O custo real de um projeto depende das quantidades e valores dos recursos utilizados que, por sua vez, dependem da produtividade, do escopo do projeto e dos métodos que utilizamos para produzi-lo.

No entanto, estas variáveis somente são totalmente conhecidas a posteriori. No momento do início do projeto, o escopo ainda está sujeito a mudanças. Nosso planejamento ainda é incerto e não se tem conhecimento preciso da produtividade.

Enfim, tudo é incerto. O orçamento destinado ao projeto, porém, é definido neste momento e espera-se que o gerente de projeto cumpra este orçamento a despeito de se tratar, no fundo, de uma obra de ficção.

Essa situação leva a um conflito inevitável: de um lado, o gerente do projeto e a equipe tentarão obter um orçamento que lhes permita entregar o projeto com alguma folga, mesmo apesar de toda incerteza no futuro. De outro, o cliente que coloca a mão no bolso, tenta fazer com que os custos sejam os menores possíveis. O fato é que, se qualquer um destes lados tiver uma decisão unilateral sobre o orçamento, os interesses da organização certamente serão prejudicados.