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Em 1951, Parsons equacionou a abordagem dos sistemas que, em relação ao tipo, são abertos ou fechados nas estruturas sociais. Em conseqüência, as explicações dos sistemas sociais do tipo fechado ganharam nova dimensão. Uma grande parte do pensamento sociológico passou a percorrer o caminho da sistemática de Parsons.

A utilização do conceito de sistemas, pela ciência administrativa, tem origem na Teoria Geral dos Sistemas, a General Systemic Theory, de Bertalanffy. Todavia, após a introdução da visão de sistema aberto na Administração (1951) com Parsons, o termo ganhou proporções mais gerais e menos específicas. Dessa forma, qualquer processo administrativo pode ser visto sob a ótica sistêmica; basta que, para isso, exista a conversão do processo para a visão sistêmica, que teria necessariamente uma entrada, uma unidade de processamento (conversora) e uma saída.

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Segundo Gil (1995), Os sistemas de informações administrativo/contábil/financeiros - SIACFs compreendem um subconjunto do sistema de informação total da empresa. Eles buscam dados e informações em todas as atividades empresariais, executam o processamento e geram informações sobre as operações da empresa.

Gil parte do conceito de sistemas, para definir os conjuntos de informações e sugerir os SIACFs, como parte integrante da dinâmica empresarial.

Segundo Gil (1995), os sistemas de informações compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros, agregados em seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações.

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2 - Tipos de Sistemas de Informações

Os sistemas de informações podem ser manuais ou computadorizados. Na verdade, os computadorizados fazem a parte mais trabalhosa do processo: classificação, cálculos, sintetização e elaboração de relatórios. O elemento "manual", ou humano, realiza as tarefas de análise crítica, julgamento e emissão de opinião no ambiente computadorizado.

É uma realidade, em todas as áreas empresariais, o uso das tecnologias de microcomputadores e de comunicação de dados. A maioria das empresas utiliza microcomputadores e computadores médios em seus sistemas. Porém não está havendo, na verdade, a integração dos sistemas, que funcionam de forma isolada.

A definição mais simplista do sistema de informação manual admite que tal estrutura não utilize tecnologia do processamento eletrônico dos dados. O tratamento dos dados e informações é feito manualmente.

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Entretanto, parafraseando Gil, o processo sistêmico pode ser composto por sete elementos básicos, independentemente da utilização do computador. São eles:

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Cada elemento componente do Sistema de Informação pode ser compreendido assim:

• observação
  Identifica o fato contábil ou administrativo. O documento que gera os registros é trabalhado e dele são extraídos dados e informações para alimentar o sistema, de acordo com os formatos pré-estabelecidos.

• codificação
  Faz a transição da parte manual para a eletrônica do sistema.

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• transmissão
  É a transferência dos dados, já codificados, para uma unidade central de processamento. Na atividade contábil, geralmente a transmissão ocorre em batch, sendo os dados levados fisicamente, por meio de CD, disquete, intranet, internet ou outros meios.

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• armazenamento
  A armazenagem ocorre após o processamento, de acordo com a definição do sistema, para posterior uso dos dados e informações. É feita nos dispositivos auxiliares como discos magnéticos de alta capacidade.

• recuperação
  É a busca nos dispositivos auxiliares dos dados e informações guardados durante a armazenagem.

• apresentação
  É a disponibilização da informação, que pode ser feita por meio de papel, tela, monitor, etc.
  

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Segundo Gil, duas hierarquias sistêmicas são importantes para o entendimento do ambiente empresarial informatizado:

1ª) a visão da empresa como sistema composto por subsistemas, que podem ser decompostos em novos subsistemas.

Exemplo: Sistema "Folha de Pagamento"

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Vejamos alguns tipos de registros:

Registros são a aglutinação dos campos que necessitam de tratamento simultâneo. São os dados repetidos em relatórios, uma espécie de identificador até do modelo de relatório.

Exemplo:

Registro header ou cabeçalho ;

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Resumo

Os sistemas de informações administrativo, contábil e financeiro compreendem um subconjunto do sistema de informação total da empresa. Eles buscam dados e informações em todas as atividades empresariais, executam o processamento e geram informações sobre as operações da empresa.

Os sistemas de informações podem ser manuais ou computadorizados. Na verdade, os sistemas computadorizados fazem a parte mais trabalhosa do processo, como classificação, cálculos, sintetização e elaboração de relatórios. Ao elemento humano no sistema, ficam as tarefas de análise crítica, julgamento e emissão de opinião no ambiente computadorizado.

Os elementos integrantes de um sistema de informação compreendem: observação, codificação, transmissão, processamento, armazenamento, recuperação e apresentação.

Duas hierarquias sistêmicas são importantes para o entendimento do ambiente empresarial informatizado.

A primeira é a visão da empresa como sistema composto por subsistemas, que podem ser decompostos em novos subsistemas.

A segunda é o estabelecimento da estrutura e armazenamento de dados, segundo os conceitos de Arquivos, Registros e Campos.

Arquivo é o conjunto de registros que guardam uma lógica de relacionamento entre si, seguindo a classificação estabelecida pelo sistema.

Os registros aglutinam campos que necessitam de tratamento simultâneo. São os dados repetidos em relatórios, uma espécie de identificador até do modelo de relatório.

Os campos são compostos de caracteres que guardam uma série de particularidades que podem referir-se ao conteúdo do campo - constante ou variável; natureza do caractere - alfabético, alfanumérico, numérico sem sinal e numérico com sinal.

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A organização vive em um meio que sofre influência do ambiente externo e, ao mesmo tempo, influencia esse ambiente, no qual existem muitos interessados na situação organizacional. As informações transitam dentro da empresa e também externamente.

Os maiores grupos externos interessados em obter informações acerca dos negócios da empresa são:

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Cada um desses grupos tem interesse próprio, de acordo com o relacionamento que mantém com a empresa. Contudo os clientes podem e devem ser vistos como a razão mais forte para a existência da empresa. É no sentido de atender às expectativas dos clientes que a Organização deve direcionar seus esforços.

Todas as organizações que se relacionam com uma empresa têm interesse em saber qual imagem ela reflete no mercado. Poderíamos colocar, como formador dessa imagem, o grau de confiança do mercado na empresa; a situação de liquidez da empresa; etc.

Em outra via, a empresa também precisa ter fornecedores que não a deixem "na mão", em momentos delicados. Por isso, o conceito de parceria com fornecedores é importante. Mais do que um fornecedor que entregue os pedidos em dia, a empresa precisa saber que pode confiar nesse fornecedor, em eventuais situações de crise.

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2 - Integração dos Ambientes por meio dos SIACFs

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Para os Clientes, as informações chegam por meio de uma das "pernas" do Marketing, ou seja, a publicidade e a propaganda, e pela comunicação direta com vendedores, além de outros meios (anúncios, outdoors, Internet, etc). Essas informações estão relacionadas a preços e características dos produtos; onde e como podem ser adquiridos; as garantias e serviços de assistência técnica oferecidos.

A concepção atual de Marketing coloca o cliente como a razão da existência de uma Organização. Portanto, os esforços devem estar voltados para adequar o produto ao cliente.

Alguns sistemas de informações que se relacionam diretamente com os Clientes são:

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Para os Fornecedores, o que interessa é o grau de confiança que o mercado tem na empresa; a situação de crédito e a possibilidade que a empresa tem de cumprir seus compromissos.

Alguns sistemas de informações que se relacionam diretamente com os Fornecedores são:

Para os acionistas, o mais importante é a avaliação do desempenho passado e futuro da Organização.

Os sistemas de informações que lidam com os acionistas são:

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Os financiadores (instituições financeiras) disponibilizam às Organizações o capital necessário para novos investimentos e estão particularmente interessados na capacidade de a empresa saldar seus compromissos e na credibilidade da Alta Gerência.

Os sistemas de informações que interessam diretamente às instituições financeiras são:

O Governo, seja federal, estadual ou municipal exige da empresa uma série de relatórios com o objetivo de possibilitar o cumprimento de obrigações. Essas obrigações podem ser principais (por exemplo, pagar e recolher impostos) e acessórias (como calcular os valores e preencher os formulários adequados ao recolhimento e pagamento de obrigações) na forma da Legislação.

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Os sistemas de informações que interessam ao Governo são:

Há, todavia, outros grupos interessados nas informações sobre a Organização, como:

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A credibilidade da informação de uma empresa pode ser avaliada por meio de:

• parecer de uma empresa de auditoria externa;
• reconhecimento de associações de classe, do Governo e de agências públicas e revistas especializadas na análise da situação das empresas;
• análise dos demonstrativos contábeis e das informações recentes;
• coerência e confirmação das informações, utilizando documentos e evidências.

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A integração dos SIACFs, no ambiente interno da empresa ou com outros sistemas do ambiente externo, ocorre e é indispensável.

Nessa integração, as informações podem ser transferidas de diversas formas: em fitas, discos e disquetes; linhas discadas, linhas privadas, rede locais; banco de dados e Internet.

Gil (1995) destaca alguns tipos de conexões dos SIACFs empresariais com seu ambiente externo:

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3 - A Internet e os Sistemas de Comunicações

A Internet causou verdadeira revolução no meio empresarial. A transferência de dados, arquivos e informações - que até então só podia ser feita por fitas magnéticas, discos e disquetes, relatórios impressos, linhas discadas, banco de dados e intranets - por meio da rede mundial de computadores, é o ponto principal dessa revolução.

O aumento da capacidade de transmissão de dados ocorreu paralelamente ao aumento da capacidade de processamento dos chamados PCs, os Personal Computer ou microcomputadores.

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Hoje, podem ser acessados sistemas complexos, no mundo todo, por meio da Internet. Operações que exigiam a presença física do usuário, no ambiente da empresa, são realizadas com segurança, pela Internet.

Alunos podem acessar informações sobre sua faculdade ou sobre sua situação acadêmica, acessando o endereço eletrônico da escola, ou, apenas com o contato digital na tela de um display.

Extratos, saldos e posições de financiamento, empréstimos eletrônicos, seguros, etc. podem ser promovidos via microcomputador ou terminais eletrônicos. No caso do cliente de um Banco, é suficiente cadastrar uma senha para acessar todas as facilidades do sistema de informações da instituição bancária. Esses complexos de informações nas áreas acadêmica, bancária, comercial e industrial são realidade e funcionam de fato.

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Tome-se, como exemplo, os Bancos, mais fáceis de testar pessoalmente no funcionamento de seus sistemas de informações, colocados à disposição dos correntistas e usuários em geral. Pelo computador, pode-se fazer praticamente tudo. Esse tudo pode ser realidade em futuro próximo.

A Caixa Econômica Federal - que, na verdade, não é instituição bancária comum, disponibiliza uma gama de informações enorme sobre PIS/PASEP, FGTS, Casa Própria, Loterias, só para citar alguns serviços.

No relacionamento empresa x empresa, está todo o potencial para o relacionamento virtual, que gera direitos e obrigações concretas, como pedidos de mercadorias, emissão de faturas, duplicatas, liquidação e pagamento de débitos, etc.

No relacionamento da empresa com Governo, acontece a definição e o recolhimento de impostos.

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4 - Condicionantes Gerais dos SIACFs no Ambiente Empresarial

Para o funcionamento efetivo, os SIACFs precisam da aplicação de conceitos da área de Qualidade. É necessária a aplicação dos conceitos de eficácia, no sentido de atingir objetivos, e de eficiência, quanto à utilização racional dos recursos disponibilizados.

Além disso, a segurança de processos e controle de resultados por meio de acompanhamento por feedback é necessária.

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A segurança dos sistemas computadorizados ocorre por procedimentos e rotinas de controle. Procedimentos de controle previnem a segurança física, e rotinas de controle garantem a segurança lógica e a confidencialidade dos dados e informações.

Os SIACFs precisam de proteção contra: (a) captação indevida de dados (por ação de hackers, inclusive); (b) falhas de equipamentos ou humanas, com relação a omissão de procedimentos necessários; (c)falhas de operação; (d) falta de rotinas necessárias.

Além dos problemas listados, para possibilitar a qualidade do sistema, é necessário o treinamento das pessoas envolvidas com os sistemas, bem como a efetiva manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos; prevista em contratos específicos de manutenção.

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Resumo

A organização vive num ambiente em que sofre influência do meio externo e, ao mesmo tempo, influencia esse ambiente.

Os sistemas de informações interagem no sentido de atender aos ambientes internos e externos das organizações. Nesse sentido, os dados e informações transitam dentro e fora da organização.

Os sistemas de informações que interessam diretamente às instituições financeiras são os de contabilidade; de custos; orçamentário e financeiro.

A integração dos SIACFs no ambiente interno da empresa ou com outros sistemas do ambiente externo ocorre e é indispensável. Nessa integração, as informações podem ser transferidas de diversas formas: fitas, discos e disquetes; linhas discadas, linhas privadas, rede locais; banco de dados; Internet.

A segurança dos sistemas computadorizados ocorre por procedimentos e rotinas de controle. Procedimentos de controle previnem a segurança física e rotinas de controle garantem a segurança lógica e a confidencialidade dos dados e informações.

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1 - As principais funções do Controller

A função básica do Controller é controlar as atividades da empresa em nível gerencial. As funções do Controller podem ser exercidas por um órgão de linha ou de staff.

Como órgão de linha, segundo Crepaldi (1998) o Controller pode ser responsável pelas seguintes áreas:

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Como órgão de linha, a função pode ser exercida por qualquer dos responsáveis por uma das áreas citadas, ou ainda pelo diretor financeiro ou mesmo pelo dono da empresa. O Controller passa então a ser responsável pelas informações oriundas das diversas áreas sob sua responsabilidade. A função é, em muitos casos, exercida por um ex-contador ou pelo chefe de alguns dos setores apontados.

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Num Sistema de Comunicação, o Controller funcionaria como espécie de decodificador das mensagens, gerando relatórios que, não necessariamente, precisam atender aspectos legais na sua estruturação, mas, antes de qualquer coisa, carecem de:

Como órgão de Staff, que é a posição mais adequada ao ambiente empresarial contemporâneo, o Controller está diretamente ligado à alta administração.

Entretando, é de considerar-se que o aspecto político não pode ser deixado de lado. O Controller deverá ter trânsito em diversas áreas da empresa e por isso deve ser um profissional com credibilidade e altamente qualificado. Ele garante a qualidade das informações e, acima de tudo, que a informação não chegue extemporânea aos órgãos decisores da empresa.

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Na posição de órgão de Staff, o Controller não pode ser responsabilizado diretamente pelas eventuais falhas no ciclo de controle, que tem diversas etapas independentes de sua atuação. Poderá, sim, ser chamado à responsabilidade por qualquer erro pessoal, na execução do seu trabalho, como qualquer funcionário de linha. Todavia, isso dependerá muito do tipo e do porte da empresa, porque as funções e atribuições da controladoria variam e se diferenciam de empresa para empresa.

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O planejamento consiste em decidir antecipadamente o futuro da organização. Quando se fala em planejamento lembramos, pelo menos, de dois níveis: planejamento estratégico e planejamento operacional.

O Planejamento Estratégico é uma definição, em termos de futuro, do que a entidade vai fazer e como serão estrategicamente utilizados os recursos. Exige a determinação dos objetivos e metas da corporação, assim como o desenvolvimento de padrões e políticas estratégicas, por meio das quais eles serão alcançados. Uma importante característica do Planejamento Estratégico é a utilização de informações sobre o ambiente interno e externo da organização.

No planejamento estratégico são identificadas as oportunidades, as ameaças, os pontos fortes e os pontos fracos. As oportunidades e ameaças correspondem a variáveis externas e sua influência sobre a empresa. Os pontos fortes e fracos correspondem a características internas da empresa, tendo em vista as oportunidades e as ameaças identificadas.

A identificação das oportunidades e ameaças pressupõe a avaliação de um cenário formado por variáveis econômicas, políticas, sociais, tecnológicas, demográficas, psíquicas, ideológicas e culturais. É necessário identificar como essas variáveis irão interagir em termos de mudanças no comportamento do consumidor, escassez ou abundância nas fontes de abastecimento, nível de atividade econômica, alterações nos movimentos políticos, desenvolvimentos tecnológicos, movimentos sindicais e ecológicos, restrições ou facilidades quanto ao comércio com outros países.

A partir dessas avaliações a empresa poderá fundamentar a escolha dos produtos que irá ofertar, mercados dos quais participará, canais de distribuição, produção, estrutura organizacional e objetivos econômicos e financeiros.

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O Planejamento Operacional será elaborado a partir das diretrizes e cenários traçados durante o processo de planejamento estratégico. Podemos dizer que ele consiste na identificação, integração e avaliação de alternativas de ação e na escolha de um plano de ação a ser implementado.

O processo de planejamento operacional compreende as seguintes etapas:

- Estabelecimento dos objetivos operacionais.
- Definição dos meios e recursos.
- Identificação das alternativas de ação.
- Simulação das alternativas identificadas.
- Escolha das alternativas e incorporação ao plano.
- Estruturação e quantificação do plano.
- Aprovação e divulgação do plano.

O Controle é a ação necessária para verificar se os objetivos, planos, políticas e padrões estão sendo atendidos.

O quadro abaixo resume algumas funções da Controladoria dentro do subsistema de gestão:

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Resumo

A função básica do Controller é controlar as atividades da empresa em nível gerencial. As funções do Controller podem ser exercidas por um órgão de linha ou de staff.

Como órgão de linha, segundo Crepaldi (1998) o Controller pode ser responsável pelas áreas de contabilidade geral; contabilidade de custos; contabilidade fiscal; controle patrimonial; orçamentos e auditoria interna.

Como órgão de Staff, que é mais adequada ao ambiente empresarial contemporâneo, o Controller está diretamente ligado à alta administração.

A figura do Controller deverá ter trânsito em diversas áreas da empresa, profissional com credibilidade e altamente qualificado, que garantirá a qualidade das informações, e acima de tudo, que a informação não chegue extemporânea aos órgãos decisores da empresa.

Ao Controller cabe atuar diretamente para garantir o alcance dos objetivos organizacionais.

A atuação do Controller deve permear todo o processo de gestão (planejamento, execução e controle), sendo as principais funções: desenvolvimento de modelos de decisões, desenvolvimento de um sistema de informações, elaboração de orçamentos, avaliação de desempenho e indicação de medidas corretivas, entre outros.