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O tratamento dado aos estoques varia diretamente na proporção do tamanho da empresa e do ramo da atividade empresarial. Mas não se pode fugir da idéia de estoque, como sendo a disponibilidade de qualquer mercadoria ou produto.

Nas empresas comerciais, os estoques são constituídos de mercadorias para revenda. Nas industriais, são os produtos acabados ou em processo de fabricação ou ainda matérias-primas (insumos para transformação). Os estoques de material de consumo existem tanto nas empresas comerciais quanto nas industriais e de serviços, e caracterizam-se basicamente pelo material utilizado na atividade meio da empresa.

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Há algum tempo, os estoques podiam ser classificados de curto ou longo prazo. Isso dependia do prazo provável de utilização deles. Atualmente, se a empresa tiver um ciclo operacional superior ao exercício social (um ano), fará a classificação dos estoques levando em conta o ciclo operacional.

No quadro, a seguir, pode-se ver a posição dos estoques no Balanço Patrimonial (Ativo Circulante).

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A importância dos estoques e do tratamento que lhes é dispensado no contexto empresarial é indiscutível.

O efeito desse tratamento tem reflexo direto na situação patrimonial da empresa, podendo levá-la a lucros extraordinários, quando a questão é bem trabalhada, ou prejuízos, quando ocorrer o contrário.

Nas empresas comerciais, os estoques representam toda a dinâmica do comércio, com seu controle diário e movimentação constante.

Quando se entra num hipermercado, vê-se em grandes quantidades mercadorias à disposição dos clientes. Com a utilização do código de barras, procedimento comum na maioria dos estabelecimentos comerciais, a baixa da mercadoria vendida pode ocorrer no momento da venda, desde que a empresa tenha sistema integrado.

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2 - Operação de compra e venda de mercadoria

Em operações com mercadorias, são utilizados diversos termos que talvez não sejam tão comuns aos alunos, como muitos autores/professores pensam. Esses termos representam linguagem própria da área contábil e, por óbvio que possam parecer, merecem esclarecimentos sobre seu significado.

Vejamos alguns exemplos:

• Estoque inicial
• Estoque final
• Custo da Mercadoria Vendida - CMV

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Exemplo: operações de compra e venda de mercadorias.

A Empresa de Participação Comunitária inicia o mês de janeiro, com 5 microcomputadores em seus estoques.

Cada um desses microcomputadores tem custo registrado no valor de R$ 1.450,00. Já no mês de janeiro, a Empresa compra 15 novos microcomputadores a R$ 1.500,00 cada e vende 3, logo após a compra. A nova posição dos estoques da Empresa de Participação Comunitária, a partir do estoque inicial, e a compra de 15 e a posterior venda de 3 microcomputadores passa a ser a seguinte:

A última coluna da planilha traz o saldo atual. O estoque de microcomputadores, agora, é de 17, e seu custo é R$ 25.400. Isso representa o saldo final do período e, consequentemente, o saldo inicial do período subseqüente.

Não foi referido o preço de venda. Na verdade ele é dispensável para se fazer controle de estoques, mas, imprescindível para apurar o resultado do período. Observa-se, também, que a baixa no estoque foi feita pelo preço da primeira aquisição, o que sugere um controle de estoque pelo método PEPS (assunto a ser tratado posteriormente).

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3 - Influência do estoque na DRE e no Balanço Patrimonial

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Na DRE de fato, a informação é sintética, não aparecem quantidade e valor unitário; ela foi criada apenas para facilitar o entendimento.
O CMV é calculado aplicando-se a fórmula própria. Os dados do item "Despesas Operacionais" foram extraídos da contabilidade. Pode-se afirmar, com rápida análise dos números, que a Empresa de Participação Comunitária teve o lucro líquido de R$ 450,00 no período apurado.

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Há duas contas no Balanço Patrimonial que recebem influência direta dos estoques, são elas:

O Estoque final de um período é o Estoque inicial do período seguinte.

No exemplo visto, o Estoque final de janeiro (R$ 25.400,00, representado por 17 microcomputadores) será o Estoque inicial para o mês de fevereiro.

A DRE será oficial no momento do encerramento do exercício, em que entra o Lucro Líquido no grupo Patrimônio Líquido. No caso do exemplo, o LL apurado foi de R$ 450,00. Após o encerramento do exercício, o lucro líquido deve ser transferido para a conta Lucros Acumulados, aumentando também o Patrimônio Líquido da empresa.

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4 - Política de estoques

O que poderia ser política adequada de estoques? A princípio, a pergunta parece ser de difícil resposta. Durante muito tempo, especialmente durante o regime de inflação alta, imperou a idéia de que altos estoques geram igualmente altos lucros. Mas, na prática não funciona bem assim.

Questões de ordem financeira podem direcionar a discussão para níveis adequados de estoques, em determinados períodos. As indústrias de brinquedos não vendem igualmente durante todo o ano; provavelmente, suas vendas subam razoavelmente em períodos como "Dia das Crianças" e "Natal" e; durante todo o ano, exista um fluxo controlável por brinquedos. Em suma, questões financeiras, de fluxo de caixa, obrigam as empresas a tomar decisões sobre quanto elas podem investir no seu estoque.

Hoje, é necessário aperfeiçoar o controle de estoques para que a empresa possa cumprir seus compromissos financeiros de forma a não ter problemas. Algumas políticas podem ser: estoques mínimos, lote econômico, estoques-base etc.

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5 - Registro e movimentação de estoque

Os estoques têm movimentação constante nas empresas, sejam industriais, sejam comerciais. Os procedimentos necessários ao registro dessa movimentação seguem os métodos disponíveis que são o PEPS, UEPS, Custo Médio e Preço Específico. No Brasil, são utilizados em maior escala o custo médio e o preço específico. O PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) é utilizado em menor escala e o UEPS (último a entrar, primeiro a sair) não é utilizado. Após a análise dos métodos entenderemos as razões da escolha de cada método.

O objetivo desses métodos é atribuir valor de custo aos produtos vendidos e aos que permanecem na empresa.

Por conseguinte, os métodos definem os custos das mercadorias vendidas (CMV) que são consideradas na apuração de resultados da empresa. Se o produto da empresa for a prestação de serviços, o controle gera o Custo dos Serviços Prestados (CSP). Se a atividade for industrial, são definidos os Custos dos Produtos Vendidos (CPV).

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6 - Preço Específico, PEPS e UEPS

Quando é possível individualizar cada item do estoque e quando esses itens têm valor elevado que mereçam controle individualizado e justifiquem relação custo/benefício positiva, utiliza-se o controle pelo preço específico.

Uma concessionária de automóveis pode ter o controle de custo de cada veículo. Os carros são facilmente identificados pelo chassi ou pela placa. O custo pode levar em conta, além do preço de aquisição, os acessórios, o conserto da parte mecânica, a lanternagem e a pintura ou, ainda, o tempo que o veículo está no pátio exigindo fiscalização da empresa.

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PEPS - Primeiro a entrar, primeiro a sair. Por convenção, a mercadoria que foi registrada, em primeiro lugar, nos estoques, é a primeira a sair. Isso vale dizer que o valor dos estoques de mercadorias disponíveis na empresa será sempre representado pelas últimas compras.

Vamos supor que a ficha a seguir represente o controle de estoque de leite longa vida em um supermercado. No campo "Entrada", registram-se as compras de leite; no domínio "Saída", as vendas; no campo “Saldo”, as quantidades e valores de cada lote de aquisição e o total existente de leite longa vida. Supondo-se que a empresa tenha efetuado as seguintes operações:

1. compra, no dia 1^o de abril, de 100 litros a R$ 0,50
2. compra, no dia 5 de abril, de 200 litros a R$ 0,55
3. venda, no dia 7 de abril, de 50 litros,

Os registros seriam os seguintes:

Observa-se então, que a Saída foi registrada com o custo da primeira aquisição, ou seja, R$ 0,50. O saldo atual é de 50 litros a R$0,50 e 200 litros a R$ 0,55.

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UEPS - Último a entrar, primeiro a sair. Por convenção, a mercadoria registrada nos estoques,por último, é a primeira a sair. Vale dizer que o valor dos estoques de mercadorias disponíveis na empresa será sempre representado pelas primeiras compras.

Considerando o exemplo anterior, ficariam assim os registros, se o controle dos estoques fosse pelo método UEPS:

Observa-se, nesse caso, que a Saída foi registrada com o custo da última aquisição, ou aquisição mais recente. O saldo atual é de 100 litros a R$ 0,50 e 150 litros a R$ 0,55.

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7 - Média Ponderada Móvel

Esse método baseia-se na média ponderada do custo do estoque do período.

Vejam-se os registros, utilizando os mesmos eventos dos exemplos anteriores:

O Custo Médio, como indica o próprio nome, significa um valor médio determinado pela divisão do valor do saldo pela sua quantidade, após cada entrada do material, já que as saídas não alteram o valor médio dos estoques. Este valor médio é bastante lato em sentido, pois pode ser calculado após cada aquisição, ou a partir da soma das compras da última semana, mês, etc.

Analisando os resultados obtidos com a utilização dos três métodos, podemos observar:

- a quantidade final em estoque é a mesma em todos os métodos (250 unidades);
- o PEPS apresenta um saldo maior porque é representado pelas últimas unidades adquiridas. Ocorre o contrário com o UEPS. No caso do Custo Médio, o saldo será sempre um valor intermediário em relação aos dois métodos anteriores;

- O CMV – que pode ser identificado pela soma das saídas do estoque – será sempre maior quando a empresa utilizar o UEPS, pois é representado pelas últimas unidades adquiridas. O PEPS apresenta comportamento contrário e o Custo Médio fica entre esses extremos.

Pode-se então concluir que o PEPS resulta em um CMV menor e um lucro maior, portanto, um imposto de renda também maior. Por isso, este método é aceito pela Legislação do IR, sem restrições, mas as empresas preferem utilizar o Custo Médio pela facilidade de controle ( e menor IR).

Por outro lado, o UEPS apresenta um CMV maior e conseqüentemente, um lucro menor. Ele não é aceito pelo Fisco porque o IR também será menor.

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Resumo

O tratamento dado aos estoques varia diretamente na proporção do tamanho da empresa e do ramo de atividade empresarial; porém, não se pode fugir da idéia de estoque, como sendo a disponibilidade de qualquer mercadoria, produto ou serviço.

Há algum tempo, os estoques podiam ser classificados no curto ou no longo prazo. Isso dependia do prazo provável de utilização dos estoques. Atualmente, se a empresa tiver um ciclo operacional superior ao exercício social (um ano) ela fará a classificação dos estoques levando em conta o ciclo operacional.

Nas operações com mercadorias, são utilizados diversos termos que representam linguagem própria da área contábil empresarial. Por exemplo: Estoque inicial, que indica a quantidade de mercadorias com que a empresa começa um novo mês/período ou ano de funcionamento. Se a empresa vender todas as mercadorias de um período para outro, o estoque inicial será 0 (zero).

Estoque final está ligado à quantidade de mercadorias com que a empresa termina um período de funcionamento.

A DRE, na empresa comercial, tem três partes básicas: Receitas (entrada de recursos); CMV (custo que deve ser subtraído da Receita); Despesas Operacionais (outras Despesas que não o custo da mercadoria vendida).

Há duas contas no Balanço Patrimonial que recebem influência direta dos estoques: a conta Estoque s e a conta Lucros Acumulados.

Os estoques têm movimentação constante nas empresas, sejam industriais, sejam comerciais. Os procedimentos necessários ao registro dessa movimentação seguem os métodos: Preço Específico, PEPS, UEPS e o Custo Médio. No Brasil são utilizados em maior escala o custo médio e o preço específico. O PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) é utilizado em menor escala e o UEPS (último a entrar, primeiro a sair) não é utilizado.

O Preço Específico pode ser utilizado quando é possível individualizar cada item do Estoque.

Método PEPS - (Primeiro a entrar, primeiro a sair). Por convenção, a mercadoria que foi registrada, em primeiro lugar, nos estoques , é a primeira a sair.

Método UEPS - (Último a entrar, primeiro a sair). Por convenção, a mercadoria que foi registrada, por destino, nos estoques, é a primeira a sair.

Média Ponderada Móvel - É método baseado na média ponderada do custo do estoque do período.

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1 - O que é um inventário?

A definição do dicionário Aurélio diz que inventário é:

1. relação dos bens deixados por alguém que morreu;
2. relação ou rol de mercadorias, bens etc.

No sentido contábil, o inventário é o rol ou lista oriunda da contagem física das mercadorias e produtos que a empresa mantém em seus estoques. Inventariar, portanto, é contar fisicamente as mercadorias que estão nos depósitos da empresa.

Uma madeireira, por exemplo, faz seu inventário, no final de ano, e conta todos os tipos de madeira que estão em seus depósitos. Isso dá a dimensão quantitativa dos estoques. O passo seguinte é dar aos estoques a dimensão qualitativa, que consiste em definir que tipo de madeira a empresa dispõe e o quanto vale. Interessa ao inventário o custo dos diferentes tipos de madeira, e o valor dos estoques, após as compras e vendas do período.

A rigor, a empresa pode inventariar qualquer bem que mantenha em seu patrimônio. Por exemplo, pode haver inventário dos bens do imobilizado, de contas a pagar e a receber etc. E convém estudar o termo inventário, voltado à contagem física dos estoques da empresa.

A forma de a empresa utilizar os inventários pode variar. O mais comum é a existência do inventário permanente e do inventário periódico.

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2 - Inventário Permanente

Por esse regime de controle de estoques, em qualquer momento é possível conhecer os estoques em quantidade e valor. Isso é possível com os registros sendo feitos pelo custo, a cada entrada ou saída de mercadorias ou produtos do estoque. A "Ficha de Estoque", atualizada permanentemente, possibilita ter posições atuais dos estoques existentes na empresa. Hoje, a Ficha de Estoque não precisa ser em papel; com a informatização, ela pode ser um registro no sistema de estoques da empresa. Para adotar o inventário permanente deve-se levar em conta a relação custo x benefício, em função da necessária atualização permanente, o que implica em custos. Em uma pequena papelaria ou bazar, por exemplo, o custo do sistema pode ser proibitivo.

A cada compra efetuada, o custo é incluído no estoque; a cada venda efetuada, o custo é diminuído do estoque. Isso permite que o estoque de mercadorias fique sempre atualizado, e o custo da mercadoria vendida seja determinado em cada venda.

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3 - Inventário Periódico

Por esse regime, os estoques são contados no final de cada período de funcionamento da empresa. É comum que, ao final de cada ano, as empresas coloquem placas com a frase "Fechado para Balanço". Na verdade, o termo significa fechado para inventário.

Esse tipo de inventário era comum no comércio e nas empresas varejistas, de modo geral. Com a entrada do código de barras na identificação dos produtos, há possibilidade de efetuar controle permanente, mesmo em hipermercados, que têm atividades com alta rotatividade de estoques.

O mais comum ainda é o controle periódico para empresas varejistas: farmácias, supermercados, confeitarias, padarias e bares que lidam com itens de pequena monta e de difícil controle unitário. Ou seja, não se justifica contar parafusos diariamente; o custo seria maior do que o risco de perdê-los.

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4 - Como contabilizar as operações com mercadorias

Para registrar as compras e as vendas de mercadorias, normalmente se utiliza a conta Estoque de Mercadorias ou conta diferente, que tenha por função o registro de compras e vendas.

Para contabilizar as operações com mercadorias, há dois métodos:

1. Método da Conta Mista: que utiliza uma única Conta, que poderá ser chamada de Mercadorias ou Estoque de Mercadorias ou similar, para registrar todas as operações com mercadorias (estoques inicial e final, compras, vendas, devolução de compras e devolução de vendas).

2. Método da Conta Desdobrada: que emprega três Contas básicas: Estoque de Mercadorias (para registrar o estoque inicial e final); Compras de Mercadorias e Vendas de Mercadorias. Podem, ainda, ser utilizadas as contas Compras Anuladas (para registrar a devolução de compras) e Vendas Anuladas (para registrar a devolução de vendas).

A empresa poderá optar por qualquer dos dois Métodos, mas não utilizar ambos ao mesmo tempo, por questões de padronização uniformização de seus registros contábeis.

Seja qual for o método utilizado, a empresa deverá adotar, para controlar os estoques, o inventário periódico ou o inventário permanente.

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5 - Resultado da Conta Mercadorias

O Resultado da Conta Mercadorias apura se a empresa comercial obteve lucro ou prejuízo, em sua atividade principal.

Para encontrar no final de um período, o Resultado da Conta Mercadorias, é preciso, inicialmente, verificar no livro Razão, os saldos das Contas utilizadas durante o respectivo período para o registro das operações com mercadorias.

Os saldos dessas Contas,em 31 de dezembro, podem em determinada empresa, apresentar-se assim:

Pelo método adotado, ou seja, Conta Desdobrada com Inventário Periódico, para apurar-se o Resultado da Conta Mercadorias em 31 de dezembro, além das Contas acima (que representam o Estoque inicial, as compras e as vendas de mercadorias efetuadas no período), é preciso conhecer o valor das mercadorias existentes em estoque no último dia do ano. Com esse objetivo, é feita a contagem física das mercadorias.

A essa contagem física das mercadorias, dá-se o nome de Inventário.

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Supondo-se que o inventário físico, realizado em 31 de dezembro, tenha encontrado o valor de R$ 12.000, para o estoque final, estuda-se o processo de apuração extracontábil.

6 - Cálculo da apuração extracontábil

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Aplica-se, agora, a primeira fórmula:

1ª fórmula:

Onde:

A aplicação da fórmula é a seguinte:

CMV = (EI: 5.000) + (C: 20.000) - (EF: 12.000)
CMV = 13.000

A segunda fórmula deve ser aplicada assim:

2ª fórmula:

Onde:

A aplicação dessa fórmula é:

RCM = (V: 23.000) - (CMV: 13.000)
RCM = 10.000

O RCM positivo significa que o valor das vendas de mercadorias foi superior ao custo das respectivas mercadorias vendidas. Logo, o valor apurado corresponde ao lucro do período. Esse lucro apurado nas vendas de mercadorias é denominado Lucro Bruto do Exercício.

Na apuração extracontábil, observa-se ainda, que o cálculo do CMV com o emprego da fórmula (CMV = EI+C-EF) é necessário para se apurar posteriormente o resultado com mercadorias, o RCM. Esse resultado com mercadorias é apurado pela aplicação da 2ª fórmula:

RCM = V - CMV.

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Resumo

Segundo o Aurélio, inventário é a relação dos bens deixados por alguém que morreu; ou relação ou rol de mercadorias, bens etc.

Contabilmente, o inventário é o rol ou lista oriunda da contagem física das mercadorias e produtos que a empresa mantém em seus estoques.

Com a adoção do Inventário Permanente, a qualquer momento é possível conhecer os estoques em quantidade e valor; os registros são feitos a cada entrada e saída de mercadorias.

Com a utilização do Inventário Periódico, os estoques são contados no final de cada período de funcionamento da empresa.

Para registrar as compras e as vendas de mercadorias, normalmente utiliza a conta Estoque de Mercadorias ou qualquer conta que tenha por função o registro de compras e vendas.

Com o método da Conta Mista, utiliza-se uma única Conta, que poderá ser chamada de Mercadorias ou Estoque de Mercadorias.

Com o método da Conta Desdobrada, empregam três Contas básicas: Estoque de Mercadorias (para registrar o estoque inicial e final), Compras de Mercadorias e Vendas de Mercadorias.

Pelo resultado da Conta Mercadorias, tem-se a informação sobre lucro ou prejuízo, na atividade principal da empresa comercial.