Muito bem, agora vamos fazer uma analogia entre formulários, pastas, gavetas e etc. No exemplo da empresa XYZ, o armário de aço e a caixa metálica constituem arquivos, com função semelhante aos arquivos de dados em uma máquina (computador), sendo que, cada pasta ou ficha constitui um registro, respectivamente, do funcionário ou do material de estoque.

A maneira de como é estruturado o armazenamento e recuperação de informações no HD de um computador é projetada conforme o conceito de arquivos e registros. Isso ocorre no HD em virtude do sistema operacional poder guardar informações em grupos para ter maior eficiência na transferência para a MP.