Reunião é uma atividade do mundo empresarial e deve ser um canal estimulante e produtivo de comunicação entre pessoas. Sua ocorrência justifica-se quando há necessidade de buscar idéias novas, conhecimentos de especialistas no assunto, colaboração, de envolver pessoas no processo de decisão, de forma a garantir o comprometimento da equipe responsável pela implementação de um plano ou uma atividade.

Existem diferentes tipos de reuniões, com diferentes finalidades. A escolha ou indicação do tipo de reunião deve vir em função do seu propósito. Existem reuniões para: repassar informações, desenvolver novas idéias, delegar responsabilidade, gerir colaboração e relação interpessoal, persuadir, proporcionar formação, promover entusiasmo e tomar decisões.

Reuniões mal planejadas estão sujeitas ao fracasso, por isso, para realizar uma reunião, é necessário observar a sequência lógica das fases. Todas são importantes e se complementam.

As reuniões podem apresentar vantagens e desvantagens. O trabalho em grupo melhora a qualidade das decisões, visto que o grupo pode ter uma visão mais abrangente da organização e do problema, facilita os mecanismos de coordenação dos trabalhos e aumenta o empenho na implementação das decisões, dentre outras.

Por outro lado, as reuniões também podem apresentar desvantagens, como: ocupam demasiado tempo dos decisores, muitas vezes desviando-os de outras atividades, pode gerar conflitos entre facções, o grupo pode tomar decisões arriscadas que individualmente não o faria, interesses pessoais podem gerar decisões enviesadas e perniciosas para a organização. Elevada coesão de grupo, estilo de liderança fechada, líder que não fomenta a participação nem expressão de opiniões diferentes, são fatores geradores do pensamento grupal, que é outra desvantagem das reuniões.

O líder tem um papel importante no planejamento e na condução de reuniões. Deve encorajar todos a expor suas dúvidas, aceitar com naturalidade idéias, sugestões e críticas bem colocadas, deve evitar expor suas idéias antes da manifestação dos participantes, evitando conformidade com seus pontos de vista, não dominar a discussão, saber ouvir, promover a criatividade e propostas inovadoras, ser cortês e firme, atuar mais como facilitador, adotando um estilo de liderança aberta.

O exercício da liderança depende de maturidade pessoal e emocional, bom senso, capacitação técnica e administrativa, além de habilidades interpessoais bem desenvolvidas.

Os participantes de uma reunião são indicados conforme os objetivos e assuntos a serem abordados. Devem ser pessoas que irão contribuir e somar na consecução de determinados objetivos previamente definidos.

O encerramento de uma reunião deve sintetizar os pontos-chave e as decisões tomadas, assegurando que todos compreenderam suas responsabilidades e providências a serem tomadas. O líder deve agradecer as contribuições e a participação dos membros na reunião, finalizando com a apresentação da pauta da próxima reunião (se for o caso) ou expressar aos participantes uma mensagem positiva, mostrando confiança nos argumentos.