos e sobrecarga do funcionário.

Determinar as ações: As ações corretivas para eliminar causas pertinentes ao problema devem ser determinadas pelo grupo. Para isso, usa-se a técnica do brainstorming ou ferramenta similar. O grupo deve ficar atento à previsão de novos problemas, trazidos à operação atual pelas ações corretivas.

Exemplo:

Elaborar o plano de implantação: No caso de ações corretivas simples, o grupo planeja essas ações por escrito, ponderando para que todos os membros entendam e aprovem este plano. Estas ações foram propostas. Todos entenderam e aprovam este plano?

Todo plano de implantação bem feito deverá responder a estas sete perguntas: O que deve ser feito? Por que deve ser feito? Por quem deve ser feito? Quem o fará? Onde será feito? Como será feito? E Quanto custará?

No caso de ações corretivas complexas, pode-se necessitar do auxílio de outras áreas da empresa para planejá-las e, talvez, para implantá-las.

Exemplo:

Realizar a implantação: O fato de o grupo levar alguns meses para localizar as causas principais de um determinado efeito, analisar essas causas, fazer um bom plano para eliminá-las, e esse plano ficar na gaveta do chefe imediato, constitui perda de tempo e desmotivação. É importante que a implantação obedeça ao plano original do grupo, a fim de eliminar as verdadeiras causas.

Exemplo:

Verificar os resultados: Após a implantação das ações corretivas, o grupo deverá verificar as consequências provocadas no efeito em estudo. Nesta fase, utilizam-se as tabelas, Análise de Pareto, gráficos e histogramas. Esses instrumentos são necessários para se obter os resultados. Se as providências que foram implantadas não satisfizerem o objetivo fixado inicialmente, o grupo deverá voltar ao Gráfico de Pareto e escolher o próximo efeito para estudo e correção. Este processo continua até que seja atingida a meta fixada pelo grupo.

Exemplo:

Padronizar as alterações: Ao conseguir o objetivo fixado inicialmente, o grupo providenciará a padronização das medidas implantadas. É a empresa que padroniza estas medidas. O grupo só deve dar-se por satisfeito quando receber cópia das normas com as respectivas alterações por ele proposta, com base nas sugestões que resolveram o efeito estudado.

Quando esta melhoria for implantada o grupo estará em condições de escolher outra melhoria, iniciando novo projeto. Este trabalho deve ser contínuo, pois proporciona aos participantes satisfação profissional.

Resumo

Sabe-se que duas melhorias nunca são idênticas e que a implementação delas é também diferente. O Roteiro da Melhoria é um instrumento que ajuda a determinar por onde começar e qual a melhor sequência a seguir na implantação de uma melhoria. Esse roteiro é composto de duas fases:

Determinação das causas e Eliminação das Causas

Na primeira fase o grupo seleciona uma situação existente que pretenda melhorar empregando o brainstorming ou qualquer outra técnica de gerar ideias criativas; identifica o efeito principal, o primeiro a ser estudado, analisando o processo envolvido nesse efeito. Em seguida, o grupo analisa as relações entre o efeito e as causas, utilizando o Diagrama de Ishikawa e outras técnicas, para descobrir as causas que provocam aquele efeito.

Na segunda fase, com os dados coletados, é possível elaborar o Plano de Análise de Causas, determinando as ações corretivas. Em seguida, o grupo elabora o plano de implantação, realiza esse plano, verifica os resultados e providencia a padronização das alterações junto aos órgãos de direção.