Declaração de gastos é um pedido de reembolso
para pagamento de ações já realizadas de um projeto
ou programa, utilizando um Pedido de Saque (Formulário 1903)
em que os formulários do SOE constituem a única documentação
de apoio.
A documentação de apoio completa refere-se
ao envio ao Banco de duas cópias dos contratos ou ordens de
compra, para revisão pelo encarregado do projeto, antes da
apresentação do pedido de desembolso correspondente
a esse contrato.
Os Pedidos
de Saque devem ser submetidos ao Banco em duplicata, ou seja, original
e cópia, acompanhados de documentos de apoio ao desembolso e de
folhas-resumo,
de acordo com o tipo de despesas realizadas, como por exemplo:
a) quando
um pedido abrange apenas um ou dois itens, como é o caso típico
de pagamentos diretos a fornecedores, o Pedido de Saque e os documentos
de apoio são apresentados sem as folhas-resumo;
b) os Pedidos de Saque serão acompanhados de folhas-resumo se
o espaço contido para acomodar os dados referentes aos empreiteiros
e/ou fornecedores for insuficiente.
c) pagamentos contratuais superiores ao limite da Declaração
de Gastos (SOE) exigem a apresentação de documentação
de apoio completa.