Uma vez que o objetivo do projeto seja claramente definido, é a hora de definir o primeiro “acordo” quanto ao conjunto de produtos que serão entregues para suportar o objetivo do projeto.

Usando como base o termo de abertura do projeto e outras informações disponíveis neste momento, esta declaração visa formalizar requisitos de entregas do projeto, de produtos, os limites do projeto, qual será o método para reconhecer que cada produto entregue foi efetivamente aceito. Para projetos com muitas fases, este processo pode ser revisto a cada fase.

Além de documentar o que será entregue como produtos do projeto, é importante documentar também o que “não será” entregue.

Uma das maneiras de se identificar o que não será entregue é fazer uma reunião com o cliente do projeto e perguntar todos os produtos que ele espera receber. Esta lista de produtos deve ser dividida em duas: o que será possível entregar, e o que não será possível.

No entanto, nem sempre o cliente sabe exatamente o que quer, é a hora do gerente de projeto procurar fazer as perguntas certas para extrair o máximo de informações que podem levar à descoberta de expectativas que não poderão ser contempladas.