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Para que se atinjam estes objetivos completamente, é necessário ao gerente de projetos identificar os requisitos e especificações e documentá-los, assim como documentar o nível de satisfação do cliente em relação ao produto recebido.

Embora devamos procurar entregar como resultado do projeto exatamente o que foi planejado, é importante ter a flexibilidade de mudar o planejado quando se percebe que houve erro no planejamento, ou que a situação externa ao projeto mudou, fazendo com que o produto que está sendo gerado não tenha mais o mesmo nível de qualidade esperado inicialmente.

O gerenciamento de qualidade não é um evento, mas sim, um processo e uma mentalidade. Um produto do projeto com qualidade elevada não pode ser produzido por um processo defeituoso. Este precisa estar em um ciclo repetitivo de medição da sua qualidade, atualização dos processos, medição, atualização dos processos, e assim por diante. (TENSTEP, 2005).