e) Ciclo de controle dos ativos fixos

O último dos grandes ciclos de controle destaca o controle dos ativos fixos da empresa. Tais controles visam a salvaguardar a integridades dos mesmos contra quaisquer eventos (incêndios, roubos, desvios), assim como assegurar que o seu uso ocorrerá exclusivamente no interesse da empresa.

Para tanto, devem existir, entre outros, os seguintes controles:

1. cadastro geral de controle dos ativos fixos, com identificação individual dos itens por intermédio de afixação de placa contendo o número de controle do ativo;
2. identificação dos responsáveis pela guarda e uso dos ativos, com aceitação de “termo de responsabilidade” pelo uso e guarda de cada item;
3. emissão de normas formais para uso de ativos fora das instalações da empresa;
4. normas formais para transferência de ativos entre setores da empresa;
5. normas formais para inspeção e manutenção de ativos;
6. procedimentos formais para baixa de bens por quebra ou obsolescência;
7. procedimentos formais para vendas de bens do ativo imobilizado;
8. normas formais para realização de inventários físicos;
9. normas formais para emissão de relatórios de conferências de patrimônio.

De forma complementar, de modo a assegurar que os bens da empresa serão utilizados de forma adequada, é conveniente que seja incluído, em manual de conduta dos colaboradores: