Primeira Fase: Identificação de Necessidade

A primeira fase do ciclo de vida do projeto envolve a identificação de uma necessidade, problema ou oportunidade e pode resultar na solicitação de propostas pelo cliente a pessoas, uma equipe de projeto ou organizações (fornecedores) para atender à necessidade identificada ou resolver o problema. A necessidade e os requisitos relativos a ela normalmente são escritos pelo cliente em um documento denominado Chamada de Propostas (CP) – em inglês, Request For Proposal ou RFP. Por meio da CP, o cliente pede que pessoas ou fornecedores enviem propostas sobre como resolver o problema, com os respectivos custos e cronogramas. Um casal que precisa de uma casa nova pode levar certo tempo para identificar os requisitos para a casa – tamanho, estilo, número de quartos, localização, valor Maximo que querem gastar e a data na qual gostariam de se mudar. Eles podem descrever esses requisitos e pedir que vários fornecedores enviem planos e estimativas de custo para o projeto. Uma empresa que tenha identificado a necessidade de atualizar seu sistema de computadores pode documentar seus requisitos em uma chamada de propostas e enviá-la a várias empresas de consultoria de informática.

Contudo, nem todas as situações envolvem uma chamada de propostas formal. Muitas necessidades costumam ser definidas informalmente durante reuniões ou discussões entre grupos de pessoas. Algumas delas podem receber ou oferecer a ordem para preparar uma proposta que determine se um projeto deve ser realizado para atender a uma necessidade. Um cenário como esse pode acontecer quando o gerente de um hospital deseja estabelecer um day care no local para os filhos de seus funcionários. A equipe de gerência ou um gerente específico pode relacionar os requisitos em um documento e transmiti-lo à equipe interna de projeto, que, por sua vez, enviará a proposta de como montar o centro. Nesse caso, o fornecedor é a própria equipe interna de projeto, e o cliente é o administrador do hospital, ou até mesmo sua diretoria. Definir a necessidade certa é importante. Por exemplo, a necessidade é oferecer um day care no local, ou simplesmente ter um lugar onde os funcionários do hospital possam deixar seus filhos enquanto trabalham? É realmente necessário que o local seja no próprio hospital?