Preparação do líder e dos participantes

A etapa de preparação do líder e dos participantes antecede a reunião propriamente dita. Nessa etapa, o líder e os participantes colhem o maior número possível de informações sobre o tema a ser discutido. Os participantes levam para a reunião fatos, dados estatísticos, relatórios, fotos e outros documentos referentes ao assunto que permitam esclarecimentos, eliminação de dúvidas e enriquecimento para a análise do problema.

A apresentação do problema é feita pelo líder. Cabe ao líder manter-se isento de opiniões que possam condicionar os participantes na solução do problema. Há casos em que o líder pode escolher um relator para apresentar o problema garantindo isenção no relato.

Na fase de diagnóstico da causa do problema, o líder e os participantes buscam uma visão profunda do problema. Um problema bem caracterizado pode significar o encaminhamento de uma boa parcela da tomada de decisão.

Geração de soluções

Nessa etapa, o líder pode aplicar técnicas eficientes de coleta de sugestões e posteriormente depurar cada uma até que se chegue à melhor idéia para resolver o problema. Se houver mais de uma alternativa, sugere-se elaborar uma lista de prioridades colocando no topo da lista a idéia mais relevante para a solução do problema.

Análise de vantagens e desvantagens

Cada uma das alternativas geradas na etapa anterior deve ser analisada quanto aos seus riscos, custos, obstáculos, forças etc. As idéias surgidas na reunião serão filtradas a partir de uma análise acurada de vantagens e desvantagens de cada uma e, consequentemente, essa análise irá indicar a alternativa de melhor viabilidade na resolução do problema.

Escolha da melhor alternativa. A indicação da melhor alternativa leva em conta o passo anterior e pode ser votada ou indicada por consentimento do grupo.

Atribuição de responsabilidades e implementação

Após selecionada a alternativa para resolução do problema, o líder procede à definição de responsabilidades pela implementação da decisão. A responsabilidade deve ser atribuída segundo alguns critérios de conhecimento, domínio do assunto, maturidade e outros critérios que possam legitimar as responsabilidades individuais.

Monitoramento da implementação

Antes de encerrar a reunião, o líder, junto com o grupo, define os mecanismos de acompanhamento da implementação da decisão tomada. Queimar essa etapa significa abandonar o produto que será gerado na fase da implementação.