Estudos relacionados ao impacto dos modelos computadorizados nas políticas organizacionais revelam dois fatos: esse impacto é conceitual, mais do que instrumental; grande parte da aprendizagem ocorre no desenvolvimento do modelo, mais do que quando o modelo é terminado.

Embora a extensa experiência obtida na área de modelagem como aprendizagem, construir modelos com grupos de clientes é mais uma arte do que ciência. O planejamento de uma sessão de modelagem deve ser criterioso e cada fase deve ser detalhada. O próprio desenvolvimento do trabalho pode produzir momentos de grande criatividade como também de distrações improdutivas.

O gatekeeper desempenha papel importante na organização e ajuda a selecionar as pessoas apropriadas a participar dos encontros, estrutura os conceitos iniciais, por meio de discussões prévias, tarefa essencial no planejamento e sucesso dos encontros.

É importante a clareza acerca dos produtos a serem obtidos nas sessões de modelagem. Os produtos finais podem ser um diagrama de ciclos causais da estrutura de feedbacks do sistema (diagrama qualitativo) ou mesmo um modelo simulável (diagrama qualitativo/quantitativo), além de políticas organizacionais a serem implementadas. É aconselhável construir um modelo para simulação por meio dos conhecimentos explicitados durante o tempo disponível.

Em relação à sala, cadeiras devem ser soltas permitindo a reunião de grupos de três ou quatro pessoas sendo muito úteis pequenas mesas. Os quadros brancos servem para desenhar as idéias e modelos, não sendo muito produtivo desenhar diretamente nos aplicativos de simulação (Vensim, Powersim, iThink, etc.). O projetor é utilizado nas apresentações e construção do modelo em seu formato final.

O grupo de modelagem prescinde de dois a cinco profissionais: o facilitador, o modelador, um profissional de mapeamento de processos, um secretário e o gatekeeper.

Tarefas de pensamentos divergentes são bem desenvolvidas por técnicas nominais de grupo. É interessante utilizar técnicas que requeiram dos indivíduos ou pequenos grupos seus conhecimentos na elaboração de uma lista de idéias ou conceitos. Depois de colher, analisar e classificar as idéias, o grupo estabelecerá um “pensamento convergente”, por meio do desenho do modelo, sua descrição ou a criação de políticas organizacionais para lidar com um dado problema. A avaliação e classificação das idéias surgidas é tarefa convergente, muitas vezes executada por simples votação.

O planejamento do dia de trabalho é feito por meio de blocos de duração variada. Depois de realizado, o planejamento toma a forma de uma agenda pública a ser distribuída aos participantes pelo menos 2 dias de antes. O planejamento deve ser particionado em atividades, para manter o grupo alerta e concentrado. Uma única tarefa pode tornar o dia cansativo e entediante, e o grupo perde a produtividade.

O grupo deve ser motivado a se concentrar em uma atividade nos primeiros 30 minutos, explicitando-se nesse tempo o que é o processo de modelagem e simulação e o que o grupo irá fazer. A utilização de modelos conceituais pode facilitar essa tarefa inicial

Embora pequeno o número de símbolos utilizados na construção de modelos, o nível de complexidade surgido no desenho de um diagrama pode ser um problema. Se o quadro branco ou o flip-chart apresentarem-se muito densos de imagens e símbolos de um diagrama complexo, o modelador deve disponibilizar nova versão, simplificada.

É importante a breve descrição ou o sumário dos trabalhos e decisões tomadas pelo grupo. O encontro pode não ser bem sucedido se alguém não for capaz de resumir os trabalhos realizados e expor de uma maneira digerível para todos.

O desenho da estrutura de um sistema em estudo é a tarefa principal do grupo. Inicia-se com uma estrutura simples, adicionando-se, sucessivamente, camadas mais complexas. O trabalho pode ser iniciado pela construção de Diagramas de Ciclos Causais ou a partir da representação do modelo que será o produto final, ou seja, um Diagrama de Fluxos e Estoques.

É muito difícil identificar, desenhar as estruturas de feedback e levar o grupo a pensar sobre os enlaces causais que dão forma aos ciclos de retroalimentação que controlam o sistema. Duas técnicas têm tido sucesso na identificação direta dos ciclos de retroalimentação: a técnica comparativa e a estrutura de arquétipos.

A primeira versão do modelo no computador deve ser distribuída a cada participante, o qual deve ser revisado por pequenos grupos e as possíveis modificações e sugestões discutidas em plenário.

Uma abordagem excelente para encerrar uma sessão de modelagem é a revisão do modelo desenvolvido, enfatizando os detalhes setor por setor, no sentido de levar informações segmentadas para que os próprios participantes construam o significado e o conhecimento sobre o modelo.