No início, o chefe esclarece o problema a ser examinado. É permitido aos participantes fazer perguntas, a fim de dirimir possíveis dúvidas sobre o assunto a ser discutido.

A seguir, o chefe apresenta ao grupo o facilitador e o registrador e senta-se junto aos participantes. O chefe e os participantes discutem o assunto da reunião. O facilitador é responsável pelo processo da reunião. O registrador escreve as idéias num álbum-seriado, à frente do grupo.

Cadeiras universitárias, ou pequenas mesas com cadeiras, dispostas em semicírculo, possibilitam que todos vejam o registrador anotando as idéias no álbum-seriado.