Ainda dentro da metáfora da organização como máquina, estudamos o “nascimento” e as características da organização burocrática.

• Surgimento da teoria burocrática – por volta de 1940, quando as teorias administrativas anteriores não mais respondiam às necessidades das organizações que cresciam, tanto em tamanho quanto em complexidade.

• O racionalismo – burocracia e racionalismo estão muito vinculados. O racionalismo pode ser entendido como a adequação dos meios coerentes aos fins que se pretende atingir, com o propósito de garantir a máxima eficiência para alcançar os objetivos estabelecidos.

• Os diversos entendimentos da burocracia: 1) popular; 2) sociológico; e 3) weberiano.

• Características da organização burocrática - forma de organização voltada para a eficiência e centrada nos seus aspectos formais e racionais, na rapidez, na clareza, na precisão, na regularidade e na eficiência obtidas pela divisão fixa de tarefas, supervisão hierárquica, regulamentos e regras detalhadas e inflexíveis. Além disso, a existência de conflito interno é tida como indesejável.

• Weber e o tipo ideal de burocracia

1) Formalismo – a base da administração está nas normas e nos regulamentos escritos; os cargos ocupados estão a serviço de um fim impessoal;
2) Divisão do trabalho – há uma distribuição vertical do poder; uma correspondência direta entre a remuneração e a ocupação hierárquica e, dependendo do nível de especialização dos funcionários, cada um deles deve possuir atribuições oficiais e fixas;
3) Profissionalismo – um aparato administrativo, revestido de autoridade e responsabilidades para coordenar tarefas necessárias ao alcance dos objetivos organizacionais, exerce o controle e a supervisão;
4) Impessoalidade – os indivíduos relacionam-se de maneira informal e impessoal, mas essas relações não devem interferir nas ações administrativas.

• Dimensões não previstas pela organização burocrática - o modelo burocrático não considerou a existência dos grupos informais nem a flexibilidade da ordem burocrática para lidar com o ambiente externo.

1) Os grupos informais - são formados espontaneamente quando as pessoas desenvolvem relações sociais a partir do ambiente de trabalho. Tais relações têm como base os valores, as crenças e normas compartilhadas que promovem o senso de pertencimento se houver algum nível de identificação com eles.

2) Interação da estrutura burocrática com o ambiente - as organizações burocráticas não consideravam as forças e influências externas do ambiente nem as repercussões das mudanças no interior da organização, atuando como um sistema fechado. A burocracia contava com um ambiente estável, equilibrado e protegido.

• Vantagens - a rapidez e o rigor no processo de decisão; as tarefas são claramente definidas, o que facilita a realização mais acertada das atividades; a forma burocrática é apropriada para atividades rotineiras e repetitivas; a burocracia é adequada em situações que exigem precisão, eficiência e quando a produtividade se constitui o maior objetivo.

• Desvantagens - a abordagem burocrática não é apropriada para atividades não rotineiras; as iniciativas criativas e inovadoras são bloqueadas; não está preparada para enfrentar conflitos; desconsidera a existência da organização informal e demais problemas imprevistos que surgem; encontra-se desprovida de ações voltadas para as inesperadas e rápidas mudanças do ambiente. A acentuada hierarquização promove distorções nas comunicações.