A cada
exercício social (normalmente, um ano) a empresa deve apurar
o resultado dos seus negócios. Para saber se obteve lucro ou
prejuízo, a contabilidade confronta a receita (vendas) com as
despesas. Se a receita foi maior que a despesa, a empresa teve lucro,
se a receita foi menor que a despesa, teve prejuízo.
A Receita corresponde, em geral, a vendas de
mercadorias ou prestações de serviços. Ela
é refletida no balanço através da entrada
de dinheiro no Caixa (Receita à Vista) ou entrada em forma
de direitos a receber (Receita a Prazo) – Duplicatas a Receber.
A Despesa é todo sacrifício, todo
esforço da empresa para obter Receita (todo consumo de
bens ou serviços com o objetivo de obter Receita). É
um sacrifício, um esforço para a empresa. Ela é
refletida no balanço por meio de uma redução
do Caixa (quando é paga no ato – à vista)
ou mediante um aumento de uma dívida – Passivo (quando
a despesa será paga no futuro – a prazo).
A despesa
pode, ainda, originar-se de outras reduções de Ativo (além
do caixa), como é o caso de desgastes de máquinas (depreciação)
e outros.