1.2. Alocação

A fase de alocação começa com uma avaliação das habilidades que o projeto requer. Essa avaliação é um resultado direto do trabalho na Estrutura de Divisão de Trabalho (EDT), durante a fase de planejamento, onde foram estimadas as tarefas e atividades necessárias.

A avaliação pode indicar a necessidade de recrutamento de pessoas com conhecimentos específicos para alocação ao projeto. Conforme citado no início do módulo, o grupo que conduzirá os trabalhos será formado por pessoas orinduas dos mais diferentes lugares/setores/empresas.

Assim, cabe ao gerente do projeto integrar e motivar os membros do projeto. A análise conjunta do planejamento pode ser uma primeira ação para tal – além de ajudar no alinhamento das expectativas.

a) Defina a programação

Os projetos têm datas pré-definidas para seu início e fim. Entretanto, essa questão é complicada – nem sempre as coisas ocorrem conforme o planejado.

Esse tipo de problema necessista da ação direta do gerente do projeto. Cabe a ele buscar o cumprimento dos prazos e/ou promover os devidos ajustes na programação, tentando preservar a data final de encerramento.

Conforme já vimos, o primeiro passo é o desmembramento do projeto em atividades menores que podem ser claramente definidas, juntamente com seus respectivos produtos finais. Uma forma de proceder a programação é criando uma lista de atividades, combinando-as com a Estrutura de Divisão do Trabalho (EDT). Com isso, as equipes poderão identificar melhor os produtos finais a serem entregues e estabelecer marcos (milestones) realistas e datas de entrega mais precisas.

Nessa fase, também devem ser estabelecidos sistemas de controle e comunicação, processo de identificação de fatores que podem modificar a programação e mecanimos de alerta aos stakeholders no caso de mudanças.