3 - A elaboração do orçamento

No início de um processo orçamentário algumas etapas devem ser cumpridas para garantir a elaboração de um orçamento consistente, tais como:

• Fixação de objetivos

É primordial na elaboração de um orçamento a existência de objetivos e políticas concretas para a empresa e suas respectivas gerencias. Tais objetivos devem ser claramente definidos pelos gestores da empresa.

• Existência de sistema de comunicação eficiente

A coordenação do processo orçamentário é uma tarefa de sincronização de ações em busca do atingimento de objetivos comuns e dessa forma possibilitar a otimização do resultado da empresa.

Para Oliveira (2002), o processo orçamentário deve explicitar os objetivos a serem alcançados. Nesse sentido, a geração de relatórios aplicáveis deve servir como instrumento de comunicação e aferição do correto entendimento por parte dos envolvidos.

• Definição dos parâmetros de avaliação

O sistema orçamentário deve ser capaz de identificar os pontos de eficiência ou ineficiência no desempenho das gerências da empresa e permitir o acompanhamento na consecução dos objetivos estabelecidos.

Durante o processo orçamentário alguns fatores são críticos para o atingimento das metas estabelecidas, especialmente:

• Envolvimento da alta direção da empresa, dos gestores e do corpo funcional;
• Adaptação organizacional;
• Clara definição dos objetivos e dos padrões de desempenho;
• Comunicação integral;
• Definição de expectativas realistas;
• Oportunidade;
• Reconhecimento do esforço individual e do grupo;
• Acompanhamento do desempenho.