A fase final do ciclo de vida do projeto é a sua conclusão. Quando é concluído, algumas atividades de encerramento precisam ser conduzidas, como a confirmação de que todos os itens, serviços e produtos foram fornecidos e aceitos pelo cliente, as parcelas recebidas e as faturas pagas. Nessa fase, uma importante tarefa é avaliar o desempenho do projeto para aprender o que poderia ser melhorado se outro projeto semelhante for conduzido no futuro. Essa fase deve incluir satisfação e se o projeto atendeu às suas expectativas. Do mesmo modo, deve-se obter, feedback da equipe, na forma de recomendações para um melhor desempenho de projetos futuros.

Os ciclos de vida dos projetos variam de acordo com a duração, podendo levar de algumas semanas até vários anos, dependendo do conteúdo, da complexidade e da magnitude do projeto. Além do mais, nem todos passam formalmente pelas quatro fases do ciclo de vida. Se um grupo de voluntários decide que deseja usar o seu tempo, talento e recursos para organizar um sistema de alimentação para os sem-teto, pode-se ir direto para a fase 3 – planejamento e execução do evento. As primeiras duas fases do ciclo de vida não seriam relevantes para um projeto como esse. Da mesma maneira, se o gerente geral de uma empresa determina que uma mudança de leiaute nos equipamentos da fábrica irá aumentar sua eficácia, ele pode simplesmente instruir o gerente de fabricação a iniciar o projeto e a implementá-lo usando os próprios funcionários da empresa. Nesse caso, não haveria nenhuma solicitação por escrito para recebimento de propostas de fornecedores externos.

Em outras situações, como em um projeto de remodelagem residencial, para o qual um fornecedor provavelmente seria contratado, o cliente pode passar pelas duas primeiras fases do ciclo de vida do projeto de forma menos estruturada, mais informal. Ele pode não esboçar todos os seus requisitos e pedir que vários fornecedores enviem orçamentos. Em vez disso, ele pode chamar um fornecedor que fez um trabalho satisfatório para ele ou para um vizinho, no passado, explicar o que quer e pedir que o fornecedor faça alguns esboços e passe uma estimativa de custo.

Em geral, o ciclo de vida do projeto e seguido de maneira mais formal e estruturada quando este é conduzido no ambiente corporativo. E tende a ser menos formal quando é realizado individualmente ou por voluntários.