Toda solicitação deve ser registrada em um sistema de controle de mudanças, para evitar que os atrasos gerados por estas mudanças solicitadas sejam entendidos como atraso da equipe do projeto.

Se um cliente solicita que uma casa de 2 quartos seja construída em 5 meses e depois ele pede que um novo quarto seja adicionado, é normal que este prazo inicial seja estendido para 6 meses, por exemplo.

Da mesma forma, nos nossos projetos, temos sempre que atentar para estas novas solicitações do cliente, mostrando o impacto em custo e prazo que cada solicitação terá e, sempre que possível, solicitando uma aprovação formal destas mudanças de custo e prazo.

Diversos softwares de apoio à gerência de projetos têm dentro de si o conceito de “Linha de Base” (baseline) - implementado, mostrando inclusive graficamente, a diferença entre o planejado e o que está sendo realizado, conforme a figura a seguir:

Por meio de uma ferramenta que nos mostre estas diferenças, é possível tomar ações para voltar o projeto ao tempo ou custo estimados inicialmente, ou ao menos, parar de nos distanciarmos daquelas medidas.

É possível que o patrocinador não aprove requisições de mudanças do escopo durante o projeto, mas poderão existir requisições válidas que possam ser feitas mais tarde. Estes tipos de requisições de mudanças devem ser colocados numa lista de pendências. Depois que o projeto estiver completo e a solução for para a produção, poderá haver uma oportunidade para fazer aperfeiçoamentos, ou estabelecer um projeto como fase II. Novamente, estas mudanças serão implementadas somente se forem aprovadas pelo patrocinador e o financiamento for disponibilizado.