Uma questão importante para os processos de negociação é apropriar-se da forma de linguagem do outro, porque muitas vezes o que está sendo proposto é a mesma idéia, apenas com formas de linguagem distintas.

Quando se emite uma mensagem é sempre necessário que se leve em consideração para quem esta mensagem está sendo emitida para, então, torná-la o mais clara possível ao receptor. Muitas vezes encontramos um jornal de empresa que utiliza uma linguagem completamente diferente da linguagem empregada pelo seu público-alvo. Mesmo que o conteúdo seja interessante, se a linguagem não for, a comunicação provavelmente será falha.

Verificar se o receptor compreendeu o que lhe foi transmitido é uma maneira de evitar conflitos e dificuldades durante os processos de negociação. Deve-se evitar colocar na linguagem expressões que sinalizem que o que está sendo dito é de compreensão óbvia, pois isso pode inibir o receptor de dizer que não está compreendendo. Exemplos de expressões que devem ser evitadas são: “como todo mundo sabe”; “claro que não há dúvidas sobre tal assunto”; “isso é óbvio” e outras expressões similares.