Para escrever um simples e-mail a um amigo, é preciso ater-se aos erros e à construção de idéias, mesmo sendo um texto informal. E nos e-mails e cartas profissionais, como devemos proceder? Embora seja importante a informalidade, esta não pode ser confundida com excesso de intimidade. Um e-mail profissional é uma correspondência de trabalho, portanto o leitor deve ser tratado respeitosamente, e o texto deve ser construído com frases curtas e brevidade nas informações destacadas. Devem ser evitadas também as abreviações. O e-mail é, por sua própria efetividade, um meio que opera com a rapidez da informação. Assim, se a empresa deseja que sua mensagem seja lida até o final, ela não deve ser maior do que uma tela. Além disso, devem-se evitar e-mails escritos em um único e longo parágrafo. E, se a mensagem tenha por objetivo pedir que o destinatário faça algo, isso deve ficar explícito já na primeira ou segunda frase do e-mail. Caso contrário, o remetente não terá certeza de que o pedido será lido. Também não é má idéia encerrar a mensagem com a reiteração do pedido, mencionando prazos, caso existam. Outro erro a ser evitado é enviar e-mails sem título. Algumas pessoas deixam o espaço para o título da mensagem em branco esperando que o destinatário abra a mensagem movido por curiosidade. Entretanto, esse fato pode ser constrangedor para algumas pessoas, que não chegarão a abri-la. No entanto, um título atraente motivará a pessoa não só a abrir o e-mail como também respondê-lo rapidamente. Títulos como "Importante" funcionam apenas nas primeiras vezes, ainda mais se o seu conteúdo não for, de fato, importante.

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